Làm thế nào để biến kinh nghiệm dự án từ "hời hợt" thành "có giá trị"

Nhiều người có sơ yếu lý lịch về kinh nghiệm dự án dài và nhiều nội dung nhưng lại thiếu thực chất. Bài viết này phân tích các vấn đề thường gặp khi viết dự án, chẳng hạn như độ khó của dự án thấp và suy nghĩ không đủ sâu sắc, đồng thời đưa ra hai chiến lược để cải thiện: phản ánh những khó khăn và thách thức của dự án, và giải thích sâu sắc về mục đích và ý tưởng thiết kế của dự án. Được khuyến nghị cho những người ở mọi tầng lớp có nhu cầu điều chỉnh sơ yếu lý lịch của mình.

Sơ yếu lý lịch của nhiều người có một điểm chung, đó là chúng giống như một cuốn nhật ký.

Đặc biệt là phần về kinh nghiệm dự án, có vẻ như có rất nhiều nội dung được viết, nhưng nếu bạn xem xét kỹ, nội dung không có gì hơn ngoài những việc đã làm trước và những việc đã làm sau. Về cơ bản, tôi chỉ nói về những việc tôi đã làm theo trình tự thời gian.

Tình huống này rất phổ biến. Tôi nên sửa đổi bản sơ yếu lý lịch như thế nào?

1. Biểu hiện của vấn đề

Đối với một nhà phân tích dữ liệu chỉ có một hoặc hai năm kinh nghiệm, thực sự rất khó để anh ta có cơ hội tham gia vào bất kỳ dự án nghiêm túc nào.

Bảy mươi đến tám mươi phần trăm thời gian làm việc hàng ngày được dành cho việc đáp ứng các yêu cầu, viết mã cơ bản và thu thập dữ liệu. Ngay cả khi chúng ta có phân tích nhu cầu thì cũng khó có thể kết nối chúng với cái gọi là "dự án".

Tuy nhiên, có một kinh nghiệm dự án khác được yêu cầu trong mẫu sơ yếu lý lịch, vì vậy họ chỉ có thể ghi những gì họ đã làm theo thứ tự.

Nó thường được viết như thế này, lấy việc xây dựng báo cáo dữ liệu làm ví dụ:

Để đáp ứng nhu cầu theo dõi hoạt động kinh doanh và đo lường hiệu suất của công ty, một dự án xây dựng báo cáo dữ liệu đã được triển khai. Trong suốt dự án, chúng tôi đã nghiên cứu và đề xuất các công cụ báo cáo dữ liệu phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty, thiết kế cấu trúc và bố cục của báo cáo dữ liệu và cuối cùng là viết mã báo cáo để tự động tạo báo cáo dữ liệu.

Việc thiết lập báo cáo dữ liệu là công việc cơ bản của các nhà phân tích dữ liệu. Nội dung bài viết tương đối chuẩn mực và thực sự khó để viết tốt.

Làm thế nào để trích xuất những điểm nổi bật?

2. Tình hình phản ánh

Trải nghiệm dự án được viết dưới dạng một tài khoản đang chạy, phản ánh hai vấn đề :

1. Dự án không khó: Dự án không khó và không gặp phải khó khăn nào.
2. Thiếu suy nghĩ sâu sắc: Nội dung công việc được giao và bạn không suy nghĩ sâu sắc về chính dự án.

2.1 Dự án không khó

Đối với một dự án, bạn có thể làm những gì bạn muốn trước, những gì bạn muốn sau theo thứ tự thời gian và tiến hành từng bước cho đến khi hoàn thành dự án cuối cùng. Điều này chứng tỏ mọi kế hoạch trước đó đều đã được thực hiện. Trong suốt quá trình thực hiện không có sự cố bất ngờ nào xảy ra, điều này cho thấy dự án này không hề khó khăn.

Vì vậy, ngay cả khi dự án trong sơ yếu lý lịch của bạn cuối cùng đã hoàn thành, thì có thể chỉ là do bạn may mắn và gặp được bối cảnh dự án có nguồn lực dồi dào ở mọi khía cạnh. Nếu bạn gặp phải tình trạng thiếu hụt tài nguyên cho một số dự án, vấn đề có thể phát sinh.

Vì vậy, kinh nghiệm thực hiện dự án này chỉ có nghĩa là bạn đã từng làm trước đây, chứ không phải là bạn sẽ làm lại lần nữa.

2.2 Thiếu chiều sâu trong suy nghĩ

Nếu bạn không suy nghĩ đủ sâu sắc về dự án, thì bạn chỉ có thể nói những gì bạn đã làm, nhưng không thể nói lý do bạn làm điều đó.

Bạn chỉ biết phải làm gì, điều này cho thấy công lao lớn nhất cho sự thành công của dự án này thực sự thuộc về người giám sát của bạn, bởi vì các nhiệm vụ mà người giám sát giao cho bạn tương đối hợp lý.

Bạn chỉ là người thực hiện dự án này. Nếu bạn được yêu cầu tạo báo cáo mới trong một tình huống khác, bạn có thể sẽ không hoàn thành được.

Có một câu chuyện thế này: Có một cỗ máy rất quan trọng trong một nhà máy lớn. Một ngày nọ, máy bị hỏng và không thể hoạt động bình thường. Ngay cả sau khi mời nhiều thợ sửa chữa, họ vẫn không thể giải quyết được vấn đề. Cuối cùng, họ đã tìm được người thợ máy nổi tiếng nhất cả nước. Người thợ máy nhìn xung quanh, cuối cùng anh ta cũng tìm được vị trí, gõ vào và máy hoạt động bình thường. Ông chủ rất vui mừng và phấn khởi hỏi: "Anh chỉ dùng một cái búa để giải quyết vấn đề. Tổng cộng bao nhiêu tiền? Tôi sẽ trả tiền cho anh ngay." Người thợ sửa chữa trả lời: "Sẽ tốn 10.000 nhân dân tệ." Ông chủ rất ngạc nhiên nói: "Cậu chỉ đánh một lần mà tốn tới 10.000 đô la Mỹ sao?" Người thợ sửa chữa giải thích: "Mỗi lần đập búa chỉ đáng giá một đô la, nhưng biết cách đập vào đâu đáng giá tới 9.999 đô la Mỹ".

Nếu suy nghĩ của bạn không sâu sắc, công việc của bạn chỉ là đập búa, nhưng điều thực sự có giá trị là biết lý do tại sao bạn đập theo cách đó.

Do đó, việc thiếu kinh nghiệm chuyên sâu về dự án chỉ có nghĩa là bạn đã thực hiện dự án đó, chứ không phải là bạn biết cách thực hiện.

3. Giải pháp cho vấn đề

Nếu bạn muốn biến một trải nghiệm đơn giản trở nên hiệu quả hơn, bạn cần tăng cường hai khía cạnh.

Giải pháp 1: Chỉ ra những khó khăn

Nhìn chung, sẽ có một số khó khăn trong quá trình thực hiện dự án, nhưng một số người không ghi chúng vào sơ yếu lý lịch hoặc chúng không được phản ánh trong quá trình phỏng vấn.

Trong quá trình thực hiện dự án, những khó khăn thường gặp bao gồm :

• Thời gian eo hẹp và nhiệm vụ không thể hoàn thành theo kế hoạch
• Thiếu các nguồn lực cần thiết như nhân lực, công nghệ, tiền bạc, v.v.
• Mục tiêu của dự án không rõ ràng và yêu cầu thay đổi thường xuyên.
• Có vấn đề về giao tiếp và cộng tác giữa các thành viên dự án
• Các vấn đề kỹ thuật đòi hỏi phải nghiên cứu và thử nghiệm các giải pháp mới

Bạn có thể nghĩ lại về kinh nghiệm thực hiện dự án của mình và xem liệu có vấn đề như vậy không? Sau đó chỉ cần thêm một câu vào sơ yếu lý lịch của bạn.

Ví dụ, do tiến độ dự án gấp nên việc xây dựng toàn bộ hệ thống báo cáo được thực hiện theo ba bước. Giai đoạn đầu tiên hoàn thành bảng điều khiển giám sát chỉ số hoạt động cốt lõi, giai đoạn thứ hai hoàn thành các báo cáo chi tiết liên quan đến giao thông và giai đoạn thứ ba hoàn thành các báo cáo chi tiết khác. Nếu bạn viết như thế này, người phỏng vấn sẽ tự nhiên hỏi: Tại sao lại chia thành ba giai đoạn này? Tại sao giao thông lại được ưu tiên hơn các lịch trình khác? Bạn chắc chắn có thể chuẩn bị câu trả lời này trước. Chất lượng của cuộc phỏng vấn này sẽ để lại ấn tượng sâu sắc hơn so với bản tường thuật nhạt nhẽo ban đầu của bạn.

Giải pháp 2: Thêm chiều sâu

Kinh nghiệm chung của dự án là một bản ghi chép. Để tăng thêm chiều sâu, bạn phải biết cả kết quả và lý do đằng sau chúng.

Nếu bạn muốn nói về chiều sâu của một dự án như xây dựng báo cáo, bạn thường cần biết những câu hỏi sau:

1. Tại sao lại có những chỉ số này?
2. Tại sao lại có những báo cáo này?
3. Tại sao lại theo thứ tự này?
4. Tại sao lại có biểu đồ như thế này?

(1) Tại sao lại có những chỉ số này?

Về câu hỏi tại sao lại có những chỉ số này? Nhiều người chưa suy nghĩ sâu sắc về điều đó. Hiện nay có rất nhiều hệ thống chỉ báo hoàn thiện trên Internet. Một số người quen sử dụng trực tiếp. Phương pháp này thực sự rất hiệu quả, nhưng chắc chắn không phải là câu trả lời tốt nhất cho một cuộc phỏng vấn.

Việc thiết kế các chỉ số trước hết phải dựa trên đặc điểm của doanh nghiệp. Không có hai công ty nào có hoạt động kinh doanh giống hệt nhau.

Đây cũng là một hình thức kinh doanh chuyển đổi doanh số. Hàng hóa ảo không cần xây dựng hệ thống chỉ số cung ứng, nhưng thương mại điện tử thực tế cần có chỉ số cung ứng. Đối với hoạt động của APP, dau thường được sử dụng khi xem xét quy mô người dùng của các APP tần suất cao. Nhưng đối với một số ứng dụng có tần suất tương đối thấp, wau hoặc mau chủ yếu được sử dụng.

Các chỉ số không phải tự nhiên mà có. Bạn cần sắp xếp các chỉ số cần thiết dựa trên đặc điểm kinh doanh của công ty bạn.

(2) Tại sao lại có những báo cáo này?

Câu trả lời cho câu hỏi này phụ thuộc vào mục đích của bạn khi thiết kế báo cáo. Ví dụ, bảng đầu tiên dành cho ban quản lý cấp cao xem và chỉ chứa các kết quả hoạt động cốt lõi. Báo cáo này tinh chỉnh các chỉ số cốt lõi để ban quản lý cấp cao không bị phân tâm bởi quá nhiều chỉ số khi tập trung vào tiến độ kinh doanh cốt lõi.

Năm bảng này lần lượt dành cho bộ phận giao thông, tiếp thị và cung ứng. Báo cáo bao gồm tiến độ KPI của từng giám đốc kinh doanh và dữ liệu chi tiết theo từng chiều. Cuối cùng, có ba bảng để theo dõi hàng ngày các hoạt động vận hành cụ thể, theo dõi ba chiến lược kinh doanh quan trọng nhất hiện tại. Chúng chủ yếu dành cho nhân viên vận hành chịu trách nhiệm thực hiện các công việc cụ thể. Bằng cách này, logic của báo cáo của bạn sẽ rất rõ ràng.

(3) Tại sao lại theo thứ tự này?

Thiết kế của báo cáo không phải là một việc xếp chồng đơn giản. Vấn đề cuối cùng phát sinh trong quá trình xây dựng nhiều hệ thống báo cáo là các báo cáo rất đầy đủ, nhưng người sử dụng lại không thể tìm thấy chúng. Nếu được thiết kế hợp lý, một bảng có thể cung cấp rất nhiều thông tin.

Ví dụ, bạn có thể nói rằng đây là báo cáo tôi trình bày với các đồng nghiệp về giao thông. Phía trên, tôi sẽ đưa tiến độ KPI của lưu lượng truy cập, ở giữa là xu hướng lưu lượng truy cập của các kênh khác nhau và phía dưới là dữ liệu chi tiết của từng chỉ số quy trình của lưu lượng truy cập.

Lý do cho thiết kế này là khi các đồng nghiệp phụ trách vận hành nhìn vào bảng này, họ thường nhìn vào bảng đầu tiên trước để theo dõi tiến độ mục tiêu. Nếu tiến độ KPI của bảng đầu tiên đạt kỳ vọng thì không cần phải xem xét thêm nữa. Nếu tiến độ KPI đang chậm lại, hãy xem bảng thứ hai để xem kênh nào đang chậm lại? Sau khi xác nhận đó là kênh nào, hãy xem bảng thứ ba để xem chỉ báo quy trình nào của kênh này có vấn đề.

Thứ tự thiết kế báo cáo phản ánh thứ tự phân tích và cũng phản ánh sự hiểu biết của bạn về doanh nghiệp.

(4) Tại sao lại có loại biểu đồ này?

Câu hỏi này chi tiết hơn một chút.

Các công cụ BI chung hỗ trợ hiển thị nhiều biểu đồ, chẳng hạn như biểu đồ đường, biểu đồ thanh, biểu đồ tròn, bảng chi tiết, v.v. Vậy nên chọn biểu mẫu nào cho báo cáo? Đây cũng là một phần trong suy nghĩ sâu sắc của bạn. Tôi sẽ không đi sâu vào phần này.

4 Tóm tắt

Bài viết hôm nay nói về trải nghiệm thực hiện dự án đơn giản trong việc xây dựng hệ thống báo cáo. Sau khi xem xét, tôi thấy rằng nếu bạn muốn nâng cao giá trị trải nghiệm dự án, bạn phải bắt đầu bằng chiều sâu suy nghĩ và mức độ khó của dự án.

Tác giả: Jason

Nguồn: Tài khoản công khai WeChat "Sanyuan Variance (ID: sanyuanfangcha)"