Ông chủ hỏi tại sao dữ liệu lại biến động bất thường và làm sao để phân tích dữ liệu đó!

Bài viết này phân tích cách đánh giá chính xác các bất thường về dữ liệu từ nhiều góc độ. Bằng cách giải thích sự khác biệt giữa biến động bình thường và bất thường thực sự, những thay đổi trong các chỉ số chính, ROI và những thay đổi trong xu hướng, những thay đổi trong các chỉ số quy trình và những thay đổi trong các chỉ số liên quan, năm kỹ thuật để đánh giá bất thường dữ liệu được giới thiệu. Bài viết giải thích chủ đề này một cách toàn diện và sâu sắc, được khuyến khích cho những sinh viên muốn học phân tích dữ liệu và cải thiện kỹ năng phán đoán kinh doanh.

“Theo dõi dữ liệu và phân tích lý do thay đổi các chỉ số” là nội dung công việc phổ biến của phân tích dữ liệu. Yêu cầu này có vẻ đơn giản, nhưng trên thực tế lại khiến nhiều sinh viên bối rối: Độ biến động của chỉ số lớn đến mức nào thì được coi là lớn? Tại sao đôi khi có vẻ như không có biến động lớn nhưng hoạt động kinh doanh lại rất căng thẳng? Tại sao đôi khi có vẻ như có sự biến động lớn nhưng công việc lại không cấp bách?

Chìa khóa để giải quyết vấn đề một cách chính xác là: bạn không thể chỉ nói về các con số, bạn phải hiểu được ý nghĩa kinh doanh đằng sau những biến động dữ liệu. Chỉ bằng cách này, chúng ta mới biết được đâu là chuyển động bất thường thực sự và đâu là biến động bình thường.

01 Biến động bình thường có vẻ bất thường

Có ba loại biến động điển hình và có vẻ bất thường nhưng thực chất lại là bình thường:

1. Biến động theo mùa của các chỉ số kinh doanh

2. Những thay đổi trong vòng đời của các chỉ số kinh doanh

3. Hành vi chủ động của doanh nghiệp kích hoạt sự thay đổi

Do đó, trước khi xác định những biến động bất thường, bạn nên chủ động phân tích xu hướng lịch sử của các chỉ số kinh doanh, khám phá các mô hình theo mùa/xu hướng vòng đời và phân tích tác động của các hành động kinh doanh lên các chỉ số. Điều này sẽ giúp bạn thiết lập các tiêu chí đánh giá cơ bản và tránh mắc phải những sai lầm cấp thấp (như thể hiện trong hình sau):

Điều chúng ta thực sự cần chú ý là những thay đổi liên tục, lâu dài đi ngược lại xu hướng phát triển bình thường. Những tình huống này thường có nghĩa là doanh nghiệp đang có vấn đề và cần phải điều tra thêm (như thể hiện trong hình bên dưới).

02 Dù nhỏ cũng phải chú ý đến biến động

Một ví dụ điển hình là sự thay đổi trong hai chỉ số chính là doanh thu/chi phí. Doanh thu/chi phí là chỉ số KPI của hầu hết các công ty. Tăng doanh thu và giảm chi phí là nhiệm vụ cốt lõi của một doanh nghiệp nên hai chỉ số này có yêu cầu cụ thể theo từng tháng/tuần/ngày. Ngay cả khi biến động nhỏ, cũng phải theo dõi để doanh nghiệp có thể an tâm.

Ví dụ, nếu KPI doanh thu bán hàng hôm nay là 10 triệu, và thực tế hoàn thành là 9,9 triệu thì chắc chắn là thay đổi bất thường, không có cách nào tránh khỏi. Vậy 100.000 người mất tích đã đi đâu? Bạn có thể phân tích theo kênh bán hàng để tìm ra nguồn gốc của vấn đề (như minh họa bên dưới).

Bất kỳ thay đổi KPI nào trong ngắn hạn đều có thể được giải thích là "doanh nghiệp không hoạt động tốt", nhưng nếu hiệu suất kém trong nhiều tuần liên tiếp, có thể có những vấn đề sâu xa hơn như năng lực kinh doanh kém hoặc phương pháp sai, cần phải được điều tra thêm.

03 Vấn đề ẩn 1: Thay đổi ROI

Các chỉ số doanh thu/chi phí có thể được xem xét cùng nhau và sẽ có thêm nhiều khám phá mới. Bởi vì về mặt lý thuyết, sẽ không có thu nhập nếu chỉ có đầu tư chi phí, và thu nhập/chi phí phải xảy ra đồng thời theo một tỷ lệ nhất định.

Nếu mối quan hệ giữa hai chỉ số không khớp nhau thì khả năng xảy ra các bất thường là rất cao, chẳng hạn như:

Đầu tư tiếp tục tăng, nhưng thu nhập không tăng...

Việc đầu tư chưa diễn ra nhưng thu nhập vẫn tăng!

Tất cả đều là vấn đề.

Vào những thời điểm này, biểu hiện điển hình là ROI của doanh nghiệp bất thường, hoặc cao bất thường hoặc thấp bất thường. Lúc này, chúng ta phải tìm ra lý do. ROI thấp bất thường có nghĩa là cần phải tối ưu hóa để cải thiện hiệu suất kinh doanh. ROI cao bất thường cho thấy có điều gì đó đáng ngờ đang diễn ra và thường liên quan đến tham nhũng và lãng phí trong kinh doanh.

Để ý! Vấn đề này thường bị các nhà phân tích dữ liệu bỏ qua nhưng lại dễ dàng được bộ phận tài chính/quản lý phát hiện. Bởi vì khi lập báo cáo giám sát, doanh thu/chi phí thường được thực hiện riêng biệt và phân loại chi phí dựa trên các chủ đề tài chính mà các nhà phân tích dữ liệu không thể hiểu được. Do đó, khi lập báo cáo giám sát, hãy cố gắng kết hợp các KPI doanh thu/chi phí với nhau để dễ dàng đưa ra kết luận hơn.

04 Vấn đề ẩn 2: Xu hướng thay đổi

Đôi khi không phải là KPI không đạt mà là xu hướng của chỉ số không đúng! Ví dụ:

• Mặc dù doanh số tạm thời đạt mục tiêu nhưng chi phí vẫn đang tăng.
• Rõ ràng xu hướng trước đây là tốt, nhưng gần đây đột nhiên chuyển sang xấu.
• Tăng trưởng thu nhập đang ngày càng chậm lại và đang tiến tới bước ngoặt.

Những sự kiện này sẽ gây lo lắng cho ban quản lý và các bên kinh doanh, những người sẽ đánh giá chúng là "những diễn biến bất thường" và yêu cầu phân tích chuyên sâu.

Ở đây, một số chuyển động bất thường là do hoạt động kinh doanh gây ra. Ví dụ, xu hướng đột ngột dừng lại vào cuối tháng như thể hiện trong hình dưới đây là tình trạng phổ biến ở nhiều công ty phụ thuộc vào đội ngũ bán hàng. Nguyên nhân là do nhân viên bán hàng thấy rằng nhiệm vụ của mình sắp hoàn thành nên cố tình hoãn đơn hàng và che giấu nhiệm vụ. Nếu bạn làm điều này quá thường xuyên, nó sẽ gây ra sai lệch trong việc lưu trữ hàng hóa, kế toán hiệu suất, kiểm soát chi phí và phân tích kinh doanh, vì vậy bạn phải điều tra vấn đề này.

Một số liên quan đến những vấn đề sâu xa hơn, chẳng hạn như:

• Vòng đời sản phẩm đã kết thúc
• Người dùng mục tiêu tiềm năng đã cạn kiệt
• Kích thích tiếp thị làm mọi người mệt mỏi

Một bên của chúng cho thấy đường cong suy giảm liên tục. Khi thấy dấu hiệu suy giảm, doanh nghiệp cần được cảnh báo trước. Vì những xu hướng dài hạn này thường cần phải thử nghiệm để xác nhận nên chúng cũng rất khó xử lý. Nếu vấn đề thực sự xảy ra, có thể đã quá muộn để giải quyết.

05 Vấn đề ẩn số 3: Thay đổi quy trình

Nhiều thay đổi chỉ số xuất phát từ các chỉ số quy trình, chẳng hạn như mức độ tiếp xúc, số lần người dùng đăng nhập, số lần truy cập vào một doanh nghiệp nhất định, v.v. Các chỉ số này là chỉ số quy trình của chỉ số KPI, vì vậy khi bất kỳ thay đổi nào xảy ra, chúng có thể ảnh hưởng đến kết quả KPI. Vì vậy, nó sẽ thu hút sự chú ý của mọi người.

Thứ nhất: cùng nhau tăng và cùng nhau giảm. Đây là cách dễ hiểu nhất. Ví dụ, nếu lượng truy cập nhỏ, thu nhập sẽ giảm tương ứng. Loại vấn đề này có thể được quan sát trực tiếp thông qua dữ liệu và dễ dàng phát hiện. Cần lưu ý rằng nếu sự tăng và giảm không đồng bộ, ví dụ, lưu lượng truy cập tăng 30% nhưng tỷ lệ chuyển đổi chỉ tăng 10%, thì rất có thể có một lượng lớn lưu lượng truy cập chất lượng thấp đang truy cập vào. Lưu lượng truy cập chất lượng thấp thường liên quan đến tham nhũng và lãng phí trong kinh doanh. Do đó, sự tăng giảm không đồng bộ cũng được coi là bất thường và cần được chú ý nhiều hơn.

Loại thứ hai: thăng trầm. Ví dụ, mặc dù lưu lượng truy cập của tôi đã giảm, nhưng tỷ lệ chuyển đổi đã tăng và mục tiêu tổng doanh thu đã đạt được. Tình huống này có được coi là bất thường không? Tất nhiên rồi. Bởi vì loại thay đổi này có thể dẫn đến những vấn đề sâu xa như sự thay đổi trong nhu cầu của người dùng, thay đổi trong đặc điểm kênh, thay đổi trong sức hấp dẫn của sản phẩm, v.v. Hơn nữa, nếu chúng ta muốn xác định những vấn đề sâu xa hơn, chúng ta cần phân tích phức tạp. Do đó, khi phát hiện ra sự thay đổi như vậy, cần phải nhanh chóng thông báo cho bên kinh doanh và tiến hành phân tích chuyên sâu.

Loại thứ ba: chuyển đổi cấu trúc. Ví dụ, tôi có ba kênh ABC. Tôi từng dựa vào A, nhưng giờ A ngày càng ít đi, còn C thì ngày càng tăng. Tình huống này có được coi là bất thường không? Tất nhiên rồi. Bởi vì tình hình kinh doanh thực tế đã khác xa so với ngân sách. Lúc này, bạn phải cân nhắc xem liệu đây có phải là xu hướng dài hạn hay không và liệu bạn có cần điều chỉnh ngân sách hay không. Đây là một vấn đề phức tạp khác. Sau khi phát hiện những dấu hiệu như vậy, hãy cảnh báo bộ phận kinh doanh và tiến hành phân tích chuyên sâu.

06 Vấn đề ẩn 4: Những thay đổi liên quan

Những thay đổi liên quan đề cập đến tình huống mà chỉ số có vấn đề không liên quan trực tiếp đến chỉ số KPI chính nhưng lại liên quan đến doanh nghiệp. Điều này khiến cho phía kinh doanh rất lo lắng. Ví dụ như dư luận. Khi một nhà lãnh đạo thức dậy vào buổi sáng và thấy một video phổ biến chỉ trích sản phẩm của công ty chúng ta, chắc chắn anh ta sẽ không vui và sẽ hỏi: "Có điều gì bất thường không?" Lúc này, ngay cả khi các chỉ số KPI có chính xác thì người lãnh đạo vẫn sẽ lo lắng. Do đó, nó cần được diễn giải kết hợp với dữ liệu nội bộ (như được hiển thị bên dưới).

Để ý! Những thay đổi liên quan cũng có thể có nghĩa là: "Điều tốt đẹp mà tôi mong đợi đã không xảy ra." Ví dụ, tôi đã tổ chức một buổi đào tạo cho nhân viên vận hành, tỷ lệ tham dự là 90% và điểm trung bình trong kỳ thi sau khóa đào tạo là 90/100. Vì vậy, tôi rất vui mừng và cảm thấy sự kiện vào tháng tới chắc chắn sẽ tuyệt vời. Cuối cùng không có sự khác biệt nào cả. Nhìn cảnh này, tôi cũng tự hỏi: "Chuyện gì đang xảy ra vậy?!" Tôi cũng muốn hỏi: "Có điều gì bất thường không?"

Do đó, khi ban quản lý/doanh nghiệp hỏi "Có điều gì bất thường không?", hãy đảm bảo họ giải thích rõ ràng "bình thường" là gì! Chỉ bằng cách này, chúng ta mới có thể thực sự hiểu được những vấn đề họ quan tâm và kê đơn thuốc phù hợp.

07 Tóm tắt

Để xác định chính xác những bất thường trong kinh doanh, bạn cần:

1. Xây dựng hệ thống chỉ tiêu dữ liệu hoàn chỉnh

2. Làm rõ vị trí của các chỉ số vấn đề trong hệ thống

3. Hiểu xu hướng chỉ báo trong quá khứ

4. Hiểu các hành động kinh doanh/kỳ vọng kinh doanh

5. Thiết lập một tiêu chuẩn thích hợp của “bình thường”

Tác giả: Thầy Trần

Nguồn: Tài khoản công khai WeChat "Giáo viên thực tế Trần"