Quy trình cơ bản của mua sắm (từ xác định nhu cầu đến chấp nhận giao hàng)

Mua sắm là mắt xích không thể thiếu và quan trọng trong một doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện đại. Và đảm bảo chất lượng và độ tin cậy của các mặt hàng hoặc dịch vụ đã mua. Quy trình mua sắm đúng đắn có thể giúp các công ty giảm chi phí và nâng cao hiệu quả. Bài viết này sẽ tập trung vào quy trình cơ bản và các bước chính của hoạt động mua sắm.

1. Xác định nhu cầu: Chỉ khi làm rõ nhu cầu thì mới có thể thực hiện được kế hoạch mua sắm hiệu quả. Làm rõ nhu cầu của công ty là bước đầu tiên trong quy trình mua sắm. Yêu cầu về số lượng và chất lượng, v.v. Xác định nhu cầu bao gồm mô tả chi tiết về các mặt hàng hoặc dịch vụ cần thiết.

2. Lựa chọn nhà cung cấp: Lựa chọn đúng nhà cung cấp là bước quan trọng trong quá trình mua sắm. Các công ty cần sàng lọc nhà cung cấp dựa trên các yếu tố như uy tín. Các công ty cần đàm phán với nhà cung cấp dựa trên nhu cầu của riêng mình và năng lực của nhà cung cấp để đạt được thỏa thuận hợp tác.

3. Yêu cầu và so sánh: Yêu cầu họ cung cấp báo giá cho các mặt hàng hoặc dịch vụ cần thiết. Công ty cần gửi cho họ thư yêu cầu hoặc thông báo yêu cầu sau khi danh sách rút gọn các nhà cung cấp được xác định. Doanh nghiệp nên so sánh toàn diện các yếu tố như chất lượng và thời gian giao hàng, lựa chọn nhà cung cấp có hiệu quả về mặt chi phí tốt nhất. Doanh nghiệp nên cân nhắc giá cả một cách toàn diện.

4. Ký hợp đồng: Công ty cần ký hợp đồng chính thức với nhà cung cấp sau khi xác nhận nhà cung cấp. Hợp đồng phải bao gồm mô tả rõ ràng về hàng hóa hoặc dịch vụ để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên, tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, giá cả và các điều khoản quan trọng khác như thời hạn giao hàng.

5. Thực hiện mua sắm: Doanh nghiệp cần thực hiện mua sắm với nhà cung cấp theo thỏa thuận hợp đồng sau khi ký kết hợp đồng. Theo dõi và kiểm soát tiến độ mua sắm, bao gồm việc đặt hàng với nhà cung cấp và giám sát tiến độ sản xuất và giao hàng của họ.

6. Lưu kho và kiểm tra: Khi hàng hóa mua về doanh nghiệp, cần phải lưu kho và kiểm tra. Các hoạt động như đánh số và lưu trữ, trong khi kiểm tra là việc kiểm tra chất lượng và số lượng các mặt hàng, và kho bãi bao gồm việc phân loại các mặt hàng.

7. Thanh toán và quyết toán: Công ty cần quyết toán với nhà cung cấp sau khi hàng hóa đã qua kiểm tra. Và đảm bảo việc thanh toán được thực hiện theo đúng các điều khoản của hợp đồng, các chi tiết như phương thức thanh toán và thời gian, việc thanh toán bao gồm cả việc kiểm tra hóa đơn.

8. Giải quyết vấn đề: Giao hàng chậm trễ, v.v. Các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình mua sắm, chẳng hạn như chất lượng của các mặt hàng không đáp ứng yêu cầu. Để tìm ra giải pháp cho các vấn đề và xử lý chúng một cách phù hợp, các công ty cần chủ động trao đổi với nhà cung cấp.

9. Đánh giá hiệu suất: Công ty nên tiến hành đánh giá hiệu suất của quy trình mua sắm sau khi quá trình mua hàng hoàn tất. Để cải thiện quy trình mua sắm trong tương lai, điều này bao gồm việc đánh giá các nhà cung cấp, các điểm cần cải thiện và các vấn đề trong quy trình mua sắm, v.v.

10. Dịch vụ sau bán hàng: Trong một số trường hợp, các mặt hàng đã mua có thể cần được hỗ trợ dịch vụ sau bán hàng. Để đảm bảo việc sử dụng và bảo trì bình thường các mặt hàng đã mua, doanh nghiệp cần đàm phán với nhà cung cấp và thực hiện trách nhiệm và phương thức dịch vụ sau bán hàng.

11. Quản lý rủi ro: Các công ty cần xác định và quản lý các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình mua sắm. Và thực hiện các biện pháp tương ứng để kiểm soát rủi ro và ứng phó với biến động giá, bao gồm các rủi ro như nguồn cung hàng hóa mua vào không ổn định và tranh chấp hợp đồng.

12. Tuân thủ pháp luật: Doanh nghiệp phải tuân thủ các luật, quy định và yêu cầu tuân thủ có liên quan trong quá trình mua sắm. Yêu cầu trong các lĩnh vực như luật lao động và luật sở hữu trí tuệ để đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ của các hoạt động mua sắm, bao gồm luật hợp đồng.

13. Quản lý thông tin: Quản lý thông tin hiệu quả là điều cần thiết cho quá trình mua sắm diễn ra suôn sẻ. Và để đảm bảo tính kịp thời, lưu trữ và cung cấp thông tin, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống thu thập thông tin, tính chính xác và bảo mật.

14. Làm việc nhóm: Làm việc nhóm rất quan trọng trong quá trình mua sắm. Việc thực hiện mua sắm và các liên kết khác, bao gồm sàng lọc nhà cung cấp, xác định nhu cầu, ký hợp đồng và sự hợp tác chặt chẽ giữa các phòng ban và vai trò khác nhau có thể đảm bảo thực hiện quy trình mua sắm.

15. Cải tiến liên tục: Quy trình mua sắm là một quy trình cải tiến liên tục. Doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát, đánh giá quy trình mua sắm và tối ưu hóa, cải tiến theo điều kiện thực tế để nâng cao hiệu quả mua sắm và giảm chi phí.

Quy trình mua sắm cơ bản bao gồm mọi khía cạnh từ xác định nhu cầu đến chấp nhận giao hàng. Và đảm bảo chất lượng và độ tin cậy của các mặt hàng hoặc dịch vụ mua vào, nắm bắt đúng các bước chính của quy trình mua sắm và những lợi ích mà công ty có thể đạt được trong hoạt động mua sắm.