Hoạt động vận hành｜Không phải chỉ là viết một kế hoạch hoạt động thôi sao?

Lưu ý của biên tập viên: Kế hoạch tổ chức sự kiện là một phần không thể thiếu của một sự kiện. Nó đóng vai trò quan trọng trong cả việc báo cáo và thực hiện, và liên quan đến việc sự kiện có diễn ra suôn sẻ hay không. Bài viết này giải thích vai trò và mười yếu tố của một kế hoạch hoạt động để giúp mọi người lập kế hoạch hoàn hảo.

Bất kể bạn thực hiện hoạt động kinh doanh nào để thu hút khách hàng mới hoặc thúc đẩy doanh số, bạn đều không thể làm được nếu không có kế hoạch.

Báo cáo lên trên, phân công nhiệm vụ xuống dưới, cộng tác bên ngoài và phân chia công việc nội bộ đều yêu cầu phải có tài liệu hoạt động.

Tuy nhiên, kế hoạch tổ chức sự kiện không chỉ là một tài liệu. Đằng sau một kế hoạch hoàn chỉnh và đẹp mắt là thiết kế toàn diện về phân tích sự kiện, lập kế hoạch sáng tạo và hoạt động tại chỗ. Việc viết một kế hoạch tổ chức sự kiện tốt là cần thiết và quan trọng.

1. Kế hoạch hoạt động có tác dụng gì?

Kế hoạch hoạt động là tài liệu kế hoạch bằng văn bản và hướng dẫn thực hiện được xây dựng cho các mục tiêu hoạt động cụ thể để đảm bảo tốt hơn rằng các mục tiêu hoạt động sẽ đạt được.

Một kế hoạch hoạt động đủ tiêu chuẩn có ba tiêu chuẩn:

1. Có thể được đánh giá để trả lời câu hỏi tại sao bạn thực hiện hoạt động này;
2. Có thể thực hiện được, trả lời câu hỏi làm thế nào để thực hiện hoạt động;
3. Có thể đo lường được, trả lời câu hỏi làm thế nào để đánh giá hiệu quả của hoạt động.

Việc viết kế hoạch hoạt động một mặt là để bản thân bạn thiết kế và sắp xếp các ý tưởng và yếu tố hoạt động tốt hơn, mặt khác là để "người khác":

• Viết thư cho người lãnh đạo: báo cáo, đánh giá và giao tiếp để cải thiện, phấn đấu tìm kiếm nguồn lực cho hoạt động và cải thiện tính khả thi của hoạt động;
• Đối với đồng nghiệp: Đồng bộ hóa việc phân công kế hoạch và thông tin tiến độ của tất cả các bên tham gia hoạt động để thúc đẩy việc thực hiện hiệu quả các hoạt động hợp tác;
• Đối với nhóm: Đảm bảo tính nhất quán của các mục tiêu, phân công lao động để thực hiện hoạt động và thúc đẩy các hoạt động để đảm bảo thực hiện.

Theo góc nhìn này, kế hoạch tổ chức sự kiện vẫn rất hữu ích, vì vậy hãy viết nó thật tốt.

2. Kế hoạch hoạt động 5W2H1E

Có một mô hình hướng dẫn để viết kế hoạch hoạt động: 5W2H1E. Bạn đoán đúng rồi đấy, đây cũng là chữ cái đầu tiên của một số từ tiếng Anh:

• Cái gì: Cái gì thế? Chủ đề và nội dung của kế hoạch hoạt động mang lại cho người dùng nhận thức trực tiếp như thế nào?
• Tại sao: Tại sao? Bối cảnh và lý do của hoạt động này là gì? Tại sao phải làm như vậy? Làm thế nào để thực hiện điều này?
• Ai: Ai? Vai trò và nhiệm vụ của người tổ chức, người cộng tác và người tham gia sự kiện là gì?
• Khi nào: Khi nào? Nhịp điệu thời gian của hoạt động và các hành động vận hành tại mỗi nút là gì?
• Ở đâu: Ở đâu? Các kịch bản và kênh cho các hoạt động là gì? Người dùng tham gia hoạt động ở đâu?
• How: Làm thế nào để thực hiện? Các quy tắc và phương pháp thực hiện hoạt động này là gì? Làm thế nào để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả?
• Bao nhiêu? Số lượng, ngân sách và lợi ích dự kiến ​​của hoạt động này là bao nhiêu?
• Hiệu ứng: Hiệu ứng? Kết quả mong đợi của hoạt động là gì, mục tiêu nào có thể đạt được và tác động nào có thể đạt được?

Thật dễ hiểu. Mô hình 5W2H1E có thể giúp chúng ta đánh giá nhanh tính khả thi khi viết kế hoạch hoạt động, xây dựng ý tưởng hoạt động có hệ thống và đảm bảo tính toàn diện của kế hoạch.

Vì vậy, trước khi viết kế hoạch, hãy tự hỏi mình 5+2+1=8 câu hỏi. Sau khi viết kế hoạch, hãy tự hỏi lại 8 câu hỏi này.

II. 10 yếu tố của kế hoạch hoạt động

Một kế hoạch hoạt động hoàn chỉnh bao gồm 10 yếu tố, mỗi yếu tố sẽ có trọng tâm khác nhau tùy thuộc vào tầm quan trọng và mức độ phức tạp của hoạt động, nhưng chúng tôi vẫn sẽ chia sẻ chi tiết.

1. Bối cảnh sự kiện

Bối cảnh của hoạt động đề cập đến các điều kiện cơ bản và yêu cầu về vấn đề mà theo đó hoạt động này được khởi xướng. Phần bối cảnh có thể giải thích tính cần thiết của hoạt động, nghĩa là "tại sao nên thực hiện hoạt động này".

Mô hình SCQA (trích từ "Nguyên lý kim tự tháp") có thể được sử dụng để viết bối cảnh, có thể mô tả bối cảnh theo cách có cấu trúc hơn và giải thích nguyên nhân của hoạt động:

• Tình huống: Tình huống hiện tại được giải thích bằng các sự kiện, dữ liệu và hiện tượng tình huống quen thuộc;
• Sự phức tạp: Tìm ra những khoảng cách và xung đột giữa tình hình hiện tại và mục tiêu hoạt động;
• Câu hỏi-Vấn đề: Đề xuất những vấn đề hiện tại cần giải quyết và phương hướng hoạt động;
• Trả lời-Trả lời: Giới thiệu giải pháp và chức năng chính của hoạt động.

Ý tưởng hoạt động càng quan trọng, phức tạp hoặc mới mẻ thì việc giải thích trong phần bối cảnh hoạt động càng quan trọng. Đối với các hoạt động có mức độ đồng thuận cao hoặc mang tính công thức hơn, bối cảnh của hoạt động có thể được đơn giản hóa một cách phù hợp.

2. Mục tiêu hoạt động

Mục tiêu hoạt động, tức là mục đích hoạt động và kết quả đạt được thông qua các hoạt động, nên sử dụng các chỉ số định lượng để làm rõ mục tiêu cụ thể càng nhiều càng tốt. Mục tiêu hoạt động là ước tính và kỳ vọng về tác động của hoạt động, phản ánh định hướng và tính khả thi của hoạt động và đóng vai trò là thước đo tác động của hoạt động trong và sau hoạt động.

Ngoài ra còn có một nguyên tắc thông minh khi đặt mục tiêu, đó là cụ thể, có thể đo lường, có thể đạt được, phù hợp và có giới hạn thời gian. Tôi sẽ không đi vào chi tiết.

Các chỉ số cụ thể được xác định nhiều hơn bằng cách tham khảo dữ liệu hoạt động lịch sử hoặc tương tự của đối thủ cạnh tranh để đặt ra mục tiêu chung, sau đó mục tiêu chung được điều chỉnh bằng cách tóm tắt dữ liệu ước tính theo các liên kết hoạt động.

3. Người dùng đang hoạt động

Người dùng hoạt động là nhóm người dùng mà hoạt động hướng tới. Việc ràng buộc mục tiêu hoạt động và giới hạn nhóm người dùng có thể hướng dẫn thiết kế lối chơi hoạt động và cải thiện hiệu ứng của trò chơi.

Khi nhóm người dùng hoạt động tương đối đồng nhất, chỉ cần xác định nhóm người dùng và mô tả các đặc điểm chính của người dùng. Thành phần người dùng đa dạng đòi hỏi các chiến lược hoạt động khác biệt, phân tích thành phần người dùng để phân tầng người dùng và hướng dẫn thiết kế hoạt động tiếp theo.

4. Chủ đề hoạt động

Chủ đề của một sự kiện hoặc "chiêu trò" của sự kiện thường là một bản sao theo phong cách tiêu đề nêu bật những lợi ích cốt lõi và điểm nổi bật của sự kiện. Làm rõ các lợi ích cốt lõi của sự kiện và đảm bảo tính nhất quán trong việc lập kế hoạch và vận hành sự kiện; Đồng thời, làm nổi bật những điểm nhấn của sự kiện để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quảng bá, tuyên truyền về sự kiện và thu hút nhiều đối tượng mục tiêu chú ý và tham gia sự kiện hơn.

Một số ý tưởng cho chủ đề hoạt động viết:

• Khơi gợi sự quan tâm: miễn phí hoặc 0 nhân dân tệ cho nhiều mục đích sử dụng/ngày hoặc sự kiện đặc biệt/hiệu ứng người nổi tiếng/cảm xúc/điểm đau;
• Giải thích về quyền lợi: phần thưởng quà tặng bao lì xì/quyền lợi giới hạn độc quyền/trải nghiệm mới;
• Hướng dẫn hành động: số lượng và thời gian hạn chế/tham gia xã hội/ngưỡng thấp.

5. Cách chơi hoạt động

Trò chơi của một hoạt động là nội dung cốt lõi của kế hoạch hoạt động, cụ thể là hình thức đóng gói chính, quá trình tham gia và mô tả quy tắc của hoạt động vận hành. Phần này quyết định hiệu quả cuối cùng của việc lập kế hoạch và vận hành sự kiện, đồng thời cũng là cốt lõi của việc rà soát và vận hành chương trình.

Khi viết các quy tắc hoạt động, quan điểm của người dùng phải là trọng tâm chính, bổ sung bằng quan điểm hoạt động và cần chú ý nhiều hơn đến cách người dùng tham gia vào hoạt động.

Các hình thức trình bày hoạt động chính trong gói biểu mẫu (xổ số, mặc cả, phát hành phiếu giảm giá) có thể được hỗ trợ bằng sơ đồ nguyên mẫu trang chính; quá trình tham gia là quá trình hành vi cụ thể và các quy tắc phản hồi để người dùng tham gia vào hoạt động, có thể được hỗ trợ bằng sơ đồ luồng; Mô tả quy tắc là các quy tắc chi tiết của hoạt động, chẳng hạn như quy tắc khen thưởng, quy tắc thất bại, v.v., phải toàn diện và rõ ràng nhất có thể.

6. Khoảng thời gian

Chu kỳ thời gian đề cập đến các giai đoạn thời gian và sự sắp xếp hoạt động của toàn bộ quá trình hoạt động, bao gồm thời gian bắt đầu và kết thúc, và thời gian giai đoạn của hoạt động. Sự ràng buộc của các nút thời gian hoạt động ảnh hưởng đến các hành động và hiệu ứng cụ thể của hoạt động, và việc sắp xếp hoạt động theo từng giai đoạn có thể thúc đẩy và cải thiện hiệu quả của hoạt động một cách hiệu quả.

Chu kỳ thời gian không chỉ là ghi ngày tháng và thời gian đơn giản, mà còn bao gồm các nút thời gian hoạt động và các giai đoạn chu kỳ. Với tiền đề đảm bảo tính kịp thời của sự kiện, hãy ưu tiên các lễ hội/nút sự kiện và bạn cũng có thể kết hợp các phương pháp có thời gian giới hạn và thông thường để khuếch đại hiệu ứng hoạt động của sự kiện. Các giai đoạn của hoạt động chu kỳ dài hơn bao gồm: giai đoạn khởi động quảng bá, giai đoạn cao trào, giai đoạn kết thúc và encore, v.v., có tính đến trọng tâm hoạt động và hành động của từng giai đoạn.

7. Quảng bá

Khuyến mãi đề cập đến các hoạt động khuyến mãi được sử dụng để tiếp cận nhiều người dùng mục tiêu hơn và các kênh và phương pháp được sử dụng để tăng mức độ hiển thị hoạt động. Tiếp cận và thu hút nhiều người dùng tham gia sự kiện hơn, đảm bảo quy mô người dùng tham gia sự kiện và tối đa hóa hiệu quả của sự kiện.

Phần này yêu cầu sắp xếp các nguồn quảng cáo khác nhau bên trong và bên ngoài trang web, xác định các nguồn lực và lịch trình có sẵn phù hợp với sự kiện và thiết kế nội dung quảng cáo phù hợp theo cách có mục tiêu.

8. Chi phí-lợi ích

Chi phí-lợi ích đề cập đến ngân sách chi phí của hoạt động và ROI (lợi tức đầu tư) dự kiến. Quy mô và hiệu quả đầu tư của hoạt động là cơ sở hỗ trợ cho chi phí hoạt động và quyết định cách thức vận hành hoạt động.

Các mục chi phí bao gồm chi phí thưởng, chi phí khuyến mại, chi phí trợ cấp, v.v. Chúng cần được ước tính kết hợp với các mục tiêu hoạt động, có tính đến tổng chi phí, chi phí cho mỗi người dùng hoặc chi phí cố định và chi phí biến đổi, đồng thời liệt kê rõ ràng các chi phí của hoạt động.

Kết hợp với mục tiêu doanh thu và chi phí ước tính, ROI (lợi tức đầu tư) của hoạt động được tính toán, đây cũng là một phần của mục tiêu hoạt động, để xác định hiệu ứng doanh thu dự kiến ​​của hoạt động.

9. Phân công lao động và hợp tác

Phân công lao động và hợp tác đề cập đến sự hỗ trợ nguồn lực bên ngoài và tinh thần làm việc nhóm của nhân viên liên quan đến việc vận hành sự kiện. Đây là điều kiện tiên quyết để triển khai và thực hiện hiệu quả các dự án tổ chức sự kiện, đồng thời cũng là biện pháp giảm chi phí và rắc rối trong giao tiếp khi hợp tác với các bên bên ngoài.

Các hoạt động thương mại điện tử lớn hơn đòi hỏi sự tham gia của các nhóm sản xuất và nghiên cứu, nhóm sản phẩm, nhóm dữ liệu, nhóm tiếp thị và nhóm cộng đồng/dịch vụ khách hàng, và các vấn đề cũng như thời gian sắp xếp của tất cả các bên phải được nêu rõ trong kế hoạch. Phân công lao động và hợp tác thường diễn ra sau khi lối chơi cốt lõi của hoạt động được xác nhận và được lập kế hoạch và quản lý dưới dạng biểu đồ Gantt của dự án trước khi triển khai.

10. Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro đề cập đến các vấn đề rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện một hoạt động và cách giải quyết chúng. Làm rõ các rủi ro trong hoạt động và phương pháp ứng phó trước để giảm thiểu các vấn đề trong quá trình thực hiện hoạt động và tối đa hóa sự đảm bảo về tiến độ và hiệu quả của hoạt động.

Những rủi ro hoạt động phổ biến bao gồm rủi ro về kinh nghiệm, rủi ro khiếu nại của khách hàng và rủi ro chi phí. Tham khảo kinh nghiệm hoạt động lịch sử và phân tích dữ liệu để xác định khả năng xảy ra rủi ro và quy mô tác động, đồng thời xếp hạng và giải thích các rủi ro. Đối với những rủi ro có thể tránh được một cách hợp lý, hãy điều chỉnh kế hoạch để tránh chúng; đối với những rủi ro không thể tránh khỏi, hãy thiết kế và chuẩn bị các phương án ứng phó trước.

Trên đây là nội dung thảo luận về việc chuẩn bị kế hoạch hoạt động. Các kế hoạch hoạt động có nhiều trọng tâm khác nhau và liên tục được cải thiện ở các giai đoạn khác nhau, từ khi bắt đầu và lập kế hoạch sự kiện cho đến khi triển khai cuối cùng.

Trong giai đoạn đầu của quá trình báo cáo và đánh giá theo chiều hướng lên trên của kế hoạch, nhịp điệu của kế hoạch về cơ bản đã hoàn tất, bối cảnh hoạt động, mục tiêu hoạt động, người sử dụng hoạt động, cách thức hoạt động, nội dung đánh giá chi phí-lợi ích và rủi ro đã hoàn tất, đồng thời chủ đề hoạt động, thời gian, công khai và quảng bá, phân công lao động và hợp tác có thể bị suy yếu.

Trong giai đoạn chuẩn bị hợp tác sau khi kế hoạch được hoàn thiện, chúng tôi sẽ tiếp tục cải thiện lối chơi của hoạt động, làm rõ chủ đề của hoạt động và tiến hành công tác tuyên truyền, quảng bá. Trọng tâm sẽ là khoảng thời gian và sự phân công lao động cũng như hợp tác để đảm bảo truyền thông bên ngoài hiệu quả.

Trong giai đoạn thực hiện và vận hành tiếp theo của hoạt động, thời gian sẽ được làm rõ và tinh chỉnh hơn nữa, nội dung và thời gian biểu cụ thể của phân công lao động và hợp tác sẽ được xác định, đồng thời tăng cường phân công lao động nội bộ và nội dung SOP của nhóm vận hành.

Vậy là xong, hãy viết một kế hoạch và suy nghĩ kỹ về hoạt động này.