Xây dựng hệ thống phân tích kinh doanh, đây là hệ thống tốt nhất tôi từng thấy

Trong quản lý doanh nghiệp hiện đại, phân tích kinh doanh là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc ra quyết định và nâng cao hiệu quả hoạt động. Tuy nhiên, nhiều công ty thường gặp phải các vấn đề như phân tích không đủ sâu và thiếu tính hệ thống khi tiến hành phân tích kinh doanh. Bài viết này sẽ giải thích chi tiết cách xây dựng hệ thống phân tích kinh doanh hiệu quả thông qua các ví dụ dễ hiểu để bạn tham khảo.

Nhiều sinh viên viết báo cáo phân tích kinh doanh mỗi ngày, nhưng họ bị chỉ trích vì "không đủ chuyên sâu" hoặc họ luôn cảm thấy rằng họ phải lặp lại cùng một khuôn mẫu mỗi tháng... Vậy bạn thực hiện phân tích kinh doanh như thế nào? Hôm nay, tôi sẽ sử dụng ví dụ phổ biến nhất để chỉ cho bạn cách xây dựng hệ thống phân tích kinh doanh.

1. Những câu hỏi thường gặp

Điểm khó khăn lớn nhất của phân tích kinh doanh là nhiều người không làm kinh doanh hoặc phân tích, về cơ bản có nghĩa là:

Công thức GMV=UV*tỷ lệ chuyển đổi*giá trị đơn hàng trung bình chia nhỏ KPI và sau đó bắt đầu thực hiện: "Mục tiêu của tháng này không đạt được vì tỷ lệ chuyển đổi thấp và chúng ta cần tăng tỷ lệ này". Ngoài ra, nhiều báo cáo phân tích kinh doanh của công ty đều có mẫu, được gọi một cách hoa mỹ là "di sản lịch sử". Vì vậy, ý tưởng “làm cho nó cao” được truyền từ thế hệ này sang thế hệ khác.

Vậy chúng ta nên làm gì?

2. Ý tưởng phá vỡ thế bế tắc

Mục tiêu của phân tích kinh doanh là định lượng các hoạt động kinh doanh và đánh giá kết quả kinh doanh. Để đạt được mục tiêu này, trước tiên chúng ta phải giải quyết một vấn đề cốt lõi: Tổ chức nhỏ nhất và quy trình cốt lõi nhất để vận hành doanh nghiệp là gì! Chỉ khi hiểu được điều này, chúng ta mới có thể phân biệt rõ ràng tầm quan trọng của từng hành động trong số nhiều hành động của doanh nghiệp đối với hoạt động của mình và đưa ra được khuôn khổ phân tích.

Khái niệm MVP (sản phẩm khả thi tối thiểu) có thể được mượn ở đây. Bản chất của hoạt động kinh doanh là giải quyết vấn đề doanh thu và chi phí. Trong giai đoạn đầu hoạt động, MVP của công ty phải chứng minh được khả năng tạo ra doanh thu, qua đó thu hút đầu tư nội bộ và giúp MVP lớn mạnh hơn. Khi doanh nghiệp trưởng thành, có thể mở rộng dựa trên mô hình MVP, liên tục tạo ra dòng tiền, sau đó hỗ trợ đầu tư bên ngoài (như hình bên dưới)

Bước đầu tiên trong phân tích kinh doanh đương nhiên là phân tích khuôn khổ MVP của công ty.

Bước 3: Tháo rời MVP

MVP cần chứng minh rằng nó tạo ra doanh thu. Để tạo ra doanh thu, cần có ít nhất ba liên kết chính: thu hút khách hàng, dịch vụ và giao dịch. Sẽ phát sinh nhiều chi phí khác nhau trong quá trình thực hiện ba liên kết này. Do đó, cốt lõi của việc phân tích MVP là phân tích các quy trình thu hút khách hàng, dịch vụ và giao dịch.

Một số mô hình kinh doanh rất phức tạp và khó phân tích. Sau đây là một ví dụ đơn giản để chỉ cho bạn các bước thực hiện. Hãy nghĩ về mô hình kinh doanh đơn giản nhất: mở một cửa hàng cơm gà kho.

• Thu hút khách hàng: Chỉ cần mở một cửa hàng. Miễn là không có quá nhiều người ở cửa thì sẽ luôn có người cần ăn.
• Dịch vụ: Không có nhiều dịch vụ, chỉ có một biển báo giá, một nhân viên thu ngân làm việc bán thời gian như một người phục vụ, và một đầu bếp, thế thôi!
• Ưu đãi: Chỉ là món gà hầm với cơm, nguyên liệu lấy trực tiếp từ túi nấu ăn! Chỉ cần hâm nóng lại, khi nào muốn ăn thì mua, thế là xong!

Sắp xếp chúng vào hình bên dưới là xong! (Như hình dưới đây)

4. Bước 2: Tính MVP

MVP cần chứng minh rằng doanh thu của mình có thể trang trải được chi phí và có ý nghĩa sống còn. Do đó, bước thứ hai là tính toán thu nhập và chi phí trong quy trình MVP.

Công thức thu nhập tương đối đơn giản và có thể được viết thành một công thức (như được hiển thị bên dưới)

Chi phí cần được tính toán riêng biệt, phân biệt giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi (như được hiển thị bên dưới)

Sau bước này, các chỉ số thu nhập và chi phí quan trọng nhất trong phân tích kinh doanh được liệt kê rõ ràng và có thể tính toán được kết quả hoạt động. Nhưng chỉ thực hiện bước này thôi là chưa đủ, chúng ta còn cần phải xem xét: những yếu tố chính nào ảnh hưởng đến hoạt động. Nếu các yếu tố chính không được theo dõi, dữ liệu hoạt động sẽ chỉ là một tờ giấy và không thể thực sự diễn giải được lý do tại sao doanh nghiệp hoạt động tốt hay kém.

5. Bước 3: Xem xét các yếu tố kinh doanh chính

Hãy lấy nhà hàng cơm gà kho đơn giản nhất làm ví dụ. Đối với một cửa hàng nhỏ như thế này chỉ có một thực đơn, điều quan trọng nhất chính là vị trí. Nếu bạn chọn một địa điểm không tốt, ví dụ như nơi có quá ít người và có quá nhiều cửa hàng tương tự xung quanh, thì doanh nghiệp của bạn sẽ thất bại. Vì vậy, khi xem xét các yếu tố chính, yếu tố quan trọng nhất chính là số lượng: vị trí.

Có hai cách tiếp cận phổ biến:

Đầu tiên: dán nhãn và thêm các chiều phân tích

Ví dụ:

Khu vực đô thị: CBD/trung tâm thành phố/vùng ngoại ô/vùng ngoại ô bên ngoài

Vị trí đường phố: cổng cộng đồng/cổng bệnh viện/cổng trường học/phố đi bộ/phố ẩm thực

Những người hàng xóm: Có những cửa hàng tương tự/Không có cửa hàng tương tự nhưng có nhà hàng thức ăn nhanh/Có những nhà hàng lớn không có nhà hàng thức ăn nhanh/Không có nhà hàng. Việc dán nhãn có thể định lượng một số yếu tố quan trọng khó có thể mô tả bằng định lượng.

Thứ hai: Xem xét quá trình và thêm các chỉ số phân tích

Ví dụ, hãy chia nhỏ chỉ số thành: Doanh thu = lượng khách đến cửa hàng * tỷ lệ vào cửa hàng * tỷ lệ giao dịch * số tiền giao dịch. Sau khi tháo dỡ, có thể quan sát được dòng người ra vào trước cửa hàng trước khi mở cửa hàng. Ngay cả với phương pháp thô sơ nhất là ngồi xổm và quan sát (đứng trước cửa với một cái máy đếm và bấm một lần cho mỗi người đi qua), bạn vẫn có thể đếm được. Tương tự với tỷ lệ nhập cửa hàng, ít nhất là có thể đếm được. Bằng cách này, chúng ta có thể biết được liệu có ai ở vị trí đó hay không. Nếu không có ai ngồi, hoặc có người đi ngang qua nhưng không ăn thì họ sẽ bị loại trực tiếp.

Với nhãn và chỉ số, chúng ta có thể phân tích chéo để xem cửa hàng tồn tại tốt hơn trong hoàn cảnh nào. Nếu bạn nghiên cứu trước, bạn có thể tìm ra chìa khóa thành công cho một cửa hàng. Nếu chúng ta thực hiện phân tích sau, chúng ta có thể tóm tắt các đặc điểm của một cửa hàng thành công (như thể hiện bên dưới).

Tất nhiên, có thể có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến việc mở cửa hàng, thậm chí là những yếu tố hoàn toàn không thể kiểm soát như dịch bệnh. Phân tích kinh doanh chỉ có thể khôi phục những yếu tố này càng nhiều càng tốt. Nó không thể thay thế được thành tích xuất sắc của những cá nhân xuất sắc, cũng không thể thay thế được may mắn. Điều này rất quan trọng cần nhớ.

Với kế toán MVP + các yếu tố chính, bạn có thể phân tích lợi ích hoạt động với ước tính sơ bộ. Tuy nhiên, công ty sẽ không hài lòng với mô hình đơn giản nhất và chắc chắn sẽ mở rộng, đó là bước tiếp theo.

Bước 4: Mở rộng MVP

Tôi đoán một số học sinh muốn nói lúc đầu: Đừng ngây thơ thế, chúng ta có thể làm được nhiều trò lắm.

Vâng, ngay cả khi bạn chỉ mở một cửa hàng bán gà kho và cơm, vẫn có nhiều cách để làm.

Ví dụ:

1. Thêm món ăn: sườn kho và thịt ba chỉ kho

2. Thêm đồ uống: bia, đồ uống và nước khoáng

3. Tăng cường thu hút khách hàng: Meituan và Ele.me đang tham gia

4. Tăng mức tiêu thụ: Đặt suất ăn tặng ngay một quả trứng kho miễn phí, giảm giá 5 tệ cho suất ăn dành cho hai người.

Có, có nhiều cách để tăng giao dịch. Theo góc nhìn phân tích kinh doanh, tất cả đều là phương tiện để mở rộng MVP. Mỗi biện pháp này đều có khả năng tăng doanh thu, nhưng cũng sẽ kéo theo chi phí tương ứng. Vì vậy, cần phân biệt: Mỗi phương pháp mở rộng thu nhập như thế nào? Chi phí hàng tuần sẽ tăng bao nhiêu? Đây là chìa khóa để mở rộng MVP của bạn.

Các phương pháp khác nhau có tác dụng khác nhau:

• Một số phương pháp có thể trực tiếp làm tăng số lượng khách hàng. Giải pháp phổ biến nhất là tăng kênh bán hàng. Ví dụ, mở thêm một cửa hàng hoặc ra mắt Meituan/Ele.me.
• Có một số phương pháp có thể tăng cơ hội đạt được thỏa thuận. Phương pháp phổ biến nhất là tăng sự đa dạng cho các sản phẩm chủ lực. Ví dụ, thêm nhiều món ăn hơn để thu hút những khách hàng không muốn ăn thịt gà.
• Một số phương pháp có thể làm tăng giá trị đơn hàng trung bình. Phương pháp được sử dụng phổ biến nhất là tăng cơ cấu sản phẩm. Ví dụ, thêm rượu và trứng hầm.

Tất nhiên, một số có tác dụng toàn diện. Phương pháp được sử dụng phổ biến nhất là giảm giá. Khi giá rẻ hơn, nó sẽ ảnh hưởng đến tất cả các chỉ số ngoại trừ giá trị lệnh trung bình.

Khi mở rộng MVP, bạn nên chú ý sắp xếp cẩn thận từng quy trình kinh doanh mở rộng và sắp xếp mối quan hệ giữa từng hành động với doanh thu và chi phí để quan sát hiệu quả (như hình bên dưới).

Tất nhiên, không phải mọi hình thức kinh doanh đều đơn giản như món gà hầm; một số có thể liên quan đến sự phối hợp phức tạp giữa các phòng ban. Do đó, có thể sử dụng phân loại sau để phân biệt các đặc điểm kinh doanh (như thể hiện trong hình bên dưới).

Điều này giống như việc xây dựng các khối, dần dần làm giàu toàn bộ hệ thống từ công thức đơn giản nhất và theo dõi mọi liên kết có thể ảnh hưởng đến kết quả hoạt động.

7. Khó khăn trong thực tế

Nhìn chung, quá trình xây dựng hệ thống phân tích kinh doanh thực chất là quá trình phân loại liên tục và tinh chỉnh dần dần. Vậy tại sao phân tích kinh doanh lại luôn khó khăn trong thực tế?

Để ý! Mặc dù được gọi là “Cơm gà kho vàng” nhưng:

1. Mở cửa hàng riêng và mua bán gà kho

2. Mở chuỗi cửa hàng bán gà kho

3. Mở cửa hàng nhượng quyền gà kho “Lão Thần Đầu”

Đây là ba kịch bản kinh doanh khác nhau và sự khác biệt lớn đến mức mỗi kịch bản cần được phân loại riêng trong bài viết này. Chúng không thể bị nhầm lẫn. Hoạt động kinh doanh của một số công ty như vậy, đan xen nhiều hình thức khác nhau nên rất khó để phân loại.

Nhưng vẫn còn nhiều công ty mà vấn đề hoàn toàn là do con người. Ví dụ, bộ phận kinh doanh nhận quá nhiều công lao và hành động vô lý, trong khi bộ phận dữ liệu làm việc biệt lập và không hiểu rõ về doanh nghiệp. Những vấn đề do con người gây ra này rất khó để giải quyết nên chúng ta không thể nghiên cứu sâu hơn được.

Phân tích kinh doanh là tóm tắt toàn bộ tình hình kinh doanh thành nội dung có thể đo lường được bằng dữ liệu, bản thân dữ liệu có yêu cầu rất cao về chất lượng dữ liệu và khả năng hiểu biết về kinh doanh. Chỉ bằng cách tấn công cả hai đầu cùng một lúc thì bạn mới có thể bắt được nó.