Báo cáo phân tích dữ liệu, để khán giả không chạm vào điện thoại của họ

Nhiều người mới phàn nàn rằng họ không bao giờ có cơ hội thực hiện phân tích thực sự, nhưng đôi khi viết báo cáo và trình bày báo cáo lại không phải là một. Bạn sẽ báo cáo với những đối tượng khác nhau như thế nào? Một số mẹo để khiến mọi người lắng nghe báo cáo một cách cẩn thận là gì?

Bạn có lo lắng không: viết báo cáo là một chuyện, còn trình bày báo cáo lại là chuyện khác. Nhiều người mới phàn nàn rằng họ chỉ nhận được báo cáo hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng theo định kỳ và không có cơ hội thực hiện phân tích thực sự nào cả.

Nhưng thường thì khi anh ấy có cơ hội trình bày báo cáo, chỉ sau 5 phút phát biểu, khán giả sẽ lấy điện thoại di động ra và bắt đầu nghịch chúng một cách thích thú - có gì sai chứ! Hôm nay chúng ta hãy cùng xem một ví dụ đơn giản.

Giả sử một công ty có 5 ngành kinh doanh và hiệu quả hoạt động của công ty được thể hiện như hình dưới đây. Do ảnh hưởng của môi trường chung, kết quả hoạt động trong tháng 2 và tháng 3 rất ảm đạm. Để nâng cao hiệu suất, phòng marketing đã phát động một sự kiện vào tháng 4, giảm giá 20% cho tất cả các mặt hàng, không giới hạn ngưỡng và tất cả nhân viên đều có thể tham gia! Hoạt động được thực hiện cho đến ngày 15 và dữ liệu hiệu suất được tạo ra như sau (hiệu suất được tạo ra đều đặn trong suốt tháng và không có sự gia tăng vào cuối tháng):

Sự phân công lao động giữa các phòng ban khác nhau của doanh nghiệp như sau:

• Phòng kinh doanh: Chịu trách nhiệm bán hàng cho từng ngành hàng kinh doanh
• Phòng Marketing: chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện sự kiện
• Chuỗi cung ứng: chịu trách nhiệm cung cấp sản phẩm và quản lý hàng tồn kho. Hiện tại, các nhà lãnh đạo và đồng nghiệp từ mọi phòng ban đều muốn nghe báo cáo phân tích hoạt động.

H: Bạn sẽ báo cáo với những người này như thế nào? Câu hỏi tiếp theo: Có rất nhiều con số ở đây. Chúng ta có phải nêu từng cái một khi đối mặt với từng phòng ban và từng nhóm không?

01 Bí quyết để mọi người lắng nghe báo cáo của bạn một cách cẩn thận

Hãy nghĩ lại thời bạn còn đi học. Đến tiết thứ tư buổi sáng, bụng bạn cồn cào vì đói. Lúc đó bạn muốn nghe điều gì nhất? Dù sao đi nữa, đây chắc chắn không phải là cách giải phương trình tuyến tính có hai ẩn này. Nhiều khả năng là bạn đang nhìn chằm chằm vào đồng hồ để xem còn bao nhiêu phút nữa, chờ đợi giáo viên nói "lớp đã kết thúc".

Mọi người đều như vậy: ai cũng chỉ muốn nghe những gì họ quan tâm và không quan tâm đến bất cứ điều gì khác. Vì vậy, nếu bạn muốn mọi người lắng nghe báo cáo của mình, bạn phải biết họ quan tâm đến điều gì.

Rõ ràng, mọi người ở các phòng ban và cấp độ khác nhau tập trung vào những việc khác nhau. Để hiểu mối quan hệ giữa chúng, chúng ta cần bắt đầu với trách nhiệm và phương pháp làm việc của các phòng ban. Ví dụ, trong sự kiện này, ba phòng ban có trọng tâm hoàn toàn khác nhau:

Bạn sẽ thấy rằng mặc dù dữ liệu hiện có có vẻ rất nhiều nhưng vẫn chưa đủ cho một số nhu cầu và cần phải bổ sung thêm dữ liệu; đối với một số nhu cầu, chỉ cần một vài con số là đủ. Đồng thời, có sự khác biệt giữa người lãnh đạo và nhân viên (như thể hiện trong hình bên dưới).

Do đó, trước khi đưa ra báo cáo, điều rất quan trọng là phải hiểu rõ đối tượng nghe. Nhìn chung, chúng tôi sẽ hỏi:

• Báo cáo mất bao lâu?
• Những người nghe báo cáo đến từ những phòng ban nào?
• Người lãnh đạo có tới không? Cấp độ lãnh đạo nào?

Khi bạn hiểu được những điều này, bạn có thể phát triển các báo cáo có mục tiêu cụ thể hơn.

02 Phương pháp báo cáo phù hợp với tình hình

1. Đến phòng kinh doanh

Trước hết, cần phải làm rõ: bộ phận bán hàng quan tâm đến hiệu suất và các hoạt động chỉ là một phần nhỏ của hiệu suất.

Do đó, khi báo cáo cho phòng bán hàng, tiêu đề chính phải là "Báo cáo hiệu suất tháng 4" và trang đầu tiên phải nói về hiệu suất thực tế/dự kiến ​​trong tháng 4 (như hiển thị bên dưới).

Thứ hai, chú ý đến các chi tiết về hiệu suất và cung cấp cơ sở để các nhà lãnh đạo triển khai quân đội:

Cuối cùng, khi đối diện với cấp dưới, bạn có thể khẳng định những thành tựu của đường AB và khuyến khích họ tiếp tục hành động. Những người ở đường dây DE chắc hẳn có điều gì đó để phàn nàn, vì vậy bạn có thể sử dụng báo cáo như một cơ hội để cho họ liên lạc với AB để xem có vấn đề gì không. Điều này cũng sẽ để lại manh mối cho những phân tích sâu hơn sau này.

2. Đến phòng Marketing

Trước hết, cần phải làm rõ: bộ phận tiếp thị quan tâm đến các hoạt động và hiệu suất chỉ là kết quả của các hoạt động.

Do đó, khi báo cáo với phòng marketing, tiêu đề chính phải là "Báo cáo hoạt động tháng 4" và trang đầu tiên phải nói về sự khác biệt giữa việc có hoạt động và không có hoạt động. Lưu ý rằng điều này liên quan đến câu hỏi: hiệu suất sẽ như thế nào nếu không có hoạt động hoặc câu hỏi về tốc độ tăng trưởng tự nhiên.

Ở đây chúng tôi sử dụng mức tăng trong tháng 3 so với tháng 2 làm mức tăng trưởng tự nhiên và kết luận rằng các hoạt động trong tháng 4 không thúc đẩy nhiều sự tăng trưởng. Kết luận này rất có thể sẽ bị bộ phận tiếp thị phản bác! Bộ phận tiếp thị có thể sẽ nói: Nếu chúng ta không thực hiện bất kỳ hoạt động nào, tỷ lệ tăng trưởng tự nhiên sẽ là âm! Bạn không thể đánh giá như thế được! Có thể thấy rằng tốc độ tăng trưởng tự nhiên là một trong những vấn đề khó khăn nhất trong đánh giá hoạt động.

Cô giáo Trần cũng có chia sẻ đặc biệt về tốc độ tăng trưởng tự nhiên. Bài viết về tỷ lệ tăng trưởng tự nhiên: Câu hỏi cuối cùng trong phân tích dữ liệu: Làm thế nào để tính toán tỷ lệ tăng trưởng tự nhiên một cách hợp lý? Thứ hai, chú ý đến các chi tiết của sự kiện và cung cấp cơ sở để các nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định sau:

• Tháng này có tăng không?
• Bạn có làm điều đó vào tháng tới không?

Cuối cùng, nếu bạn đang đối diện với cấp dưới, trước tiên bạn có thể khẳng định những thành tựu của hoạt động để họ biết rằng bạn đứng về phía họ. Sau đó hãy tận dụng cơ hội này để thảo luận về các kế hoạch tiếp theo và tìm hiểu kế hoạch tiếp theo của họ, từ đó đưa ra manh mối để phân tích sâu hơn.

3. Đến chuỗi cung ứng

Trước hết, chuỗi cung ứng không quan tâm đến hiệu suất thực tế mà quan tâm đến tác động của hiệu suất đó lên hàng tồn kho/sản xuất, đặc biệt là khi đã có tình trạng tồn đọng nghiêm trọng vào tháng 2 và tháng 3. Mặc dù tình hình có vẻ cải thiện vào tháng 4, nhưng mối lo ngại lớn nhất của họ là liệu sự cải thiện này có thể giải quyết được tình trạng tồn kho hay gây ra tình trạng thiếu hụt mới. Vì vậy, cùng một dữ liệu hiệu suất có thể trông hoàn toàn khác khi hiển thị cho chuỗi cung ứng.

Nhìn chung, mặc dù có tăng vào tháng 4 nhưng không bù đắp được mức thiếu hụt của tháng 1 và tháng 2. Điều này có nghĩa là tình hình tồn kho có thể chưa được cải thiện và chuỗi cung ứng không nên quá lạc quan. Còn nếu muốn phân tích chính xác hơn thì dữ liệu này không có hiệu quả.

Nếu bạn muốn tiến hành phân tích chính xác, bạn cần có dữ liệu chu kỳ sản xuất/tiêu thụ hàng tồn kho chính xác và dữ liệu này phải được chia nhỏ thành tình trạng sản xuất/tồn kho nguyên liệu thô của từng danh mục trong ABCDE. Không có gì có thể làm được ở đây.

Nếu cần phân tích chuyên sâu, bạn có thể ghi lại các yêu cầu và thực hiện phân tích chuyên sâu sau.

03 Những vấn đề thường gặp ở người mới bắt đầu

Tình hình thực tế phức tạp hơn nhiều so với ví dụ này, nhưng thông qua ví dụ đơn giản này, chúng ta có thể thấy rằng ngay cả với cùng một dữ liệu, cách diễn giải và định dạng báo cáo dữ liệu có thể hoàn toàn khác nhau khi đối mặt với những người khác nhau.

Điều này đòi hỏi chúng ta phải có khả năng thích ứng với tình hình, hiểu rõ tình hình kinh doanh, sự phân công lao động và trách nhiệm giữa các phòng ban, cũng như có phán đoán riêng về các vấn đề kinh doanh. Đây chính xác là điều mà người mới đến thiếu nhất. Ngay cả người mới cũng cố tình bỏ qua nó.

Hầu hết người mới bắt đầu đều tìm một tập dữ liệu cố định và điền dữ liệu theo mẫu báo cáo và bảng dữ liệu mẫu.

Hơn nữa, mẫu này thường hướng dẫn người mới bắt đầu cách liệt kê nội dung theo các bước "bối cảnh phân tích - mục tiêu phân tích - nguồn dữ liệu - làm sạch dữ liệu - diễn giải chỉ số - quy trình mô hình hóa - kết luận phân tích - gợi ý phân tích". Có vẻ như toàn diện, nhưng thực tế lại dài dòng, nhàm chán và vô ích.

Ngay cả với ví dụ đơn giản này, chúng ta thấy rằng:

1. Trong một doanh nghiệp, không bao giờ có một bộ dữ liệu nào có thể phân tích rõ ràng mọi vấn đề. Các vấn đề thường được phát hiện bằng cách theo dõi một số dữ liệu, sau đó dữ liệu khác được sử dụng để xác minh sau khi thảo luận, điều này đòi hỏi phải liên kết nhiều bộ dữ liệu.

2. Trong một doanh nghiệp, không bao giờ có một phương pháp phân tích cố định và mọi vấn đề phải được giải quyết bằng cách xem xét kịch bản kinh doanh. Ngay cả khi kịch bản thay đổi một chút, cách tổ chức dữ liệu cũng sẽ khác.

3. Trong doanh nghiệp, chưa bao giờ có một mẫu báo cáo cố định. Ma quỷ sẵn sàng lắng nghe những lời nói suông mỗi ngày. Báo cáo dữ liệu chỉ có hiệu quả khi giải quyết được những vấn đề mà đối tượng quan tâm nhất.

Đây là những vấn đề không thể giải quyết bằng khuôn mẫu, tập dữ liệu hay mô hình nào cả. Một nhà phân tích dữ liệu xuất sắc sẽ nghĩ đến các vấn đề kinh doanh cụ thể, sau đó sử dụng dữ liệu để giải thích các vấn đề đó và khám phá dữ liệu mới từ các vấn đề đó.

Những công nhân trên dây chuyền lắp ráp là những người siết chặt các con ốc trên mẫu và mọi thao tác đều giống hệt nhau.

Những điều trên là lời cảnh báo cho tất cả mọi người.

Nhiều học sinh chắc chắn sẽ nói sau khi đưa ra ví dụ này: Lý tưởng quá, nhưng thực tế lại rất phức tạp.

Nhưng điều thú vị là chỉ bằng cách chia nhỏ các vấn đề phức tạp và cụ thể thành các mô-đun nhỏ thì chúng mới có thể được giải thích rõ ràng và chính xác bằng dữ liệu.