6 mẹo thực tế giúp tăng gấp đôi hiệu quả công việc sau kỳ nghỉ lễ (bộ sưu tập được đề xuất)

Làm thế nào để quay lại làm việc nhanh chóng và hiệu quả sau kỳ nghỉ lễ? Tác giả bài viết này giới thiệu 6 mẹo thực tế giúp bạn tăng gấp đôi hiệu quả công việc sau kỳ nghỉ lễ.

Kỳ nghỉ lễ Quốc tế Lao động đã kết thúc và mọi người phải quay lại công việc bận rộn của mình.

Nhiều người vẫn chưa phục hồi sau kỳ nghỉ lễ và không thể tìm được việc làm. Sự trì hoãn và cảm giác bất lực đã làm giảm nghiêm trọng hiệu quả công việc của họ.

Lúc này, bạn cần sử dụng một số kỹ năng để giúp bạn nhanh chóng trở lại trạng thái làm việc hiệu quả. Dưới đây là 6 mẹo mà bạn có thể muốn thử!

01 Phương pháp Toyota 5S

Khi bạn vừa trở lại làm việc, bạn có thể bắt đầu với môi trường văn phòng. Ví dụ, phương pháp 5s của Toyota có thể duy trì và cải thiện hiệu quả môi trường văn phòng, loại bỏ hoàn toàn lãng phí (lãng phí thời gian, không gian và sai sót), từ đó nâng cao hiệu quả công việc.

5S cụ thể đề cập đến năm điểm sau:

1. Seiri : Phân loại những đồ vật hữu ích và vô dụng, sau đó vứt bỏ những đồ vật vô dụng.
2. Seiton : Có khả năng lấy ra những vật dụng cần thiết với số lượng cần thiết vào thời điểm cần thiết.
3. Sạch sẽ (Seisou) : Vệ sinh kỹ lưỡng và đảm bảo các vật dụng hàng ngày luôn sạch sẽ.
4. Sạch sẽ (Seiketsu) : Duy trì sự sắp xếp, bố trí và vệ sinh nêu trên ở trạng thái tốt
5. Shitsuke : Khuyến khích mọi người tuân theo các quy tắc dọn dẹp, sắp xếp và vệ sinh.

02 Sử dụng hiệu quả Kỹ thuật Pomodoro

Tôi vừa đi nghỉ về, và tôi thậm chí không thể ngồi yên trong vòng 1-2 giờ, và tôi không thể duy trì sự tập trung. Lúc này, việc ép buộc bản thân sẽ phản tác dụng.

Lúc này, bạn có thể thử phương pháp "Pomodoro", đây là cách đơn giản và dễ dàng để duy trì sự tập trung.

Cái gọi là "Kỹ thuật Pomodoro" có nghĩa là sau mỗi 25 phút làm việc, bạn sẽ nghỉ ngơi 5 phút. Khi bạn hoàn thành "25+5", đó là Pomodoro. Sau khi hoàn thành 4 Pomodoro, bạn có thể nghỉ ngơi 30 phút.

Phương pháp này được chứng minh bằng các thí nghiệm và 25 phút là khoảng thời gian cân bằng nhất - nó đảm bảo sự tập trung cao độ đồng thời tối đa hóa hiệu quả đầu ra.

Khi liệt kê công việc, chúng ta có thể chia nhỏ mỗi nhiệm vụ thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn trong vòng 25 phút, sau đó hoàn thành từng nhiệm vụ một.

Tất nhiên, bạn có thể tải công cụ Pomodoro đặc biệt về máy tính để ghi lại các mục công việc và thực hiện chúng hiệu quả và thuận tiện hơn.

03. Tạo danh sách việc cần làm

Danh sách việc cần làm có nghĩa là gì?

Nó đề cập đến việc lập danh sách việc cần làm, có thể sắp xếp công việc lộn xộn và có thể sử dụng để đạt được nhiều kết quả hơn với ít nỗ lực hơn.

Bạn có thể liệt kê tất cả các công việc của mình vào buổi sáng ngày đầu tiên đi làm hoặc ngày hôm trước, thường theo ba bước:

1. Lập danh sách: Liệt kê các nhiệm vụ cần làm, viết từng mục vào danh sách và đánh dấu thời gian hoàn thành ước tính sau mỗi mục. Nếu không thể hoàn thành công việc trong ngày, hãy cập nhật kịp thời vào danh sách việc cần làm ngày mai.
2. Phân loại công việc: Sau khi lập danh sách, hãy sắp xếp các công việc theo mức độ quan trọng, ưu tiên rõ ràng và sau đó phân bổ thời gian hợp lý.
3. Danh sách kiểm tra thực hiện: Sau khi lập danh sách kiểm tra, hãy suy nghĩ và phân công từng nhiệm vụ. Sẽ mất bao lâu để hoàn thành? Bạn có cần sự giúp đỡ của đồng nghiệp không? Những phương pháp và quy trình nào được sử dụng? Sau đó hành động để hoàn thành nó.

04 Phương pháp giao tiếp kim tự tháp

Trong quá trình làm việc thực tế, việc giao tiếp giữa các đồng nghiệp chiếm phần lớn thời gian.

Cho dù bạn là người quản lý cấp dưới hay báo cáo với lãnh đạo, nếu không có logic giao tiếp rõ ràng, bạn không chỉ lãng phí thời gian của mình mà còn lãng phí thời gian của cả bên kia.

Vì vậy, chúng ta có thể áp dụng một số kỹ năng giao tiếp trong giao tiếp, chẳng hạn như phương pháp giao tiếp kim tự tháp, đây là một kỹ năng và phương pháp giao tiếp rất hiệu quả.

Phương pháp này yêu cầu thông tin phải được tổ chức theo cấu trúc hình kim tự tháp để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của việc truyền đạt thông tin.

Cụ thể, nội dung giao tiếp có thể được tóm tắt thành một luận điểm trung tâm, được hỗ trợ bởi một số luận điểm phụ (thường là 3-5) và các luận điểm phụ này lại được hỗ trợ bởi một số luận điểm khác, mở rộng theo từng lớp, có hình dạng giống như một kim tự tháp.

05. Đặt thời hạn

Cái gọi là "Thời hạn" chính là thời hạn cuối cùng. Trong tâm lý học có một hiệu ứng gọi là "hiệu ứng tối hậu thư".

Đặc biệt là sau một kỳ nghỉ dài, nhiều người có xu hướng trì hoãn công việc và sẽ khó đạt được trạng thái làm việc hiệu quả hơn khi họ trì hoãn.

Mỗi nhiệm vụ đều có "thời hạn chót", nhưng ở đây thì khác. Cần lưu ý rằng nhiệm vụ quan trọng nhất nên được thực hiện cuối cùng. Có chút bất ngờ.

Nguyên tắc là: nhiệm vụ càng quan trọng thì tính cấp bách càng cao, thời gian khởi động càng ít và hiệu quả càng cao. Khi bạn đã hoàn thành những việc quan trọng, tính cấp bách của những nhiệm vụ quan trọng đó sẽ thúc đẩy bạn giảm thời gian bắt đầu của những nhiệm vụ trước đó.

Tất nhiên, chỉ đặt ra thời hạn thôi là chưa đủ; quá trình này phải được quản lý và kiểm soát. Vì vậy, chúng ta cũng phải học cách phân chia công việc mục tiêu một cách hợp lý, mỗi nhiệm vụ nhỏ đều có thời hạn, để đảm bảo thời hạn chung mà vẫn đảm bảo chất lượng.

06. Tận dụng tốt “tiếng ồn trắng”

Khi làm một công việc quan trọng, chúng ta luôn muốn tìm một nơi riêng biệt, yên tĩnh để đảm bảo không bị làm phiền. Mục đích là để bản thân có thể tập trung, nhưng phải làm gì nếu các điều kiện không được đáp ứng?

Lúc này, bạn có thể sử dụng "tiếng ồn trắng" để giúp mình tập trung. Không ai thích tai nghe.

Tiếng ồn trắng là gì? Điều này có nghĩa là công suất của các thành phần tần số trong âm thanh là đồng đều trong toàn bộ dải âm thanh có thể nghe được (0-20KHZ). Ví dụ, tiếng lửa trại cháy, tiếng gió rít, tiếng nước chảy, tiếng sóng, tiếng mưa, v.v. Tiếng ồn trắng là một gợi ý tự nhiên của thiên nhiên, có thể làm giảm chứng mất ngủ và căng thẳng về tinh thần.

Thông thường trong công ty, việc mọi người đến rồi đi, một số người nói chuyện, một số người đi lại, ghế xê dịch và điện thoại reo là điều không thể tránh khỏi. Những tiếng ồn này có thể dễ dàng làm mất tập trung của mọi người.

Sử dụng tiếng ồn trắng có thể che lấp tiếng ồn từ môi trường bên ngoài. Tiếng ồn trắng không chứa bất kỳ thông tin nào và không gây gánh nặng cho não. Nó có thể giúp chúng ta tách biệt bản thân khỏi môi trường xung quanh và cải thiện khả năng tập trung.

07 Kết luận

"Thời gian là cuộc sống, hiệu quả bằng tiền bạc."

Nghĩ đến hiệu suất làm việc trong nửa đầu năm và tiền thưởng cuối năm, nào! Tôi hy vọng 6 phương pháp nêu trên có thể giúp bạn nhanh chóng trở lại trạng thái bình thường.

Tác giả: Yan Tao

Nguồn: Tài khoản công khai WeChat "Yan Tao Sanshou (ID: yantao-219)"