Quét bằng điện thoại của bạn để dễ dàng tạo phiên bản điện tử (nhanh chóng chuyển đổi tài liệu giấy thành phiên bản điện tử để dễ quản lý và chia sẻ)

Trong thời đại kỹ thuật số, tài liệu giấy đang dần được thay thế bằng phiên bản điện tử. Bây giờ, chúng ta thậm chí có thể sử dụng chức năng quét trên điện thoại di động để nhanh chóng chuyển đổi tài liệu giấy thành phiên bản điện tử để quản lý và chia sẻ thuận tiện. Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết cho bạn các bước và kỹ thuật để quét bằng điện thoại di động và chuyển đổi thành phiên bản điện tử chỉ trong vài giây.

1. Chuẩn bị một chiếc điện thoại di động có hỗ trợ chức năng quét

Chuẩn bị một chiếc điện thoại di động có chức năng quét, chẳng hạn như iPhone hoặc điện thoại Android.

2. Mở ứng dụng camera của điện thoại

Mở ứng dụng camera trên điện thoại và đảm bảo camera đang hoạt động bình thường.

3. Đặt tài liệu giấy trên một nền phẳng

Đặt tài liệu giấy cần quét trên nền phẳng, không có bóng hoặc phản chiếu rõ ràng.

4. Ngắm vào tài liệu và chạm vào nút chụp ảnh

Hướng camera điện thoại vào tài liệu giấy, điều chỉnh tiêu cự và góc chụp, sau đó chạm vào nút chụp ảnh để chụp ảnh.

5. Lặp lại bước 4 cho đến khi quá trình quét hoàn tất

Tùy thuộc vào số trang và kích thước của tài liệu, hãy lặp lại bước 4 cho đến khi quét xong tất cả các trang.

6. Xem lại kết quả quét và thực hiện các chỉnh sửa cần thiết

Hãy xem bản quét và nếu có phần nào bị mờ, lệch hoặc không đầy đủ, bạn có thể sử dụng công cụ chỉnh sửa trên điện thoại để điều chỉnh lại.

7. Lưu phiên bản điện tử của tệp vào điện thoại hoặc bộ nhớ đám mây của bạn

Lưu phiên bản điện tử đã chỉnh sửa của tệp vào album ảnh trên điện thoại hoặc chọn lưu vào dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive hoặc Dropbox.

8. Thêm thông tin hoặc thẻ có liên quan vào tài liệu điện tử

Để thuận tiện cho việc quản lý và tìm kiếm, bạn có thể thêm thông tin hoặc thẻ có liên quan vào các tệp điện tử, chẳng hạn như tên tệp, ngày, từ khóa, v.v.

9. Cân nhắc chuyển đổi tài liệu điện tử sang định dạng có thể chỉnh sửa

Nếu bạn cần chỉnh sửa thêm hoặc thực hiện nhận dạng văn bản trên tài liệu điện tử, bạn có thể cân nhắc sử dụng công nghệ OCR để chuyển đổi tài liệu đó sang định dạng có thể chỉnh sửa, chẳng hạn như tài liệu PDF hoặc Word.

10. Đồng bộ hóa các tập tin điện tử với các thiết bị khác

Nếu bạn có nhiều thiết bị, bạn có thể đồng bộ hóa các tập tin điện tử với các thiết bị khác để có thể xem và sử dụng chúng bất cứ lúc nào.

11. Thiết lập quyền và chia sẻ tệp điện tử với người khác

Khi cần, bạn có thể thiết lập quyền cho các tệp điện tử, chẳng hạn như chỉ đọc hoặc có thể chỉnh sửa, và chia sẻ chúng với người khác qua ứng dụng nhắn tin, email hoặc liên kết chia sẻ trên đám mây.

12. Cân nhắc sử dụng ứng dụng quét chuyên nghiệp để cải thiện kết quả

Nếu bạn thường xuyên cần quét tài liệu giấy, hãy cân nhắc sử dụng ứng dụng quét chuyên nghiệp, thường cung cấp nhiều tùy chọn chỉnh sửa và tối ưu hóa hơn.

13. Thiết lập kho lưu trữ điện tử để tìm kiếm nhanh

Để quản lý các tập tin điện tử tốt hơn, nên thiết lập kho lưu trữ điện tử để phân loại, sắp xếp và đặt tên cho các tập tin để có thể truy xuất nhanh chóng.

14. Sao lưu các tập tin điện tử thường xuyên để tránh mất mát

Các tệp điện tử cũng cần được sao lưu để tránh mất mát hoặc hư hỏng thiết bị. Nên sao lưu tệp thường xuyên vào thiết bị lưu trữ ngoài hoặc dịch vụ đám mây.

15. Tận hưởng việc quản lý và chia sẻ tài liệu điện tử thuận tiện

Bằng cách chuyển đổi tài liệu giấy thành phiên bản điện tử thông qua chức năng quét trên điện thoại di động, bạn sẽ có trải nghiệm quản lý và chia sẻ tài liệu thuận tiện, tiết kiệm thời gian và tài nguyên giấy.

Với sự trợ giúp của chức năng quét trên điện thoại di động, chúng ta có thể dễ dàng chuyển đổi tài liệu giấy thành phiên bản điện tử, quản lý và chia sẻ chúng một cách thuận tiện. Bằng cách thực hiện từng bước trên, bạn sẽ có thể tạo tài liệu điện tử một cách nhanh chóng, hiệu quả và tận hưởng sự tiện lợi mà số hóa mang lại. Đồng thời, cũng cần chú ý đến việc sao lưu và quản lý file để đảm bảo tính an toàn và tin cậy của file điện tử. Hãy cùng đón nhận thời đại số và để điện thoại di động trở thành trợ lý điện tử của bạn.