Quản trị dữ liệu: Cần quản lý và điều chỉnh những gì?

Trong thời đại số, dữ liệu đã trở thành tài sản cốt lõi của doanh nghiệp, nhưng việc quản lý và sử dụng dữ liệu đang phải đối mặt với nhiều thách thức. Bài viết này đi sâu khám phá nội dung cốt lõi của quản trị dữ liệu - "quản lý cái gì" và "quản lý cái gì", đồng thời phân tích toàn diện các liên kết chính của quản trị dữ liệu để bạn tham khảo.

Trong làn sóng số hóa, dữ liệu đã trở thành tài sản cốt lõi của các doanh nghiệp và tổ chức. Quản trị dữ liệu, như một phương tiện chính để khai thác giá trị của dữ liệu, đang ngày càng nhận được sự quan tâm.

Vậy, quản trị dữ liệu chính xác là gì?

1. Quản trị dữ liệu là gì?

Quản trị dữ liệu là hệ thống quản lý đảm bảo tính khả dụng, tính nhất quán, tính bảo mật và tính tuân thủ của dữ liệu thông qua các chiến lược, quy trình, vai trò, phân công lao động, công nghệ và công cụ trong suốt vòng đời của dữ liệu. Cốt lõi của nó là [quản lý vấn đề và duy trì trật tự], tức là giải quyết các vấn đề về dữ liệu (quản lý) và chuẩn hóa các quy trình quản lý dữ liệu (quản lý).

Quản trị dữ liệu liên quan đến toàn bộ vòng đời của dữ liệu, bao gồm tạo dữ liệu, thu thập, dọn dẹp, lưu trữ, xử lý, ứng dụng, chia sẻ và hủy dữ liệu.

Ví dụ: Dữ liệu khách hàng của một tổ chức tài chính nằm rải rác trên nhiều hệ thống kinh doanh, gây ra các vấn đề như dữ liệu không nhất quán và nhập trùng lặp. Điều này không chỉ dẫn đến dịch vụ khách hàng kém hiệu quả mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý rủi ro và tiếp thị chính xác.

Bằng cách triển khai quản trị dữ liệu, tổ chức đã thiết lập các tiêu chuẩn dữ liệu thống nhất và hệ thống quản lý dữ liệu chính, tích hợp dữ liệu phân tán và đạt được tính nhất quán và toàn vẹn của thông tin khách hàng. Điều này cải thiện đáng kể tốc độ phản hồi dịch vụ khách hàng và giúp quản lý rủi ro chính xác hơn. Nó cũng cung cấp sự hỗ trợ mạnh mẽ cho tiếp thị cá nhân hóa và nâng cao hiệu quả khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Các trường hợp trên bao gồm: nhập thông tin khách hàng, tổng hợp thông tin khách hàng từ nhiều hệ thống kinh doanh khác nhau, dọn dẹp thông tin khách hàng, lưu trữ thông tin khách hàng và cấp dữ liệu khách hàng làm dữ liệu chính cho nhiều hệ thống kinh doanh khác nhau, cho đến việc quản lý việc thêm, xóa, sửa đổi và kiểm tra dữ liệu chính của khách hàng, trong suốt toàn bộ vòng đời của dữ liệu khách hàng.

Quản trị dữ liệu không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn là vấn đề quản lý đòi hỏi sự quản lý toàn diện từ nhiều khía cạnh như tổ chức, hệ thống, quy trình và công nghệ. Việc quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản dữ liệu có thể đạt được thông qua một loạt các hoạt động như xây dựng chiến lược quản lý dữ liệu, thiết lập tiêu chuẩn dữ liệu, chuẩn hóa quy trình dữ liệu và đảm bảo an ninh dữ liệu.

2. Quản trị dữ liệu quản lý những gì?

Nội dung cốt lõi của quản trị dữ liệu [quản lý cái gì] bao gồm: quản lý các vấn đề về chất lượng dữ liệu, quản lý các vấn đề về bảo mật dữ liệu, quản lý các vấn đề về tuân thủ dữ liệu và quản lý các vấn đề về chia sẻ và lưu thông dữ liệu.

Các vấn đề về chất lượng dữ liệu

Đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, nhất quán và kịp thời của dữ liệu.

Chất lượng dữ liệu là một trong những mục tiêu cốt lõi của quản trị dữ liệu và nó liên quan đến việc liệu dữ liệu có thể phản ánh thực sự và đầy đủ các sự kiện khách quan hay không. Để cải thiện chất lượng dữ liệu, các công ty cần xây dựng các tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật dữ liệu nghiêm ngặt để làm rõ định nghĩa, định dạng, phạm vi giá trị, v.v. của dữ liệu. Đồng thời, sử dụng các biện pháp kỹ thuật khác như làm sạch dữ liệu, xác minh dữ liệu để xử lý sơ bộ dữ liệu, loại bỏ nhiễu và dữ liệu sai, điền các giá trị còn thiếu và đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của dữ liệu. Ngoài ra, cần thiết lập cơ chế giám sát và đánh giá chất lượng dữ liệu để thường xuyên kiểm tra, phân tích chất lượng dữ liệu nhằm kịp thời phát hiện và giải quyết vấn đề.

Ví dụ: Trong ngành thương mại điện tử, độ chính xác của dữ liệu tồn kho sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình xử lý đơn hàng và sự hài lòng của khách hàng. Nếu dữ liệu hàng tồn kho không chính xác, có thể dẫn đến tình trạng bán quá mức và làm mất lòng tin của khách hàng.

Các vấn đề bảo mật dữ liệu

Bảo vệ dữ liệu khỏi việc truy cập, sử dụng, tiết lộ, phá hủy hoặc thay đổi trái phép.

Bảo mật dữ liệu là sự đảm bảo quan trọng cho quản trị dữ liệu. Khi quá trình số hóa diễn ra nhanh hơn, bảo mật dữ liệu phải đối mặt với những thách thức ngày càng nghiêm trọng, chẳng hạn như tấn công của tin tặc, rò rỉ dữ liệu và phần mềm độc hại.

Để đảm bảo an toàn dữ liệu, doanh nghiệp cần thực hiện một loạt các biện pháp như mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập, xác thực danh tính, kiểm tra bảo mật, v.v. Mã hóa dữ liệu có thể chuyển đổi dữ liệu nhạy cảm thành văn bản mã hóa để ngăn dữ liệu bị đánh cắp trong quá trình truyền và lưu trữ; kiểm soát truy cập giới hạn quyền truy cập vào dữ liệu bằng cách thiết lập quyền của người dùng; xác thực danh tính đảm bảo rằng chỉ những người dùng hợp pháp mới có thể truy cập dữ liệu; và kiểm toán bảo mật ghi lại và phân tích các hoạt động dữ liệu để xác định kịp thời các rủi ro bảo mật tiềm ẩn.

Ví dụ: Năm 2017, công ty báo cáo tín dụng Equifax của Hoa Kỳ đã bị vi phạm dữ liệu và thông tin cá nhân của khoảng 147 triệu người tiêu dùng đã bị rò rỉ, bao gồm thông tin nhạy cảm như tên, số an sinh xã hội và ngày sinh. Sự cố này không chỉ gây ra tổn thất lớn cho người tiêu dùng mà còn khiến Equifax phải bồi thường số tiền lớn và tổn hại đến danh tiếng.

Các vấn đề tuân thủ dữ liệu

Đảm bảo việc xử lý dữ liệu tuân thủ luật pháp, quy định và tiêu chuẩn ngành có liên quan.

Tuân thủ dữ liệu là yêu cầu cơ bản của quản trị dữ liệu. Doanh nghiệp phải tuân thủ các luật, quy định và tiêu chuẩn ngành có liên quan trong quá trình xử lý dữ liệu. Các luật và quy định như "Luật An ninh Dữ liệu" và "Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân" đã đưa ra các quy định rõ ràng về việc thu thập, lưu trữ, sử dụng, truyền tải và chia sẻ dữ liệu, nhằm bảo vệ an ninh thông tin cá nhân và chủ quyền dữ liệu, đồng thời thúc đẩy việc sử dụng dữ liệu hợp pháp và có trật tự.

Ví dụ: Quy định bảo vệ dữ liệu chung (GDPR) của EU quản lý chặt chẽ cách các công ty xử lý dữ liệu cá nhân của công dân EU, yêu cầu các công ty phải có được sự đồng ý rõ ràng khi thu thập dữ liệu cá nhân, mã hóa dữ liệu để bảo vệ và báo cáo rò rỉ dữ liệu kịp thời. Nếu một công ty vi phạm quy định GDPR, công ty đó sẽ phải chịu khoản tiền phạt nặng.

Do đó, các công ty nên thiết lập hệ thống quản lý tuân thủ dữ liệu hợp lý, tăng cường nghiên cứu luật pháp và quy định, đảm bảo hoạt động xử lý dữ liệu tuân thủ các yêu cầu pháp lý. Đồng thời, các cuộc kiểm toán tuân thủ được tiến hành thường xuyên để phát hiện và khắc phục kịp thời các hành vi không tuân thủ.

Các vấn đề về lưu thông và chia sẻ dữ liệu

Phá vỡ các rào cản dữ liệu và thúc đẩy việc sử dụng dữ liệu hiệu quả trong và ngoài tổ chức theo nguyên tắc tuân thủ.

Việc lưu thông và chia sẻ dữ liệu sẽ mang lại nhiều giá trị hơn và là điều kiện tiên quyết cho việc khai thác dữ liệu. Với quá trình số hóa, doanh nghiệp phải xây dựng nhiều hệ thống như ERP, CRM, MES, APS, v.v. theo từng đợt. Cần tránh sự tách biệt giữa các hệ thống và đảm bảo các hệ thống có thể được kết nối và dữ liệu có thể được chia sẻ từ nhiều chiều như công nghệ, nhà cung cấp, dữ liệu và doanh nghiệp. Thứ hai là sử dụng dữ liệu hiệu quả, phân tích xu hướng, mô hình và bất thường thông qua dữ liệu lịch sử, phân tích hành vi của người dùng thông qua nhật ký, xây dựng chân dung người dùng, hỗ trợ ra quyết định của công ty và cung cấp dữ liệu cơ bản cho hoạt động cá nhân hóa của người dùng.

Ví dụ, Học viện Đôn Hoàng đã thu thập dữ liệu số về các di chỉ và hang động lớn, hình thành nên một lượng lớn kho lưu trữ số và kết quả số, sau đó tiếp tục xử lý và chế biến chúng để hình thành hơn 6.500 tài liệu dữ liệu độ nét cao đã được tổng hợp lên nền tảng. Đổi mới mô hình chia sẻ và đồng sáng tạo nguồn dữ liệu di tích văn hóa, phân chia tài liệu thành mục đích phúc lợi công cộng và mục đích thương mại, khuyến khích sáng tạo thứ cấp và tự động chia sẻ lợi nhuận thông qua hệ thống chia sẻ lợi nhuận của nền tảng. Kể từ khi ra mắt vào tháng 12 năm 2022, trang web đã nhận được hơn 4,2 triệu lượt truy cập, hơn 16.000 đơn đặt hàng và hơn 22.000 lượt tải xuống tài liệu.

Quản trị dữ liệu [cần quản lý cái gì]: Giải quyết các vấn đề về dữ liệu bằng cách tập trung vào các vấn đề và rủi ro của chính dữ liệu.

3. Quản trị dữ liệu là gì?

Nội dung cốt lõi của quản trị dữ liệu bao gồm: thực hiện trách nhiệm và vai trò; làm rõ các quy trình và công cụ; thiết lập các tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật; và cải tiến và hoàn thiện liên tục.

Triển khai trách nhiệm và vai trò: Làm rõ việc phân bổ trách nhiệm và định nghĩa vai trò cho quản trị dữ liệu để đảm bảo rằng mỗi người tham gia đều hiểu rõ về vai trò và trách nhiệm của mình. Trước tiên, có thể thành lập một phòng quản lý dữ liệu chuyên biệt để chịu trách nhiệm điều phối công tác quản lý dữ liệu và đảm bảo tính chuyên nghiệp và hệ thống của công tác quản lý dữ liệu. Sau đó làm rõ trách nhiệm của từng phòng ban trong quản lý dữ liệu, chẳng hạn như phòng kinh doanh chịu trách nhiệm cung cấp và sử dụng dữ liệu, phòng CNTT chịu trách nhiệm hỗ trợ kỹ thuật và quản lý lưu trữ dữ liệu, phòng quản lý dữ liệu chịu trách nhiệm xây dựng tiêu chuẩn dữ liệu và giám sát chất lượng dữ liệu.

Làm rõ quy trình và công cụ: Thiết lập quy trình xử lý dữ liệu chuẩn hóa và sử dụng các công cụ phù hợp để đảm bảo thực hiện hiệu quả các hoạt động quản trị dữ liệu. Để chuẩn hóa quy trình quản lý dữ liệu, cần phải bao gồm các quy trình thu thập, lưu trữ, sử dụng, chia sẻ và hủy dữ liệu. Đảm bảo dữ liệu thu thập được đầy đủ, chính xác và kịp thời bằng cách làm rõ các kênh, phương pháp và tần suất thu thập dữ liệu; đảm bảo tính bảo mật và khả năng phục hồi dữ liệu bằng cách xác định phương pháp lưu trữ dữ liệu, vị trí và chiến lược sao lưu; đảm bảo việc sử dụng dữ liệu tuân thủ các quy định và yêu cầu bảo mật bằng cách thiết lập các quy trình ứng dụng, phê duyệt và sử dụng dữ liệu; chuẩn hóa việc chia sẻ dữ liệu trong và ngoài tổ chức bằng cách xây dựng các điều kiện, phạm vi và phương pháp chia sẻ dữ liệu; đảm bảo dữ liệu không còn cần thiết sẽ được tiêu hủy an toàn bằng cách chỉ định thời gian, phương pháp và người chịu trách nhiệm tiêu hủy dữ liệu.

Thiết lập các tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật: Phát triển các tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật dữ liệu thống nhất để đảm bảo tính nhất quán và khả năng so sánh của dữ liệu. Bằng cách thống nhất định dạng dữ liệu, quy tắc mã hóa, từ điển dữ liệu, v.v., đảm bảo tính nhất quán và khả năng tương thích của dữ liệu giữa các hệ thống và phòng ban khác nhau; bằng cách xây dựng các quy tắc đặt tên dữ liệu rõ ràng và thống nhất, tên dữ liệu có thể phản ánh chính xác ý nghĩa và mục đích của nó, tránh khó khăn trong việc hiểu và sử dụng do việc đặt tên dữ liệu gây nhầm lẫn; bằng cách thiết lập các chỉ số và phương pháp đánh giá chất lượng dữ liệu dựa trên các chiều như độ chính xác, tính đầy đủ, tính nhất quán và tính kịp thời, đánh giá thường xuyên chất lượng dữ liệu.

Cải tiến và hoàn thiện liên tục: theo dõi liên tục, lặp lại liên tục và cải tiến liên tục để đảm bảo dữ liệu có tính thời gian thực và hiệu quả. Thông qua các công cụ và kỹ thuật giám sát chất lượng dữ liệu, chất lượng dữ liệu có thể được giám sát theo thời gian thực để xác định và giải quyết kịp thời các vấn đề về chất lượng dữ liệu. Bằng cách đánh giá thường xuyên kết quả hoạt động của hệ thống và quy trình quản lý dữ liệu, có thể thu thập dữ liệu và phản hồi có liên quan để xác định các vấn đề và thiếu sót hiện có. Dựa trên kết quả đánh giá, có thể xây dựng các biện pháp và kế hoạch cải tiến để liên tục tối ưu hóa hệ thống và quy trình quản lý dữ liệu, đồng thời nâng cao mức độ và hiệu quả quản lý dữ liệu.

Quản trị dữ liệu [Cần quản lý gì]: Bằng cách thiết lập các hệ thống và quy trình quản lý chuẩn hóa, hợp lý hóa việc sử dụng và quản lý dữ liệu và chuẩn hóa các quy trình quản lý dữ liệu.

Tóm lại

Quản trị dữ liệu là một tập hợp các cơ chế, quy trình và chính sách nhằm đảm bảo dữ liệu được quản lý đúng cách trong suốt vòng đời của nó để hỗ trợ mạnh mẽ cho việc ra quyết định của một doanh nghiệp hoặc tổ chức.

• Chữa bệnh: Giải quyết các vấn đề của dữ liệu (chất lượng, bảo mật, tuân thủ, silo, lãng phí), về cơ bản là chữa khỏi bệnh;
• Lý do: Việc thiết lập thứ tự quản lý dữ liệu (quyền và trách nhiệm, tiêu chuẩn, quy trình, công cụ và đánh giá) về cơ bản là [luật].

Mục tiêu cuối cùng: chuyển đổi dữ liệu từ gánh nặng chi phí thành tài sản chiến lược đáng tin cậy để hỗ trợ ra quyết định kinh doanh và đổi mới.