Phương pháp phân tích dữ liệu của chuyên gia 4: phân tích chuẩn

"Phân tích dữ liệu là chìa khóa thành công và phân tích chuẩn là con đường dẫn đến thành công." Trong hành trình kinh doanh dựa trên dữ liệu, phân tích chuẩn giống như một chìa khóa quan trọng. Trông có vẻ đơn giản nhưng thực ra lại chứa nhiều điểm chính. Làm thế nào để áp dụng đúng phương pháp này để khám phá ra các chuẩn mực thành công và sao chép hiệu quả các trải nghiệm của họ? Hãy đào sâu hơn và mở ra cánh cửa tới phân tích dữ liệu chính xác.

Nhiều sinh viên bối rối: "Chúng ta luôn nói về kinh doanh dựa trên dữ liệu, nhưng làm thế nào để đạt được điều đó?" Để đạt được mục tiêu lấy dữ liệu làm trọng tâm, công ty cần có môi trường làm việc tôn trọng dữ liệu và chuẩn hóa quản lý, đồng thời cần có hướng dẫn về phương pháp phân tích dữ liệu tương ứng. Chỉ dựa vào việc hét lên "năm này qua năm khác, tháng này qua tháng khác, cao hơn, thấp hơn" mỗi ngày sẽ không thúc đẩy kinh doanh.

Trong đó, phân tích chuẩn là phương pháp cơ bản nhất, đồng thời cũng là phương pháp điển hình, dễ hiểu nhưng dễ sai khi sử dụng. Hôm nay tôi sẽ chia sẻ nó với các bạn một cách có hệ thống.

Ý tưởng cơ bản

H: Làm sao chúng ta có thể cải thiện hoạt động kinh doanh của mình? Mọi người sẽ tự nhiên nghĩ: "Tôi sẽ học từ bất cứ ai có thể làm được!" Phân tích chuẩn là ứng dụng của ý tưởng này. Tìm một chuẩn mực thành công có thể sao chép được từ nhiều doanh nghiệp và sau đó sao chép trực tiếp các hoạt động của họ. Phương pháp này nghe có vẻ đơn giản nhưng lại rất hữu ích trong các ứng dụng dựa trên dữ liệu!

Hãy lấy một ví dụ đơn giản: nếu một nhà phân tích dữ liệu nói chuyện với bộ phận bán hàng về cách đạt được kết quả bán hàng, anh ta sẽ chỉ bị cười nhạo, "Bạn đã bao giờ bán được một đơn hàng nào chưa? Sao bạn dám dạy tôi!" Nhưng nếu một nhà phân tích dữ liệu tóm tắt công thức bí mật của các bậc thầy bán hàng và chia sẻ chúng, những nhân viên bán hàng khác sẽ phải ngoái cổ lắng nghe vì sợ bỏ lỡ điều gì đó. Đây là lợi thế trực quan của việc đánh giá chuẩn.

Ưu điểm lớn nhất của phân tích chuẩn là phá vỡ rào cản "các nhà phân tích dữ liệu chưa từng làm việc trong doanh nghiệp", sử dụng các trường hợp kinh doanh để thuyết phục doanh nghiệp, tận dụng sức mạnh của người khác và do đó hiện thực hóa dữ liệu tốt hơn.

Hoạt động cụ thể được chia thành 5 bước.

Bước 1: Thiết lập các chỉ số chuẩn

Thiết lập chỉ số là bước đầu tiên trong quá trình đánh giá chuẩn. Nhìn chung, chỉ số hiệu suất có thể được cải thiện sau khi những người khác được kỳ vọng sao chép chuẩn mực sẽ được sử dụng làm chỉ số chuẩn mực.

Ví dụ:

Khi đánh giá đội ngũ bán hàng, chúng ta chủ yếu xem xét số lượng bán hàng và tỷ lệ thanh toán thu được.

Khi đánh giá hoạt động của người dùng, chúng tôi chủ yếu xem xét tỷ lệ hoạt động và tỷ lệ chuyển đổi.

Khi đánh giá mức tăng trưởng người dùng, chúng tôi chủ yếu xem xét số lượng và chất lượng người dùng mới.

Cái gọi là chuẩn mực thành công là ám chỉ điều gì đó rất thành công xét về các chỉ số cụ thể và có thể được dùng làm chuẩn mực. Nếu bạn muốn cải thiện hiệu suất của đội ngũ bán hàng, hãy chỉ tập trung vào doanh số bán hàng và tỷ lệ thu tiền, các chỉ số khác có thể xem xét sau. Điều này đưa chúng ta đến điểm đầu tiên cần lưu ý.

Lưu ý 1: Thành công ở một chỉ số cụ thể không có nghĩa là thành công ở các chỉ số khác, cũng không có nghĩa là hoàn hảo. Một nhân viên bán hàng có hiệu suất làm việc tốt có thể có lượng khách hàng ít, và một hoạt động có nhiều lợi ích có thể đòi hỏi nhiều nhân lực. Nếu bạn yêu cầu sự hoàn hảo, bạn sẽ không thể chọn được chuẩn mực nào cả, hoặc chuẩn mực bạn chọn sẽ quá đặc biệt để có thể sao chép.

Bước 2: Phân tầng chỉ số chuẩn

Bằng cách sử dụng các chỉ số chuẩn, các đối tượng mục tiêu tham gia sàng lọc có thể được phân tầng và phân biệt thành cao, trung bình và thấp. Phương pháp đơn giản nhất là phương pháp thập phân. Nghĩa là các đối tượng mục tiêu được sắp xếp theo các chỉ số chuẩn mực, cứ 10% được chia thành 1 nhóm, tổng cộng là 10 nhóm. Sau đó, sự khác biệt giữa các nhóm được quan sát để quyết định nhóm nào sẽ được sử dụng làm chuẩn mực (như thể hiện trong hình bên dưới).

Lưu ý 2: Điểm chuẩn không nhất thiết phải là điểm chuẩn tốt nhất! Rất có thể điều tốt nhất là điều có đúng thời điểm, địa điểm và con người mà những điều khác không thể sao chép được. Việc theo đuổi điều tốt nhất một cách mù quáng có thể khiến người khác nản lòng không muốn học. Do đó, chuẩn mực nên được lựa chọn theo điều kiện địa phương.

Bước 3: Dọn dẹp các bất thường

Cái gọi là tình huống bất thường ám chỉ đến thực tế là các đối tượng phân phối ở cấp độ cao không phải là những đối tượng đạt được kết quả tốt nhất bằng chính nỗ lực của mình. Đây là bước dễ bị bỏ qua nhất khi phân tích dữ liệu.

Nó có khả năng hoạt động tốt vì:

1. May mắn: Thực ra thì bình thường thì không tốt lắm, nhưng cứ ngẫu nhiên là may mắn thôi.

2. Thời điểm thích hợp: Năm nay chính là thời điểm thích hợp để công ty thành công. Nếu thời gian trôi qua, công ty sẽ sụp đổ.

3. Mùa tốt: Đây là mùa cao điểm gần đây và sẽ qua sau thời gian này.

4. Nguồn lực tốt: Khoản đầu tư rất lớn và một khi khoản đầu tư dừng lại thì sẽ mất hết.

Ví dụ, hiệu suất của một nhóm bán hàng thường có những tình huống sau, vì vậy bạn phải cẩn thận khi đặt ra các tiêu chuẩn (như thể hiện trong hình bên dưới).

Lý do cần phải loại bỏ những tình huống bất thường là vì những tình huống này làm cho chuẩn mực không thuyết phục, do đó phải phân tích rõ ràng trước. Điều này rất quan trọng. Bởi vì nhiều phân tích chuẩn mực không phân tích những tình huống bất thường này mà chỉ theo dõi những người nổi tiếng gần đây, điều này tất nhiên không thúc đẩy kinh doanh. Đây là điểm thứ ba cần lưu ý.

Bước 4: Trích xuất các tính năng chuẩn

Ba bước trên đảm bảo rằng chúng ta đã tìm được một bậc thầy thực sự. Sau khi tìm được một bậc thầy thực sự, bạn có thể bắt đầu học bậc thầy đó. Có ba khía cạnh cần được cải thiện:

1: Đặc điểm cơ bản của bậc thầy - sự khác biệt về tính cách bẩm sinh không thể thay đổi trong thời gian ngắn.

Lấy nghề bán hàng làm ví dụ, ngoại hình, cách cư xử, kinh nghiệm làm việc, nguồn lực, mối quan hệ thân thiết với khách hàng… của một nhân viên bán hàng không thể sao chép được trong thời gian ngắn và có thể không bao giờ có thể bù đắp được - một số người sinh ra đã dễ mến, một số khác sinh ra đã đẹp trai và những điều này rất khó có thể sao chép được.

Nếu thấy rằng những đặc điểm cơ bản của các chuyên gia trong một lĩnh vực nào đó rất giống nhau thì điều đó có nghĩa là: chỉ những người như vậy mới có thể thành công trong lĩnh vực đó! Sau đó, ý tưởng sao chép tiếp theo sẽ thay đổi: thay vì sao chép hành vi, hãy sao chép con người và tìm một người có cùng đặc điểm cơ bản với chủ nhân!

2. Đặc điểm hành vi của chuyên gia – những hành động có thể học được, bắt chước và sao chép.

Hãy lấy doanh số bán hàng làm ví dụ:

Thăm khách hàng vào buổi sáng hoặc thăm khách hàng vào buổi chiều

Khi đến thăm khách hàng, chúng ta nên nói về sản phẩm trước hay về cảm xúc trước?

Hãy dùng thử sản phẩm trước hoặc giảm giá trước

…

Những hành động, lời nói và hành vi này có thể được sao chép. Cần phải được trích xuất riêng biệt. Nếu loại hành vi này thực sự tồn tại, bạn có thể sao chép ngay cho người khác để cải thiện hiệu suất.

3: Đặc điểm của mục tiêu của chuyên gia - liệu các chuyên gia có thể tiêu diệt trong mọi lĩnh vực hay chỉ nhắm vào những mục tiêu cụ thể?

Lấy bán hàng làm ví dụ, một số nhân viên bán hàng có thể giao dịch với mọi loại khách hàng, một số chỉ giỏi giao dịch với các ông chủ trong các ngành truyền thống, và một số khác giỏi giao dịch với những người trẻ trong ngành Internet.

Nếu thấy chuyên gia đó có khả năng giết người trong mọi lĩnh vực thì sao chép trực tiếp người đó/sao chép hành vi; nếu thấy rằng chuyên gia đó chỉ hữu ích trong một lĩnh vực cụ thể. Cần phải thiết lập nhiều chuẩn mực và mở rộng phạm vi chuẩn mực có sẵn càng nhiều càng tốt.

Đây là điểm thứ tư cần lưu ý và cũng là điểm quan trọng để tránh việc phân tích chuẩn mực trở thành chuyện không đâu vào đâu. Nhiều người thích noi gương những người thành công và trở thành người luôn đồng tình với họ. Suy cho cùng, chỉ cần họ thành công thì hơi xì hơi của họ sẽ có mùi thơm. Cách tiếp cận không nắm bắt được những điểm chính này chỉ khiến mọi người trở nên mê tín về cái gọi là "mặt trời lúc bốn giờ sáng" và "chỉ ngủ bốn tiếng vào ban đêm", và bỏ qua những điểm chính thực sự.

Bước 5: Kiểm tra hiệu ứng sao chép

Sau bốn bước đầu tiên, một giải pháp khả thi đã được đưa ra cho doanh nghiệp:

Hoặc sao chép mọi người và mở rộng tỷ lệ các nhóm chất lượng cao

Hoặc sao chép hành động và tăng số lượng hành động chất lượng cao

Cuối cùng, dù là lừa hay ngựa, hãy dắt nó đi dạo. Nếu bản sao thành công thì có nghĩa là nó thực sự hiệu quả. Nếu bạn không thể sao chép được, hãy xem cách trích xuất các yếu tố thành công thực sự trong kinh doanh. Điều quan trọng cần lưu ý là rất có thể nhóm kinh doanh không thể sao chép được là do thực hiện kém, chứ không phải do phân tích dữ liệu không đầy đủ. Do đó, việc theo dõi dữ liệu quá trình thực hiện cũng phải được thực hiện tốt.

Ví dụ:

Cloner: Tiến độ tuyển dụng như thế nào, chất lượng tuyển dụng có đáp ứng được yêu cầu mong đợi không và công việc có được thực hiện theo đúng tiến độ sau khi vào công ty không.

Sao chép hành động: đào tạo kinh doanh có được thực hiện hay không, có đủ tỷ lệ người tham dự bài giảng hay không và công việc tiếp theo có được thực hiện theo yêu cầu hay không.

Đây là bước cuối cùng của phân tích chuẩn. Chỉ sau khi hoàn tất bước này, chúng ta mới có thể kết luận: chuẩn mực có hiệu quả/chuẩn mực không hợp lệ và cần áp dụng các phương pháp khác.

bản tóm tắt

Nguyên nhân khiến phân tích chuẩn mực “nghe thì dễ hiểu, làm thì sai” chủ yếu là do: công tác phân tích dữ liệu không được thực hiện cẩn thận và năm điểm trên không được chú ý.

1. Một số nhà phân tích thậm chí không định nghĩa “thành công” là gì, nhưng lại bắt đầu nói về kinh nghiệm

2. Một số nhà phân tích nói về “tám kinh nghiệm” và “mười ưu điểm”, có vẻ bao quát nhưng thực chất đều là lời nói suông.

3. Một số nhà phân tích không giải quyết được những bất thường và thường bị coi là “trường hợp đặc biệt!”

4. Một số nhà phân tích không tinh chỉnh các tính năng và luôn nói "Chúng ta cần phải nâng cao hơn nữa!", nhưng lại bị chế giễu "Nếu bạn có thể làm được, hãy tiến hành đi! Mua một cái và cho tôi xem thử."

Đặc biệt là điểm 4 ở trên. Một số nhà phân tích khi thiết lập chuẩn mực chỉ hét lên: "Nếu bạn có thể có được 5 khách hàng mới mỗi ngày, bạn sẽ có hiệu suất!" Đây là điều vô lý điển hình. Nhân viên bán hàng không muốn làm điều đó sao? Những phương pháp nào cần sử dụng, những điều cần nói và những đối tượng khách hàng nào cần phục vụ là những trải nghiệm thực sự cần được nhân rộng.

Khó khăn thực sự của phân tích chuẩn nằm ở bước thứ tư. Rất có thể người chiến thắng sẽ giỏi ở hầu hết mọi khía cạnh. Phân tích vào thời điểm này dễ dẫn đến vấn đề “đảo ngược nguyên nhân và kết quả”, tức là có phải vì anh ta làm hành vi này nên anh ta thực hiện tốt, hay vì anh ta tốt nên anh ta mới làm hành vi này? Đây là một câu hỏi rất sâu sắc và cần được thảo luận riêng.