Đừng có ngốc thế! Những phương pháp này có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian [Dữ liệu hàng ngày]

Tại sao một số nhà phân tích dữ liệu lại gặp khó khăn khi phân tích dữ liệu khi thực hiện báo cáo hàng ngày? Bài viết này giúp bạn cải thiện những ý tưởng cơ bản và cung cấp các phương pháp và gợi ý cho các nhà phân tích dữ liệu.

Báo cáo hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng là những gì các nhà phân tích dữ liệu làm thường xuyên nhất, nhưng chúng cũng là những gì họ ghét nhất. Mỗi lần cập nhật, tôi đều làm theo mẫu, rất nhàm chán. Các nhà lãnh đạo thường không để ý đến điều này, và khi họ để ý, họ thường phàn nàn: “Chẳng có gì để khám phá cả!” Trong ba anh chàng này, điều khó khăn nhất là báo cáo dữ liệu hàng ngày. Nó xuất hiện thường xuyên nhất, tốn nhiều công sức nhất và ít hữu ích nhất. Về cơ bản, dữ liệu hàng ngày thay đổi rất ít. Nếu có những thay đổi thực sự lớn, thì chín trên mười lần dữ liệu sẽ sai hoặc doanh nghiệp có chương trình khuyến mãi lớn. Không có gì để phân tích cả. Vậy làm thế nào chúng ta có thể khiến báo hàng ngày trở nên tiên tiến và hiệu quả hơn? Hôm nay, hãy để tôi giải thích hệ thống

1. Những ý tưởng cơ bản để cải thiện chất lượng báo cáo hàng ngày

Về cơ bản, tờ báo hàng ngày rất nhàm chán vì không có nhiều thay đổi từ ngày này qua ngày khác.

Ví dụ, nếu có 20 học sinh trong một lớp và người giám sát điểm danh hàng ngày thì "Hôm nay có 19 người đến lớp và 1 người vắng mặt".

"Hôm nay có 18 người đến lớp, 2 người vắng mặt"

"Hôm nay có 20 người đến lớp và 0 người vắng mặt"

Sau khi nghe một thời gian dài, tôi chắc chắn không còn cảm thấy gì nữa (như hình bên dưới):

Cùng một dữ liệu, nhưng được báo cáo theo cách khác nhau, sẽ mang lại cho bạn cảm giác tốt hơn (như thể hiện bên dưới):

Bởi vì nếu bạn chỉ nhìn vào tình hình chung, có vẻ bình thường và không có gì ngạc nhiên khi chỉ có một hoặc hai học sinh nghỉ học.

Nhưng:

1. Khi một học sinh giỏi đột nhiên nghỉ học, có thể em ấy có vấn đề gì đó, vì vậy bạn nên chú ý đến em ấy.

2. Khi một học sinh yếu kém vắng mặt quá nhiều lần liên tiếp và ảnh hưởng đến công tác quản lý, em đó cần phải bị cảnh cáo.

3. Có sự cố bất ngờ xảy ra (trời mưa rất to) và mọi người đều nghỉ làm. Điều này có thể hiểu được.

4. Nếu không có chuyện gì xảy ra và mọi người đều vắng mặt thì có nghĩa là có vấn đề lớn về sự thiếu hiểu biết.

Một con số duy nhất không thể giải thích được vấn đề. Nếu chúng ta kết hợp nó với việc phân loại học sinh kém/giỏi, các sự kiện có ảnh hưởng như mưa/cuộc thi và các yêu cầu cơ bản của ban quản lý, chúng ta có thể phát hiện ra vấn đề. Đặc biệt khi những người không nên vắng mặt lại vắng mặt, vấn đề vượt ra ngoài phạm vi chăm sóc y tế này sẽ thu hút nhiều sự chú ý hơn.

Một con chó cắn người thì không phải là tin tức, nhưng một người cắn một con chó thì lại là tin tức. Nếu bạn muốn thông tin được đưa tin thu hút đủ sự chú ý, bạn phải vạch trần những vấn đề bất ngờ như vậy để mọi người không cảm thấy gì khi lắng nghe. Điều quan trọng ở đây là phải chỉ ra sự khác biệt giữa kỳ vọng và thực tế. Độ tương phản càng lớn thì càng gây được nhiều sự chú ý.

Do đó, việc chỉ xếp chồng dữ liệu không thể đạt được mục tiêu này. Bởi vì tất cả dữ liệu đều là sự trình bày về tình hình thực tế, chỉ có mức độ phân đoạn khác nhau. Nếu bạn muốn tạo sự tương phản, điều quan trọng là phải làm rõ giá trị mong đợi.

2. Ghi nhãn hiệu suất lịch sử

Giống như ví dụ về điểm danh ở trên:

• Trước đây tôi là học sinh giỏi nên tôi phải đến lớp.
• Tôi từng là một học sinh kém nên việc trốn học là bình thường

Đây là kỳ vọng dựa trên hiệu suất lịch sử.

Tương tự như vậy, trong hoạt động kinh doanh, các đối tượng mà báo cáo hàng ngày thường chú ý đến, chẳng hạn như cửa hàng, kênh quảng cáo, nhóm kinh doanh và nhóm người dùng, cũng có thể được gắn nhãn dựa trên hiệu suất lịch sử. Như thể hiện trong hình bên dưới, bạn có thể dán nhãn và phân loại năng lực bán hàng của nhóm kinh doanh dựa trên các nhãn trước đó.

Sau khi phân loại, việc tạo ra kỳ vọng rất dễ dàng: những người mạnh sẽ tự nhiên có kỳ vọng cao hơn, trong khi những người yếu sẽ chỉ có thể duy trì được vị thế của mình. Các vấn đề được xác định khi hiệu suất thực tế không đáp ứng được kỳ vọng.

3. Nhãn kỳ vọng chủ quan

Ví dụ:

• Tôi hy vọng học sinh A có thể là một học sinh giỏi nên em ấy phải đến lớp.
• Tôi nghĩ học sinh B thích gây rắc rối nên việc cậu ta có đến lớp hay không cũng không quan trọng.
• Điều này dựa trên kỳ vọng chủ quan.

Tương tự như vậy, trong hoạt động kinh doanh cũng có những kỳ vọng chủ quan. Những loại phổ biến bao gồm:

• Sản phẩm: mặt hàng hot, mặt hàng phổ biến, mặt hàng có lợi nhuận, mặt hàng phù hợp
• Người dùng: Người dùng mục tiêu, người dùng không phải mục tiêu
• Cửa hàng: Cửa hàng hạng A, B, C

Với những kỳ vọng này, có thể thực hiện so sánh giữa các cấp độ tương tự để xác định những điểm bất thường.

4. Sắp xếp các sự kiện và xem xét tác động của chúng

Khi các sự kiện bên trong và bên ngoài xảy ra, mọi người đều có những kỳ vọng, chẳng hạn như:

• Hành vi tích cực: Tôi đã giảm bớt bài tập về nhà, vì vậy hôm nay sẽ có nhiều người đến lớp hơn.
• Yếu tố theo mùa: Kỳ thi cuối kỳ đang đến gần, vì vậy sẽ có nhiều người đến lớp hơn vào hôm nay.
• Môi trường bên ngoài: Hôm nay dự báo có mưa lớn nên có thể sẽ có ít người đến lớp.

Tương tự như vậy, sẽ có nhiều sự kiện khác nhau trong phát triển kinh doanh.

• Hành vi tích cực (tích cực): khuyến mãi, sản phẩm mới và ra mắt quảng cáo
• Hành vi tích cực (tiêu cực): đóng cửa doanh nghiệp, loại bỏ sản phẩm khỏi kệ, lỗi hệ thống
• Các yếu tố theo mùa: ngày lễ, kỳ nghỉ hè và đông, cuối tuần
• Môi trường bên ngoài: thời tiết, dư luận và những động thái lớn của các đối thủ

Chỉ cần chúng ta có thể thu thập những sự kiện này, chúng ta có thể biết được kỳ vọng của mọi người và phát hiện ra vấn đề.

5. Tìm khoảng cách trong KPI

KPI là những kỳ vọng cơ bản, chẳng hạn như:

• Dù học sinh có tệ đến đâu thì cũng không thể nghỉ học một tuần. Anh ta sẽ bị nhà trường phạt!
• Cho dù thời tiết có xấu thì cũng không có học sinh nào có thể đến, nếu không tôi sẽ bị nhà trường phạt!

Tương tự như vậy, nhiều doanh nghiệp có giới hạn KPI rõ ràng, vì vậy khi đạt được mục tiêu KPI, kỳ vọng sẽ được tạo ra. Ví dụ, hiệu suất bán hàng phổ biến nhất. Biến động trong ngắn hạn là bình thường, nhưng nếu dự kiến ​​biến động sẽ tiếp tục và mục tiêu không đạt được vào cuối tháng thì đó sẽ là vấn đề lớn! Do đó, giá trị kỳ vọng có thể được tìm thấy bằng cách dự đoán xu hướng.

Phương pháp dự đoán có thể đơn giản hoặc phức tạp. Nói một cách đơn giản, bạn có thể trực tiếp sử dụng tỷ lệ thành tích tích lũy hiện tại làm tỷ lệ thành tích tích lũy cho cả tháng để tính toán khoảng cách. Đối với những trường hợp phức tạp, phương pháp dự báo chuỗi thời gian có thể được sử dụng để suy ra xu hướng. Tóm lại, chỉ cần có thể phơi bày vấn đề và thu hút sự chú ý vào đó là đủ.

Khi bạn có kỳ vọng kết hợp với điều kiện thực tế, bạn sẽ dễ dàng phát hiện ra sự khác biệt và thu hút sự chú ý của các nhà lãnh đạo.

6. Mẹo hiển thị kết quả

Bốn phương pháp trên có thể được chuẩn bị cùng nhau, nhưng không cần phải trình bày tất cả mọi thứ khi thuyết trình. Suy cho cùng, đây chỉ là báo cáo hàng ngày. Nếu bạn cung cấp quá nhiều thông tin mỗi ngày, mọi người sẽ lười đọc và những vấn đề quan trọng sẽ bị bỏ qua.

Mức độ ưu tiên hiển thị chung là:

Ưu tiên hàng đầu: các sự kiện quan trọng. Biến động ngắn hạn của các chỉ số thường do các sự kiện lớn gây ra, do đó, những chỉ số có tác động từ sự kiện sẽ được hiển thị trước.

Ưu tiên thứ hai: Khoảng cách KPI. Nếu có khoảng cách trong KPI tổng thể, khoảng cách đó sẽ được hiển thị đầu tiên; Thứ hai, chú ý đến tình hình khoảng cách KPI tiếp tục mở rộng và trở nên tồi tệ hơn

Ưu tiên thứ ba: vấn đề kỳ vọng chủ quan không được đáp ứng. Đặc biệt là các dự án/sản phẩm mà các nhà lãnh đạo đặt nhiều kỳ vọng vào/

Lựa chọn thứ tư: Hiệu suất trước đây không tốt như mong đợi. Điều này thường được sử dụng kết hợp với các sự kiện và KPI để cung cấp tài liệu tham khảo khi giải thích "lý do tại sao hiệu suất kém".

Để hệ thống này hoạt động tốt hơn, bạn có thể thu thập thông tin trước vào đầu tháng, liệt kê các sự kiện chính trong tháng và tóm tắt một số điểm trọng tâm về dữ liệu hàng ngày. Đồng thời, khi có trường hợp khẩn cấp xảy ra, trước tiên chúng tôi sẽ nhắc nhở mọi người: "Hôm nay có sự kiện gì đó xảy ra, dự kiến ​​sẽ ảnh hưởng đến xu hướng của chỉ báo" rồi theo dõi sự kiện đó. Điều này sẽ cho phép mọi người tập trung hoàn toàn vào thông tin hàng ngày và nâng cao trải nghiệm đọc báo hàng ngày.

VII. Phụ lục

Ý tưởng trên về việc xử lý báo cáo hàng ngày về cơ bản là để chuẩn bị trước câu trả lời cho câu hỏi rất khó hiểu: tại sao các chỉ số hàng ngày lại dao động? Bằng cách dán nhãn, phân loại các sự kiện và đặt ra các KPI, chúng ta có thể vạch trần hoàn toàn các vấn đề đằng sau những biến động và kích thích tư duy sâu sắc.

Lưu ý rằng cách tiếp cận này không hiệu quả với mọi nhà lãnh đạo! Cách tiếp cận này thực sự tập trung vào việc giải thích dữ liệu và phù hợp với những nhà lãnh đạo thực tế chú ý đến giá trị của dữ liệu.

Nhưng một số nhà lãnh đạo không thích suy nghĩ sâu sắc mà thích liệt kê nhiều dữ liệu và muốn có 5.000 hàng danh mục và 100 chỉ số trong báo cáo hàng ngày. Chỉ khi mọi chi tiết được sắp xếp ở đó, anh mới cảm thấy có thể kiểm soát được. Nếu bạn thực sự gặp phải tình huống này, hãy thu thập dữ liệu cho anh ta. Nếu người lãnh đạo yêu cầu 100 chỉ số, bạn có thể thêm 20 chỉ số nữa. Bằng cách này, bạn có thể trông rất tiên tiến.

Tác giả: Thầy giáo thực tế Chen

Nguồn: Thầy giáo thực tế Chen (ID: 773891)