Tóm tắt cuối năm: Bạn cần phải tinh ranh như một bậc thầy

Vào cuối mỗi năm, nhiều người tại nơi làm việc sẽ phải đối mặt với một chủ đề không thể tránh khỏi: tổng kết cuối năm. Nhưng làm sao để viết một bản tóm tắt cuối năm hay cũng là một khoa học. Bài viết này sẽ cung cấp câu trả lời, bạn có thể tham khảo nếu cần.

Vào cuối mỗi năm, nhiều người trong công ty sẽ bước vào một chủ đề không thể tránh khỏi: tổng kết cuối năm

Tổng kết cuối năm có phải là một hình thức không?

Không, bản tóm tắt cuối năm được dùng làm cơ sở để lập kế hoạch cho tương lai.

Đối với sếp: Sau một năm làm việc chăm chỉ, làm nhiều việc, bạn cần biết việc nào có hiệu quả, việc nào không hiệu quả để điều chỉnh trọng tâm công việc, tiếp tục làm những việc đúng đắn và hiệu quả, từ đó phân bổ lại nguồn lực nội bộ và bên ngoài của công ty.

Đối với các nhà lãnh đạo: Thông thường, nhóm của họ có quá nhiều người dưới quyền và họ cần tìm ra ai là người hữu ích nhất và triển vọng nhất, vì điều này ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của họ. Họ nên trao cơ hội cho những tài năng xuất chúng và loại bỏ những tài năng tầm thường để xây dựng đội ngũ nhân tài mạnh mẽ hơn.

Đối với bản thân tôi: Tôi có thể thấy được quỹ đạo tăng trưởng trong năm, liệu kỹ năng và kinh nghiệm của tôi có tăng lên không, liệu tôi có hiểu biết sâu sắc hơn không và liệu tôi có quản lý tốt giá trị công việc của mình không. Nếu quản lý đúng đắn và giá trị cao thì việc thăng chức sẽ không còn xa.

Nếu chúng ta thực sự phân loại các loại công việc, bạn sẽ thấy:

Cho dù đó là báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay các cuộc họp và giao tiếp hàng ngày, chúng ta dành gần 80% thời gian để giao tiếp và truyền đạt thông tin.

Mỗi người sẽ có mức độ khác biệt khác nhau do tần suất giao tiếp, thói quen, logic, v.v. Khả năng quản lý giá trị của những nhiệm vụ này sẽ quyết định phần lớn mức độ phát triển nghề nghiệp của bạn.

Tóm tắt cuối năm là một hình thức quản lý giá trị công việc.

Bạn không thể mong đợi một người thậm chí còn không thể viết được một bản tóm tắt cuối năm hay có thể làm tốt công việc hàng ngày của mình. Những người thực sự hoàn thành công việc sẽ quản lý tốt giá trị công việc của mình.

Quản lý giá trị công việc có thể được chia thành "trích xuất giá trị" và "quản lý ấn tượng" tại nơi làm việc.

Ngoài việc giải thích hai phần này, bài viết này cũng sẽ cung cấp cho bạn tài liệu tham khảo về cấu trúc nội dung.

1. Trích xuất giá trị

Ở cấp độ "trích xuất giá trị" của bản tóm tắt cuối năm, nội dung được trích xuất bao gồm giá trị kinh doanh, giá trị quản lý và giá trị phát triển cá nhân.

1. Giá trị kinh doanh

• Tôi đã tham gia một số dự án cấp độ xx trong năm nay, kết quả thế nào?
• Tôi đã tạo ra được bao nhiêu hiệu suất, chẳng hạn như số lượng khách hàng KA, doanh số, giá trị hợp đồng, v.v.
• Tôi đã ổn định việc giao hàng và mức độ hài lòng của khách hàng nói chung đã được cải thiện;
• Tôi đã tối ưu hóa quy trình, cải thiện hiệu quả và giảm chi phí;
• Tôi hỗ trợ một số hoạt động trong công ty và đạt được một số kết quả quan trọng;

Logic trích xuất giá trị: Phần này chủ yếu trình bày mức độ ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp của bạn đến hoạt động kinh doanh của công ty và làm nổi bật tầm quan trọng của bạn.

Số lượng dự án cấp độ xx mà bạn đã tham gia cho thấy khả năng giải quyết vấn đề của bạn đã được nâng cao. Trong tương lai, công ty có thể yên tâm giao phó cho bạn những nhiệm vụ ngày càng quan trọng hơn. Trong đó, hiệu suất đầu ra là nội dung cốt lõi nhất nên chúng ta phải thẳng thắn và nhanh chóng giúp công ty đánh giá kết quả.

Các yếu tố khác như giảm chi phí và cải thiện hiệu quả, tối ưu hóa quy trình và cải thiện giao hàng đều có tác động trực tiếp đến doanh nghiệp và chứng minh thêm rằng bạn đã có những đóng góp cụ thể khi doanh nghiệp phát triển. Sự hỗ trợ của bạn cho những việc khác phản ánh khả năng hợp tác và giá trị tiềm năng của các nguồn lực của bạn.

2. Giá trị quản lý

• Quản lý hiệu suất (mục tiêu hiệu suất, thiết kế hiệu suất, đánh giá hiệu suất)
• Bậc thang tài năng (vào, từ chức, chính thức, thăng chức, ổn định nhóm)
• Hỗ trợ đào tạo (đào tạo và hướng dẫn, mẫu và hiệu đính, quy trình và công cụ, quản lý nguồn lực)

Logic trích xuất giá trị: Nội dung của phần này phải phản ánh giá trị quản lý của chính mình.

Về quản lý hiệu suất, khi viết, trước tiên chúng ta tập trung vào kết quả đạt được mục tiêu, chủ yếu phản ánh rằng hầu hết các thành viên trong nhóm của bạn đã đạt được các chỉ số tương ứng và có thể tạo ra kết quả trong việc tuyển dụng nhân viên và thực hiện công việc.

Xét về cấp bậc tài năng, các mức độ chỉ số như gia nhập, từ chức, chính thức và thăng chức phản ánh liệu bạn có giỏi quản lý nhóm hay không. Một nhóm ổn định, tỷ lệ gia nhập cao, tỷ lệ từ chức thấp, số lượng lớn các đợt chính thức hóa và thăng chức cho thấy nhóm của bạn đang phát triển nhanh chóng và bạn có tiềm năng chịu trách nhiệm cho một nhóm lớn hơn. Phần này nói về giá trị của bạn trong việc quản lý con người.

Về mặt hỗ trợ đào tạo, điều này phản ánh mức độ trao quyền mà bạn đã cung cấp cho nhóm, liệu bạn có thể tích lũy được nguồn kiến ​​thức tương ứng và giúp nhóm đạt được kết quả nhanh hơn hay không. Phần này là giá trị quản lý của bạn.

3. Giá trị phát triển cá nhân

• Tăng trưởng trong năm qua (cải thiện kỹ năng cứng, cải thiện kỹ năng mềm và đầu ra tương ứng)
• Đánh giá hiện tại của bạn về bản thân (bằng chứng công việc cho thấy bạn đủ điều kiện hơn cho vị trí này, phù hợp với yêu cầu công việc của công ty)
• Kế hoạch cải tiến trong tương lai (mục tiêu, kế hoạch, hành động cải tiến bước tiếp theo)

Logic trích xuất giá trị:

Nội dung của phần này phải phản ánh giá trị phát triển của bản thân và cốt lõi là thể hiện rằng tôi có năng lực, phù hợp và có tiềm năng.

Khi viết về sự phát triển cá nhân, điều quan trọng cần lưu ý là logic cốt lõi xung quanh câu “Tôi có năng lực” thực chất là sự so sánh với các tiêu chuẩn trong quá khứ. Giải thích những gì bạn đã làm trong thời gian qua, những kết quả bạn đã đạt được, những thay đổi về tình trạng của bạn, v.v.

Có hai logic ở đây. Đầu tiên là từ trạng thái A đến trạng thái B, và thứ hai là kết quả tôi đưa ra dựa trên những gì tôi đã tích lũy được.

Khi viết bài tự đánh giá, logic cốt lõi xung quanh câu "Tôi phù hợp" là phần này thực sự phù hợp với các tiêu chuẩn hiện hành. Bạn nên trích xuất các yêu cầu và tiêu chuẩn của vị trí mục tiêu, sau đó giải thích bạn đã đạt được trình độ nào, làm tốt những gì và chưa làm tốt những gì.

Khi viết kế hoạch cho tương lai, logic cốt lõi xung quanh "Tôi có tiềm năng" thực chất là một yêu cầu cho các tiêu chuẩn trong tương lai. Phần này bao gồm các mục tiêu thăng tiến trong công việc và mục tiêu phát triển cá nhân, tiếp theo là các kế hoạch hành động tương ứng.

2. Quản lý ấn tượng

Ở cấp độ "quản lý ấn tượng", nó thực chất có nghĩa là "thiết lập" cho những kết quả bạn đã đạt được, làm cho chúng trở nên ba chiều và dễ nhận biết hơn.

Những gì cần làm ở đây bao gồm thiết lập chiều hướng so sánh, làm nổi bật các số liệu tác động, tăng cường nhận thức đánh giá và tóm tắt kinh nghiệm.

1. Thiết lập một chiều so sánh

• So với đầu năm
• So với năm ngoái
• So sánh với các khoa khác
• So sánh với các đối thủ cạnh tranh
• So sánh với tiêu chuẩn công nghiệp

Logic quản lý ấn tượng:

Đánh giá xuất phát từ sự so sánh. Việc lựa chọn phương pháp so sánh phù hợp có thể giúp người khác hiểu rõ hơn về thành tích của bạn.

Ví dụ: Knowledge Planet được ra mắt với chi phí bằng 0, hơn 8.000 bản đã được bán trong vòng 15 ngày và dòng tiền vượt quá 500.000+.

Khi bạn nhìn thấy sản phẩm này, có thể bạn không cảm thấy nó quá mạnh mẽ và kết quả sẽ chỉ ở mức trung bình.

Tuy nhiên, khi chúng ta thêm tiêu chuẩn công nghiệp để so sánh, chúng ta sẽ có nhận thức mạnh mẽ hơn.

Sau khi cải tiến, nó đã trở thành: mức độ phân hạch tổng thể đạt tới 14 cấp độ, tỷ lệ chuyển đổi phân phối đạt gần 30%, trở thành trường hợp quét màn hình trong ngành. (Tiêu chuẩn đánh giá: mức độ lan truyền phân hạch đạt đến mức 10 và tỷ lệ chuyển đổi phân phối chung là 20%. Khó có thể đáp ứng cả hai điều kiện cùng một lúc)

2. Làm nổi bật các số hiệu ứng

• Khi hiệu suất vượt trội, hãy sử dụng số tuyệt đối (giá trị tuyệt đối); khi các chỉ số không rõ ràng, hãy sử dụng các con số tương đối (phần trăm)
• Thêm các hạn chế có điều kiện, chẳng hạn như hạn chế tài nguyên, hạn chế thời gian, v.v., để nhấn mạnh quá trình chuyển đổi từ trạng thái A sang trạng thái B

Logic quản lý ấn tượng:

Logic đầu tiên: Con số không biết nói dối, chúng chỉ đánh lạc hướng sự chú ý

Ví dụ: "Tăng trưởng chung không rõ ràng, nhưng tỷ lệ chuyển đổi tương đối tốt, đạt 30%. Chúng tôi đang làm tốt về mặt này. Chúng tôi chỉ cần tối ưu hóa lưu lượng truy cập front-end và hiệu suất của chúng tôi có thể đạt xxx."

Từ tập trung vào tổng thể sang tập trung vào chi tiết.

Logic thứ hai: Các hạn chế có điều kiện có thể làm nổi bật khả năng tốt hơn

Ví dụ: "Số lượng người hâm mộ tăng thêm 10.000 người" và "Số lượng người hâm mộ tăng thêm 10.000 người trong 3 ngày".

3. Tăng cường nhận thức đánh giá

• Xếp hạng cao trong xxx và giành được giải thưởng lớn xxx.
• Được sự công nhận từ khách hàng xxx, những người đã đưa ra những bình luận tích cực về xxx.
• Được sự công nhận của người đứng đầu xxx, người đã đưa ra những bình luận tích cực về xxx.

Logic quản lý ấn tượng: Logic ở đây là để cho mượn danh tính và đưa ra lời chứng thực. Trạng thái càng cao thì đánh giá càng ổn định.

4. Tổng kết kinh nghiệm và tích lũy kinh nghiệm

• Chúng tôi đã thiết lập một SOP sản xuất nội dung dành cho các đồng nghiệp phụ trách hoạt động nội dung trên nhiều nền tảng khác nhau.
• Tổ chức sổ tay hướng dẫn vận hành xx và mẫu xx để tạo điều kiện cho các đồng nghiệp kết nối
• Xuất ra xx ý tưởng để các đồng nghiệp khác trao đổi và học hỏi

Logic quản lý ấn tượng: Điều nổi bật là bạn đã tích lũy được vốn kiến ​​thức, giỏi tóm tắt và có khả năng học hỏi mạnh mẽ.

3. Cấu trúc nội dung của báo cáo tổng kết cuối năm

1. Trình bày công việc cốt lõi

Giống như bản tóm tắt công việc của một năm vậy. Nếu không có nhiều dự án liên quan, chỉ cần trình bày chúng trên một trang để phản ánh trực tiếp kết quả.

2. Cấu trúc và xu hướng của các chỉ số cốt lõi

Ví dụ, đối với chỉ số quạt, tôi sẽ trình bày số lượng quạt, cơ cấu quạt và xu hướng tăng trưởng của quạt;

Nếu là chỉ số truyền thông, tôi sẽ trình bày số lượng bài đọc, nguồn đọc và tập trung trích xuất nội dung chính phổ biến và đưa ra kết luận đáng tin cậy;

Nếu là chỉ số doanh thu thì sẽ trình bày cơ cấu doanh thu và tình hình doanh thu của từng kênh;

Mỗi chỉ số được so sánh với mục tiêu của năm trước để làm nổi bật mức độ đạt được mục tiêu.

Lưu ý: Đây là các chỉ số cốt lõi, về cơ bản sẽ có một chỉ số cho mỗi trang.

3. Quản lý nhóm

Khi nói đến quản lý hiệu suất, bản tóm tắt hiệu suất của nhóm sẽ được cung cấp để giúp các nhà lãnh đạo nhanh chóng hiểu được cách nhóm đạt được mục tiêu của mình.

Khi nói đến quản lý tổ chức, đầu ra sẽ xoay quanh quản lý nhóm, các hệ thống tương ứng và những cải tiến nào đã được thực hiện.

Khi nói đến nguồn nhân lực, tình hình chung của nhóm, cơ cấu của nhóm và dữ liệu liên quan đến sự phát triển của nhóm sẽ được đưa ra.

4. Công việc theo dự án

Nêu rõ từng dự án theo từng mô-đun của dự án, bao gồm kết quả đầu ra của dự án, điểm nổi bật, hạn chế và kế hoạch cải tiến cho từng dự án. Số lượng trang sẽ được điều chỉnh theo tình hình của dự án.

5. Kế hoạch phát triển trong tương lai

Bao gồm các vấn đề liên quan đến cá nhân, tổ chức và dự án.

Cuối cùng, vì vị trí của mỗi người đều có cấp độ khác nhau nên trong ứng dụng thực tế, chúng ta có thể kết hợp việc trích xuất giá trị và quản lý ấn tượng được đề cập ở trên để tóm tắt.

Sau đây là các điểm tập trung của các đối tượng khác nhau, cần điều chỉnh theo đối tượng báo cáo (ps: Phần này trích từ nội dung chia sẻ của chú Qiuye)

Giám sát trực tiếp: Tôi muốn nghe suy nghĩ của bạn về những vấn đề bạn gặp phải trong công việc và giải pháp của bạn

Cấp trên: Tôi muốn biết mục tiêu và biện pháp cụ thể của anh cho công việc trong tương lai.

Giám sát: Tôi muốn biết những điểm nổi bật có thể được sử dụng để quảng bá trong công việc của bạn

Chuyên gia bên ngoài: Tôi muốn biết những đổi mới và thành tựu cụ thể trong công việc của anh.

Phục vụ khách hàng: Muốn biết các giải pháp và yêu cầu hợp tác cho các vấn đề gặp phải trong công việc

Trên đây là nội dung chia sẻ của ngày hôm nay. Cuối cùng, tôi hy vọng bạn có thể lấy lại sự tự tin, quản lý tốt giá trị của mình và đạt được điều gì đó.

Tác giả: Zhizhong

Tài khoản công khai WeChat: Shixian Operation (ID:yyshixian)