Năm 2023 đã đi được một nửa chặng đường, làm sao chúng ta có thể tiến hành đánh giá bán niên?

Kế hoạch công tác được xây dựng vào đầu năm được triển khai như thế nào? Kỳ vọng có được đáp ứng không? Để đánh giá công việc có được thực hiện tốt hay không, chúng ta cần phải "xem xét". Tác giả của bài viết này giải thích cách các vai trò có chiều hướng khác nhau nên được xem xét theo góc nhìn của ba vai trò trong công ty. Chúng ta hãy cùng xem nhé.

Tháng 6 sắp kết thúc và năm 2023 đã trôi qua một nửa. Kế hoạch công tác được xây dựng vào đầu năm được triển khai như thế nào? Kỳ vọng có được đáp ứng không? Để đánh giá công việc có được thực hiện tốt hay không, chúng ta cần phải "xem xét".

Có sự khác biệt giữa việc xem xét và tóm tắt. Tóm tắt là kết luận được rút ra từ quá trình phân tích sau khi một sự kiện hoàn tất và tập trung vào kết quả cuối cùng. Việc xem xét không chỉ đòi hỏi những kết luận phân tích mà còn đòi hỏi phải suy luận toàn bộ quá trình, phát hiện ra vấn đề, rút ​​kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân gốc rễ, suy ngẫm và tóm tắt các quy tắc.

Nói một cách đơn giản, việc viết bài đánh giá tốt có thể mang lại ba lợi ích chính.

Đầu tiên, tránh lặp lại sai lầm

“Tránh lặp lại lỗi” là mục tiêu đầu tiên của việc rà soát. Trong quá trình đánh giá, việc nhìn lại và tìm ra vấn đề có thể giúp chúng ta học hỏi từ những sai lầm của mình và ngăn ngừa chúng xảy ra lần nữa, do đó tăng tỷ lệ thành công.

Thứ hai, tìm đúng hướng

Nếu bạn đi sai hướng, bạn sẽ không thể đến đích dù có cố gắng thế nào đi nữa. Quá trình tóm tắt và xem xét thực chất là quá trình sửa lỗi ở mọi liên kết, giống như việc liên tục kiểm tra GPS khi di chuyển để xem đường đi của bạn có đúng hay không.

Thứ ba, thiết lập một phương pháp luận

Xem lại là việc sắp xếp và suy ngẫm về những gì bạn đã làm trong quá khứ một cách tổng thể. Sau khi suy nghĩ sâu sắc, hãy kết nối tất cả điểm kinh nghiệm của bạn lại với nhau. Theo thời gian, bạn sẽ hình thành hệ thống tư duy và phương pháp quen thuộc để thực hiện mọi việc. Lần sau khi gặp phải vấn đề tương tự, bạn sẽ có thể tránh được những sai lầm và cải thiện hiệu quả.

Mọi người đều cần phải xem lại, nhưng không phải nội dung đánh giá của mọi người đều tập trung vào cùng một vấn đề. Sếp, người quản lý và nhân viên có vai trò khác nhau nên quy mô đánh giá cũng khác nhau.

Bây giờ chúng ta hãy nói về cách xem xét từng vai trò khác nhau.

1. Sếp đánh giá tình hình như thế nào?

Là người đứng đầu một doanh nghiệp, bạn chịu trách nhiệm về sự phát triển chung của công ty và cần cân nhắc đến sự tăng trưởng và lợi nhuận của công ty cũng như sự phát triển của đội ngũ và nhân viên.

Do đó, cốt lõi của đánh giá nên bắt đầu từ ba chiều hướng: mục tiêu hoạt động của năm nay, đạt được mục tiêu giảm chi phí và cải thiện hiệu quả, và tối ưu hóa nhóm.

Trước tiên, chúng ta hãy cùng xem xét tình hình kinh doanh trong nửa đầu năm. So với năm ngoái thì có tăng hay giảm? Lý do chính là gì? Quá trình này đòi hỏi sự thảo luận và phân tích chuyên sâu giữa các giám đốc điều hành cốt lõi của công ty.

Sau đó, dựa trên đánh giá, mục tiêu kinh doanh trong nửa cuối năm là gì? Hãy nghĩ về tất cả các phương pháp, chiến lược và con đường để đạt được mục tiêu của bạn. Có một số vấn đề chính cần xem xét:

• Có cần thiết phải phát triển sản phẩm mới không?
• Sản phẩm cũ cần tăng bao nhiêu lợi nhuận bán hàng?
• Các hoạt động kinh doanh chính và năng lực cốt lõi là gì?
• Những sự hợp tác mới nào có thể thực hiện được?
• Những khu vực mới nào cần được mở rộng? (ví dụ: tên miền riêng, tư cách thành viên trả phí)

Quá trình đánh giá này đòi hỏi sự nỗ lực chung của các giám đốc điều hành cấp cao từ mỗi phòng ban, đặc biệt là giám đốc tài chính, để phân tích chi tiêu và lợi nhuận của từng phòng ban trong năm nay và phân tích xem có thể đạt được mục tiêu tối ưu hóa hay không. Ví dụ:

• Phòng kinh doanh: Trung bình mỗi lần bán hàng mang lại bao nhiêu lợi nhuận? Hiệu suất bán hàng có thể tăng nếu tăng không?
• Phòng sản phẩm: Chi phí để phát triển sản phẩm mới là bao nhiêu? Nó mang lại bao nhiêu lợi nhuận?
• Phòng Kênh: Có thể tạo ra mức tăng trưởng kinh doanh bao nhiêu khi mở rộng các kênh mới?

Chiến lược là mơ ước của ông chủ. Điều duy nhất để xem chiến lược có đúng hay không là liệu ông chủ có đội ngũ để thực hiện chiến lược hay không. Đội ngũ là nền tảng. Đánh giá này đòi hỏi phải thảo luận sâu hơn với người đứng đầu bộ phận nhân sự và phân tích hiệu quả làm việc của con người. Những điểm chính cần suy nghĩ:

• Làm thế nào để tối ưu hóa vị trí ở các phòng ban khác nhau?
• Những vị trí nào cần tuyển dụng?
• Những nhân viên nào cần phải loại bỏ?
• Làm thế nào để cải thiện hệ thống thăng tiến việc làm?

Trên đây là ba điều mà các sếp nên cân nhắc kỹ lưỡng khi tiến hành đánh giá.

2. Người quản lý đánh giá như thế nào?

Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, việc tiến hành đánh giá nội bộ nhóm là đặc biệt quan trọng, có thể hiểu rõ tình hình công việc của nhân viên và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tự đặt ra mục tiêu và kế hoạch. Đồng thời, nó cũng cho phép nhân viên hiểu được nội dung công việc của nhau và tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác trong công việc.

Để nhóm có thể đạt được quá trình đánh giá hiệu quả và đạt được mục đích thăng tiến sau này, "phương pháp đánh giá ba giai đoạn" được khuyến nghị ở đây, bao gồm 3 giai đoạn:

1. Giai đoạn 1: Chuẩn bị

Người quản lý tổ chức các cuộc họp đánh giá dựa trên nội dung công việc của nhóm trong nửa đầu năm và thiết kế định dạng cho cuộc đánh giá. Có một số điều cần thông báo cho các thành viên trong phòng ban, bao gồm: thời gian họp, địa điểm họp, thành phần tham dự, nội dung cần báo cáo tại cuộc họp và làm rõ mục đích và kết quả mong đợi của cuộc đánh giá.

2. Giai đoạn 2: Báo cáo

Thứ tự báo cáo được phân chia theo các phòng ban hoặc dự án khác nhau và báo cáo được lập theo thứ tự từ chuyên viên, giám sát viên và giám đốc từ thấp đến cao. Để thống nhất logic đánh giá, chúng ta có thể tóm tắt theo phương pháp đánh giá GRAI như sau:

• Mục tiêu (mục tiêu đánh giá): Mục tiêu và kỳ vọng đầu năm là gì;
• Kết quả (kết quả đánh giá): Những điểm nổi bật và hạn chế so với mục tiêu ban đầu là gì;
• Phân tích: Tóm tắt lý do thành công và thất bại của dự án, bao gồm cả khía cạnh chủ quan và khách quan;
• Nhận định (tóm tắt phân loại): Qua phân tích trên, chúng ta có thể tìm ra những phương pháp, biện pháp hiệu quả và thường xuyên hơn có thể thực hiện trong nửa cuối năm.

Ví dụ, một công ty mở một tài khoản truyền thông mới. Hãy lấy quan điểm của người giám sát làm ví dụ:

1. Mục tiêu đánh giá : các tài khoản mới mở phải đạt 100.000 người theo dõi;
2. Kết quả đánh giá : Tài khoản chỉ đạt 50.000 người theo dõi sau một năm hoạt động;
3. Phân tích lý do : Vị trí tài khoản có sai không? Cách vận hành sai? Không hoạt động đúng theo kế hoạch? Phân tích các lý do cụ thể dựa trên dữ liệu như tỷ lệ mở và tỷ lệ chia sẻ;
4. Tóm tắt phân loại: Chọn sai chủ đề hay tối ưu hóa chủ đề? Vị trí có sai không và cần phải điều chỉnh? Rút ra kết luận về yêu cầu công việc của năm tới.

Chìa khóa của giai đoạn này là tóm tắt những kinh nghiệm và bài học, đề xuất quy trình cho các kế hoạch hành động tiếp theo và phân biệt rõ ràng giữa phần thưởng và hình phạt, thay vì chỉ tập trung vào khía cạnh tốt hay xấu.

3. Giai đoạn 3: Tiến hành công việc

Sau khi quá trình đánh giá hoàn tất, kết quả đánh giá sẽ được phân loại và các phát hiện phản ánh, kế hoạch hành động và đề xuất cải tiến quản lý sẽ được gửi đến các thành viên nhóm có liên quan. Các tài liệu và hồ sơ sẽ được tải lên hệ thống tài liệu nội bộ để nhân viên xem xét và sử dụng sau.

Sau khi các biện pháp mới được triển khai, hiệu quả sẽ được đánh giá theo định kỳ và các biện pháp cải thiện tiếp theo sẽ được thảo luận dựa trên các điều kiện thực tế. Thực sự triển khai kết quả đánh giá vào thực tế để đảm bảo sự phát triển tích cực của nhóm.

Trên đây là phương pháp đánh giá dành cho người quản lý. Là người quản lý, thành công của nhóm chính là thành công thực sự, vì vậy bạn nên chú ý nhiều hơn đến sự phát triển và cải thiện bản thân của nhân viên.

3. Nhân viên đánh giá như thế nào?

Đánh giá của nhân viên cần làm nổi bật nội dung công việc thực tế và trình bày rõ ràng quy trình, kết quả và dữ liệu để lãnh đạo có thể nhanh chóng hiểu được những gì bạn đã làm. Những gì đã đạt được? Tránh đưa ra những tuyên bố mơ hồ và kết quả không có dữ liệu.

Sau đây bạn có thể xem lại theo phương pháp CVMA:

1. So sánh: Xem lại mục tiêu và kết quả

Đầu tiên, hãy sắp xếp công việc trong cả năm theo các dự án công việc và xem bạn đã tham gia vào những liên kết nào. Sau đó, hãy liệt kê các công việc cụ thể đã thực hiện cho từng dự án, bao gồm mục tiêu, công việc chịu trách nhiệm, kết quả hoàn thành công việc và trạng thái hoàn thành mục tiêu. Ví dụ:

• Dự án: Vận hành tài khoản Tik Tok;
• Mục tiêu: Tăng số lượng người theo dõi lên 100.000 người trong vòng 1 năm;
• Nhiệm vụ: Viết 20 kịch bản mỗi tháng;
• Kết quả công việc đã hoàn thành: 15 kịch bản được viết mỗi tháng;
• Tình trạng hoàn thành mục tiêu: Tăng số người theo dõi lên 50.000 trong vòng 1 năm.

Bạn có thể điền vào các nhiệm vụ được liệt kê trong bảng bên dưới để so sánh mục tiêu và kết quả một cách trực quan hơn.

2. Giá trị: Đánh giá giá trị và các bước chính

Bước thứ hai là đánh giá tầm quan trọng của công việc bạn chịu trách nhiệm và tóm tắt những điểm nổi bật cũng như thiếu sót. Câu hỏi này có thể được trả lời bằng những câu hỏi sau:

• Công việc tôi chịu trách nhiệm mang lại giá trị gì?
• Những quy trình nào đã được tối ưu hóa?
• Tiết kiệm được những chi phí nào?
• Những kênh nào đã được mở rộng?
• Những bước nào chưa được hoàn thành? Làm thế nào để cải thiện trong tương lai?

Ví dụ: Tôi chịu trách nhiệm viết kịch bản cho dự án Douyin. Tôi đã thiết lập một quy trình viết kịch bản giúp cải thiện hiệu quả viết lên 20% và giúp người mới sử dụng dễ dàng hơn. Tôi đã thiết lập một thư viện nội dung gồm 100 tập lệnh liên quan, giúp cải thiện hiệu quả biên tập tập lệnh. Có một số thiếu sót trong việc lựa chọn chủ đề, tôi sẽ phân tích 30 tài khoản trong tương lai để lựa chọn chủ đề phù hợp.

3. Phương pháp: Khám phá các mô hình và tìm điểm chung

Bước thứ ba là tóm tắt các quy tắc thực nghiệm thông qua quá trình so sánh kết quả mục tiêu và đánh giá giá trị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng chúng trong công việc hoặc dự án tiếp theo. Câu hỏi này có thể được trả lời bằng một số câu hỏi sau:

• Chúng ta có thể học được gì từ tác phẩm này?
• Những hoạt động nào có thể được duy trì hoặc thúc đẩy?
• Những quy trình nào có thể được tối ưu hóa hoặc lặp lại?

Bạn có thể liệt kê lý do và tóm tắt kinh nghiệm cho từng nhiệm vụ theo bảng dưới đây.

4. Áp dụng: Tóm tắt, phản ánh và ứng dụng tình huống

Sau khi tóm tắt các quy tắc, chúng ta cần suy nghĩ về cách áp dụng quy tắc này vào các tình huống công việc khác. Chúng ta cần suy nghĩ về:

• Những công việc nào có thể sử dụng các quy tắc tôi tóm tắt?
• Làm thế nào chúng ta có thể thực hiện tốt hơn bước công việc tiếp theo?
• Cần có nguồn lực hỗ trợ nào cho công việc tối ưu hóa?

Khi bạn xem xét từng nhiệm vụ một cách cẩn thận và sâu sắc, đồng thời sử dụng những kết luận từ những lần xem xét này để cải thiện các kế hoạch tiếp theo, bạn chắc chắn sẽ đạt được sự cải thiện to lớn.

4. Suy nghĩ cuối cùng

Khổng Tử nói: "Tôi tự xét mình ba lần một ngày." Trên thực tế, ông đang nói về sự phản ánh và đánh giá. Mặc dù thời xưa chưa có khái niệm này nhưng con người đã nhận thức được tầm quan trọng của sự phản chiếu.

Sự tiến bộ lớn nhất mà một người có thể đạt được đến từ việc xem xét và tóm tắt công việc hàng ngày, lập kế hoạch và có một tư duy cởi mở. Nếu không xem xét lại, mọi người sẽ lặp lại những sai lầm tương tự mà không tích lũy được kinh nghiệm. Chỉ bằng cách liên tục xem xét lại, bạn mới có thể tiến bộ liên tục.

Tác giả: Yan Tao

Nguồn: Tài khoản công khai WeChat "Yan Tao Sanshou (ID: yantao-219)"