Phân tích dữ liệu hướng dẫn các quyết định hoạt động như thế nào

Làm thế nào phân tích dữ liệu có thể thực sự hướng dẫn các quyết định hoạt động? Bài viết sử dụng ví dụ về một lãnh chúa và một cố vấn quân sự để minh họa cách đưa dữ liệu vào hướng dẫn hoạt động một cách chính xác. Nó cho chúng ta thấy rõ cách thực hiện các hoạt động theo hướng dữ liệu một cách chính xác. Sau đó, nó giải thích cách chứng minh tính chuyên nghiệp của dữ liệu, thúc đẩy mọi người suy nghĩ. Tôi giới thiệu cuốn sách này cho những người quan tâm đến phân tích dữ liệu. Tôi hy vọng nó sẽ hữu ích với mọi người.

"Phân tích dữ liệu phải hướng dẫn các quyết định vận hành và đưa ra các đề xuất khả thi" là yêu cầu của nhiều công ty đối với các nhà phân tích dữ liệu. Nhưng khi thực sự bắt tay vào làm, nhiều sinh viên phàn nàn: bộ phận điều hành thậm chí còn không lắng nghe những đề xuất của tôi! Đừng làm những gì tôi nói! Tôi phải hạ cánh thế nào?

Trên thực tế, loại đau đớn này xuất phát từ sự hiểu lầm về ý nghĩa của từ “hướng dẫn”. Tôi nghĩ "hướng dẫn" có nghĩa là: bất cứ điều gì tôi nói, người điều hành đều làm theo! Đây không còn là sự hướng dẫn nữa mà là việc đưa ra quyết định thay cho người khác và trở thành sếp của họ. Có các giám đốc, phó chủ tịch và tổng giám đốc điều hành phụ trách hoạt động, do đó, các nhà phân tích dữ liệu không phải là người đưa ra quyết định cuối cùng. Chắc chắn nó sẽ không hiệu quả nếu bạn cứ tiếp tục ra lệnh như thế này.

Vậy chúng ta nên làm gì?

1. Một ví dụ phổ biến để hiểu phương pháp hướng dẫn

Hãy cùng xem các cố vấn quân sự trong Tam Quốc Diễn Nghĩa hướng dẫn lãnh chúa của mình đưa ra quyết định như thế nào. Bất kỳ cố vấn quân sự nào hét lên "Nếu chúa tể của tôi không nghe tôi, ngài sẽ phải chịu thất bại lớn" đều bị chúa tể của mình lôi ra và giết chết. Lúc này, lời độc thoại nội tâm của vị chúa tể là: "Ta là chúa tể hay các ngươi là chúa tể!" Và vị cố vấn quân sự thực sự được Chúa tin cậy sẽ nói theo 4 cách này.

Phương pháp 1: Hỏi & Đáp

Đức Chúa hỏi: Kẻ thù đang ở trong đội hình nào?

Cố vấn quân sự: Kẻ địch đã triển khai đội hình Bát Môn Kim Khóa, được chia thành...

Lúc này, lãnh chúa không hiểu rõ tình hình, quân sư đã cung cấp cho ông kiến ​​thức chung, giải thích rõ ràng mọi việc chính là “ủng hộ” quyết định.

Phương pháp 2: Gợi ý

Đức Chúa hỏi: Quân sư có chiến lược nào tốt để đẩy lùi quân thù?

Cố vấn quân sự trả lời: Chiến lược tốt nhất là tận dụng lợi thế là kẻ thù đã đi một chặng đường dài, kiệt sức, thiếu lương thực và cỏ để dọn sạch cánh đồng và củng cố thành phố. Chiến lược ở giữa là... Chiến lược tệ nhất là...

Có rất nhiều chi tiết ở đây:

1. Cố vấn quân sự đưa ra lời khuyên kết hợp giữa phân tích và kết luận, với cả lý do và gợi ý hành động.

2. Khi đưa ra lời khuyên, các cố vấn quân sự hiếm khi chỉ đưa ra một gợi ý mà thay vào đó, họ sẽ cân nhắc đầy đủ các kịch bản tốt nhất, trung bình và xấu nhất.

3. Những đề xuất của cố vấn quân sự chỉ là đề xuất. Ông ta sẽ không đưa ra phán quyết thay cho Chúa. Quyết định cuối cùng vẫn nằm ở chúa tể.

Điều thú vị là chúng tôi thấy rằng lãnh chúa hiếm khi chọn chiến lược tốt nhất mà thường chọn chiến lược ở giữa hoặc thậm chí là chiến lược tệ nhất. Vào lúc này, cảnh mở đầu xuất hiện. Những cố vấn quân sự cố chấp cho rằng "Nếu chúa không nghe tôi, ngài sẽ phải chịu thất bại to lớn" đều bị giết, trong khi những cố vấn quân sự thông minh vẫn giữ im lặng. Những người thông minh hơn đã bắt đầu chuẩn bị kế hoạch trốn thoát cho chúa tể sau khi bị đánh bại, haha.

Phương pháp 3: Nhắc nhở

Tào Tháo bị Quan Vũ chặn đường ở đường Hoa Dung và sắp bị giết. Quân sư vội vàng tiến lên nói: "Tâu bệ hạ, Quan Vũ là người đại nghĩa, kiêu ngạo với cấp trên nhưng không làm nhục cấp dưới, bắt nạt kẻ mạnh nhưng không bắt nạt kẻ yếu. Thà đi cầu xin lòng thương xót còn hơn..." Đây chính là lời nhắc nhở điển hình!

Để ý! Thời điểm nhắc nhở rất quan trọng. Nếu trong thời bình, bạn nói: "Thưa chúa, xin hãy cẩn thận." Chúa chỉ mỉm cười và nói: "Thưa ngài, ngài lo lắng quá rồi". Chỉ vào thời điểm quan trọng, lời nhắc nhở của bạn mới được lắng nghe.

Phương pháp 4: Tóm tắt

Sau trận chiến, họ sẽ tóm tắt: "Trong trận chiến này, quân chủ thắng mười trận, quân địch bại mười trận..." Tuy nhiên, vào thời điểm này, nếu thắng trận, mọi người sẽ đều nhận công, ít người chịu lắng nghe. Sau khi thua trận, mọi người đều tìm cách thoát ra, và nếu bạn nói điều gì sai, bạn có thể bị "trừng phạt".

2. Cách tiếp cận đúng đắn đối với các hoạt động được hướng dẫn bởi dữ liệu

Bây giờ câu chuyện đã kết thúc, chúng ta hãy nghiêm túc nhé. Cách tiếp cận đúng đắn đối với các hoạt động dựa trên dữ liệu là trả lời các câu hỏi, đưa ra gợi ý, nhắc nhở và tóm tắt, thay vì buộc người khác phải làm theo cách của họ. Hơn nữa, tầm quan trọng và tần suất của bốn loại công việc này cũng khác nhau (như thể hiện bên dưới).

Điều thực sự làm cho việc phân tích dữ liệu thành công chính là công việc trả lời câu hỏi. Miễn là các hoạt động nhận thức được tính hữu ích của dữ liệu và nhớ xem xét dữ liệu ở mọi bước của quy trình làm việc thì sẽ có công việc phải thực hiện trong phân tích dữ liệu. Dữ liệu tích lũy trong các tác vụ này cũng là manh mối cho việc phân tích chuyên sâu trong tương lai, vì vậy chúng ta nên thực hiện nhiều tác vụ hơn và tốt nhất là chạy qua toàn bộ quy trình làm việc (như được hiển thị bên dưới)

Lời nhắc nhở chỉ có ích khi có vấn đề thực sự. Tôi thường phàn nàn về mức giảm 3% theo năm và mức giảm 2% theo tháng, nhưng không ai lắng nghe, và ngay cả khi họ lắng nghe, cũng không có phản hồi nào. Tìm những vấn đề quan trọng như:

1. Dữ liệu giao thông bất thường, có thể có giao thông giả

2. Hoạt động tham gia không bình thường, có thể có gian lận.

3. Tiến độ quá chậm và bạn có thể không hoàn thành được nhiệm vụ

Việc nhắc nhở vào thời điểm này có thể tăng hiệu quả mức độ chú ý và giải quyết các cuộc khủng hoảng tiềm ẩn.

Kiểu tóm tắt tuy có tác dụng nhiều nhưng lại có ít ý nghĩa nhất. Bộ phận điều hành thường làm theo họ và khăng khăng chứng minh rằng những gì họ làm là hiệu quả. Đối với: thay đổi tỷ lệ tăng trưởng tự nhiên sang âm; việc lựa chọn dữ liệu của các công ty cạnh tranh đang giảm giá để chứng minh rằng "thị trường đang giảm", đây đều là những hoạt động thường lệ. Nếu bạn cứ khăng khăng nói “Không phải tại thị trường, đó là lỗi của bạn” vào lúc này, điều đó sẽ gây ra xung đột. Tốt hơn hết là bạn nên trình bày tất cả dữ liệu và để sếp quyết định có nên tin hay không.

Về điều mà mọi người thường nói nhất: phân tích dữ liệu đưa ra những gợi ý hiệu quả. Trên thực tế, nhiều khi bộ phận điều hành đã có phán đoán riêng của mình và việc không chấp nhận các đề xuất là điều thường thấy, nên không cần phải ép buộc. Nhưng đến thời điểm này, một số học sinh có thể có thắc mắc: Nếu ông ấy không chấp nhận những gợi ý của tôi, làm sao tôi có thể chứng minh được những gợi ý của mình là có giá trị?

Tất nhiên là có một cách để thực hiện điều này không chỉ phản ánh giá trị mà còn tăng cường sự tin tưởng của hoạt động vào dữ liệu.

3. Làm thế nào để phản ánh tính chuyên nghiệp của dữ liệu

Nếu ví dụ trước giống vậy, khi đưa ra gợi ý, đừng chỉ đưa ra một mà hãy đưa ra ba gợi ý. Đừng chỉ cố chứng minh rằng đề xuất của bạn là hợp lý mà còn phải chứng minh điều gì sẽ xảy ra nếu hoạt động không áp dụng đề xuất của bạn. Logic được đề xuất sẽ được đưa ra như trong hình sau.

Ví dụ, khi hoạt động phát hành phiếu giảm giá, bạn sẽ thấy qua dữ liệu rằng càng phát hành nhiều phiếu giảm giá thì hiệu quả của hoạt động càng kém, vì một số lượng lớn người dùng cũ đã hình thành thói quen và sẽ mua hàng dù sao, vì vậy họ có thể được hưởng nhiều chiết khấu hơn bằng cách nhận thêm một phiếu giảm giá. Bạn thực sự muốn đề xuất thay đổi các quy tắc phát hành phiếu giảm giá để tránh những nhóm mua hàng tự nhiên này. Khi đưa ra đề xuất vào thời điểm này, đừng nói trực tiếp "đề xuất thay đổi quy tắc", mà hãy liệt kê ba tình huống:

Theo cách này, tốt nhất là hoạt động này nên lắng nghe những đề xuất của bạn và thay đổi phương pháp. Ngay cả khi hoạt động không lắng nghe và tiếp tục với các hoạt động cũ hiện tại, bạn vẫn đã đưa ra dự đoán về các tình huống trong tương lai. Nếu dự đoán của bạn chính xác và quá trình đánh giá sa thải diễn ra như bạn mong đợi thì bạn thật tuyệt vời. Đây chẳng phải là sự thấu thị thực sự sao? Dù mọi người không nói ra nhưng trong lòng họ sẽ nghĩ: “Dự đoán này thật tuyệt vời!” và sẽ tin tưởng vào phán đoán và gợi ý của bạn hơn trong tương lai. Nếu bạn đưa ra gợi ý như thế này thêm vài lần nữa, ngay cả khi mọi người không chấp nhận 100% cách tiếp cận của bạn, ít nhất họ cũng sẽ kéo bạn lại để lắng nghe ý kiến ​​của bạn và lòng tin của họ dành cho bạn sẽ tăng gấp đôi.

Nếu hoạt động kinh doanh không lắng nghe những đề xuất của chúng tôi và chúng tôi không thể dự đoán chính xác xu hướng kinh doanh, điều đó có nghĩa là khả năng phân tích của chúng tôi cần phải được cải thiện. Phân tích dữ liệu chính xác bao gồm việc biết cách xác định vấn đề và có khả năng đưa ra đánh giá chính xác về hậu quả của việc bỏ qua vấn đề. Nếu bạn vẫn không thể dự đoán chính xác xu hướng, hãy tiếp tục cải thiện khả năng của mình.

Từ những điều trên, chúng ta có thể thấy rằng để sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả nhằm hướng dẫn các quyết định vận hành, các nhà phân tích dữ liệu cần biết cách trích xuất dữ liệu và họ cũng cần có kỹ năng giao tiếp và khả năng đánh giá chính xác dựa trên kinh doanh để phản ánh giá trị của phân tích dữ liệu.

Tác giả: Thầy giáo thực tế Chen

Nguồn: Tài khoản công khai WeChat "Giáo viên thực tế Trần (ID: gh_abf29df6ada8)"