Tôi đã xây dựng một mô hình cảnh báo sớm dữ liệu mạnh mẽ

Điều đầu tiên cần làm khi phân tích dữ liệu là làm rõ vai trò, sau đó thu thập hành động, hỗ trợ đưa ra phán đoán và đưa ra cảnh báo chính xác. Dựa trên cảnh báo sớm, các kế hoạch sẽ được xây dựng để đưa ra quyết định nhanh chóng. Tác giả của bài viết sau đây sẽ giải thích cho chúng ta cách thực hiện phân tích dữ liệu. Chúng ta hãy cùng xem nhé.

Kỳ vọng lớn nhất của mọi người là phân tích dữ liệu có thể chủ động đưa ra cảnh báo sớm. Nhưng thực tế lại rất ảm đạm. Thông thường các chỉ số đã giảm, bộ phận kinh doanh bận rộn và phân tích dữ liệu chỉ đang phân tích chậm rãi "lý do tại sao DAU giảm 30% ngày hôm qua".

Cuối cùng, sau tất cả những nỗ lực vất vả, bạn lại phàn nàn như “Tôi đã biết điều đó sớm hơn, tại sao tôi không làm sớm hơn!” Vậy chúng ta có thể đưa ra cảnh báo sớm như thế nào? Hôm nay tôi sẽ giải thích về hệ thống này.

1. Làm rõ vai trò

Trước hết, cần phải làm rõ rằng cảnh báo sớm là lời cảnh báo được đưa ra cho mọi người. Vì vậy, ai là người cần nghe tiếng báo động này là ưu tiên hàng đầu cần xem xét. Trong công việc thực tế, có bốn loại vai trò chính:

Bước đầu tiên trong việc đưa ra cảnh báo sớm là làm rõ tình huống kinh doanh cần cảnh báo, tính đến tất cả những người có trách nhiệm liên quan trong tình huống đó để tránh bỏ sót bất kỳ vai trò nào (như thể hiện trong hình bên dưới).

2. Thu thập hành động

Thứ hai, xin lưu ý rằng vấn đề phát sinh từ con người và kết thúc cũng từ con người. Do đó, điều thứ hai cần xem xét là tác động của bốn loại vai trò này đến xu hướng chỉ báo. Thu thập các hành động được bốn loại người này lên kế hoạch theo các danh mục khác nhau để chuẩn bị cho bước đánh giá thứ ba (như thể hiện trong hình bên dưới).

Lưu ý: Có một trình tự để thu thập các hành động có ảnh hưởng, trình tự này phải theo cấp độ cao → giao diện đầu cuối → trung gian → hậu trường.

Bởi vì thứ tự mà bốn loại người này ảnh hưởng đến các chỉ số như sau:

• Các mục tiêu do ban quản lý cấp cao đặt ra quyết định mức độ khó khăn của việc thực hiện ở giai đoạn đầu
• Chất lượng thực hiện front-end quyết định mức độ khó khăn của hỗ trợ trung gian
• Kết quả hiệu suất thực tế xác định mức độ khó khăn của hỗ trợ phụ trợ
• Chất lượng hỗ trợ phụ trợ quyết định liệu vấn đề có mở rộng hay không

Khi làm việc, bốn liên kết này có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Nếu chúng ta hợp tác tốt thì ngay cả khi có vấn đề phát sinh, chúng ta vẫn có thể giải quyết được. Nếu sự phối hợp kém, mỗi bên sẽ kéo bên kia xuống và mắc nhiều lỗi hơn (như minh họa trong hình sau).

Trong công việc thực tế, không phải là một chu trình làm việc đơn giản và rõ ràng để hoàn thành công việc từ đầu rồi chuyển sang công việc tiếp theo. Mỗi phòng ban đều có rất nhiều công việc diễn ra cùng một lúc. Do đó, hoạt động của bộ phận thu nợ không thể thực hiện được trong một sớm một chiều mà cần có kênh thông tin thông suốt. Đặc biệt, khi các chỉ số bắt đầu có dấu hiệu vấn đề, phản ứng căng thẳng của bộ phận kinh doanh phải được hiểu ở một mức độ nhất định. Điều này sẽ giúp hỗ trợ tốt hơn cho việc đưa ra phán đoán và cảnh báo chính xác.

3. Đánh giá dữ liệu

Với bước thứ hai là thu thập hành động, bước thứ ba là đánh giá dữ liệu có thể bắt đầu. Đánh giá dữ liệu là bước quan trọng nhất trong cảnh báo sớm và là chìa khóa để tránh tình trạng đầu óc trống rỗng khi chứng kiến ​​sự biến động của dữ liệu trong quá trình thực hiện.

Lý do chúng ta có thể nhận biết trước rủi ro biến động của chỉ báo dựa trên một sự thật đơn giản: những gì đã xảy ra trong quá khứ sẽ lại xảy ra trong tương lai. Do đó, cần phải tiến hành đánh giá sâu sắc những gì đã xảy ra trong quá trình này. (Như hình dưới đây)

Có nhiều phương pháp phân tích cụ thể được sử dụng ở đây, đã được chia sẻ trong các bài viết trước và sẽ không nhắc lại ở đây.

4. Đưa ra cảnh báo sớm

Với những sự chuẩn bị trên, có thể đưa ra cảnh báo sớm. Khi mô hình cảnh báo sớm được thiết lập, nó có thể được đưa vào vận hành ngay từ giai đoạn lập kế hoạch. Nó cũng thực hiện qua từng giai đoạn lập kế hoạch, thực hiện và đánh giá, và bao gồm cả vai trò chính và vai trò phụ (như thể hiện trong hình bên dưới).

Ví dụ, nếu bạn đặt mục tiêu bán hàng thì:

Giai đoạn lập kế hoạch: Kế hoạch bán hàng (bao gồm kế hoạch bán hàng, phân bổ nguồn nhân lực, tài liệu hỗ trợ/sản phẩm hỗ trợ bán hàng) có thể hỗ trợ các mục tiêu hiện tại không? Nếu không giữ được, bạn có thể đưa ra cảnh báo trực tiếp để nhắc nhở bạn về vấn đề này.

Giai đoạn thực hiện - Bán hàng là lực lượng chính: Tất cả các đội bán hàng có thực hiện tốt không? Ai chịu trách nhiệm cho sự thất bại trong quá trình thực hiện? Bao nhiêu thị trường sẽ bị ảnh hưởng? Với tư cách là lực lượng chủ chốt, chỉ cần có vấn đề xảy ra ở một số chi nhánh, họ sẽ đưa ra cảnh báo trực tiếp để ngăn chặn vấn đề trở nên tồi tệ hơn.

Giai đoạn thực hiện - như một chuỗi cung ứng phụ trợ: nếu tỷ lệ tuân thủ quá tốt, liệu có đủ nguồn mua sắm không? Có nguy cơ tồn đọng hồ sơ nếu tỷ lệ tuân thủ quá thấp không? Nếu hiệu suất bán hàng tốt nhưng các bộ phận phụ trợ liên quan đang phải đối mặt với nguy cơ hết hàng thì cũng cần đưa ra cảnh báo kịp thời!

Lưu ý: Khi đưa ra cảnh báo trong quá trình thực hiện, cần cân nhắc đến hành động ứng phó của bộ phận kinh doanh. Ví dụ, hiệu suất có thể rất tốt nhưng hàng tồn kho sắp hết. Lúc này, bạn cần biết liệu có kế hoạch bổ sung hay không. Nếu vậy, bạn nên đề cập đến thời điểm này khi đưa ra cảnh báo sớm và đưa ra cảnh báo sớm cùng kết quả ước tính dựa trên mức độ lạc quan (hoàn thành 100% kế hoạch đúng hạn), thận trọng (hoàn thành 50% hoặc ít hơn kế hoạch) và bi quan (không có khả năng hoàn thành kế hoạch) tương ứng (như thể hiện trong hình bên dưới).

Loại cảnh báo sớm này mang lại cho ban quản lý một trải nghiệm rất tốt

1. Ban quản lý có thể kiểm soát toàn bộ doanh nghiệp thông qua công việc của các nhà phân tích.
2. Có thể lường trước được rủi ro trong giai đoạn lập kế hoạch để có thể chuẩn bị đầy đủ.
3. Trong quá trình này, bạn không chỉ có thể thấy các giá trị cảnh báo mà còn có thể xác định sơ bộ hướng của vấn đề, giảm cảm giác "bị đánh bằng gậy" trong quá trình này.
4. Khi bạn thấy kết quả cảnh báo, bạn cũng có thể thấy kế hoạch điều trị dự kiến ​​cùng lúc để có thể đưa ra quyết định nhanh chóng.

Đây là trải nghiệm tốt hơn nhiều so với việc hỏi lý do sau khi thấy kết quả như "DAU đã giảm nhiều" hoặc "Doanh số không đạt mục tiêu trong bốn ngày liên tiếp". Trong những trường hợp lý tưởng, nguy cơ sụt giảm của chỉ số chính có thể được phát hiện ngay khi một hoặc hai chỉ số liên quan xấu đi.

5. Cảnh báo cách tiếp cận dữ liệu sai

Cách tiếp cận sai lầm đối với cảnh báo sớm dữ liệu chính là kỳ vọng vào một mô hình chung mạnh mẽ và bất khả chiến bại có thể dự đoán chính xác 100% mọi chỉ số. Có quá nhiều yếu tố thực sự ảnh hưởng đến các chỉ số, trong khi áp lực môi trường bên ngoài và hành vi chủ động bên trong rất khó định lượng. Do đó, việc đặt toàn bộ hy vọng vào một mô hình chỉ dựa vào dự đoán từ một số lượng số rất hạn chế là hoàn toàn không đáng tin cậy.

Cách tiếp cận thực sự đáng tin cậy là các nhà phân tích dữ liệu phải luôn cập nhật thông tin và chuẩn bị trước theo bốn bước trên để ứng phó với những thay đổi. Bạn chắc chắn không thể dự đoán được tương lai, nhưng nếu có thể, bạn sẽ có cơ hội khám phá ra các vấn đề.

Nhiều người không biết nhiều về ngành này tin rằng dữ liệu thực sự có thể cung cấp cho mọi người cái nhìn sâu sắc về mọi thứ. Trên thực tế, điều ngược lại mới đúng. Nhà phân tích dữ liệu trước tiên phải có con mắt tinh tường và hiểu rõ tình hình của công ty trước khi có thể đưa ra đánh giá về xu hướng dữ liệu.

Điểm này cần phải ghi nhớ.

Tất nhiên, có ba điều kiện cơ bản để vận hành mô hình này:

1. Phòng dữ liệu có đủ thông tin liên lạc với doanh nghiệp và ban quản lý và có đủ thông tin
2. Phòng dữ liệu có sự xem xét kỹ lưỡng và tích lũy kinh nghiệm về các mục tiêu, phương pháp và tình huống thực hiện trong quá khứ.
3. Quy trình kinh doanh được số hóa cao và các hoạt động của từng phòng ban có thể được ghi lại dưới dạng dữ liệu

Ba điểm này tương ứng chính xác với các vấn đề quản lý, phương pháp phân tích và cơ sở hạ tầng. Do đó, không phải công ty nào cũng có thể sử dụng được. Nếu bầu không khí trong công ty thực sự tồi tệ, chúng ta chỉ có thể sử dụng một số phương pháp cảnh báo sớm và nhanh chóng.

Tác giả: Thầy giáo thực tế Chen

Nguồn: Tài khoản công khai WeChat "Giáo viên thực tế Trần (ID: gh_abf29df6ada8)"