Xây dựng hệ thống phân tích dữ liệu toàn diện

Trong môi trường kinh doanh dựa trên dữ liệu ngày nay, việc xây dựng một hệ thống phân tích dữ liệu toàn diện là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp. Bài viết này trình bày chi tiết cách xây dựng một hệ thống như vậy theo hai chiều, "dọc và ngang", để tổng quan về quy trình kinh doanh và mở rộng các phòng ban khác nhau, đảm bảo rằng công việc phân tích dữ liệu có thể bao quát và hỗ trợ đầy đủ cho việc ra quyết định của công ty.

Hôm nay tôi sẽ cung cấp cho bạn hệ thống phân tích dữ liệu toàn diện nhất, bao gồm mọi tình huống ở cấp độ công ty. Bạn có thể sử dụng thông tin này làm tài liệu tham khảo để xem bạn tập trung vào đâu. Toàn bộ hệ thống có thể được tóm tắt như sau: một hệ thống dọc và một hệ thống ngang.

Không cần phải nói thêm nữa, chúng ta hãy đi thẳng vào vấn đề!

01 Chiều dọc: Nhìn nhận công việc theo góc độ kết quả

Hãy đặt một câu hỏi đơn giản nhưng quan trọng: Phân tích dữ liệu có tác dụng gì?

Trả lời: Theo quan điểm kinh doanh, phân tích dữ liệu có sáu công dụng chính

1. Thiết lập mục tiêu: xác định các mục tiêu định lượng và phân chia và phân phối các mục tiêu
2. Dự báo xu hướng: dự đoán xu hướng bình thường và cung cấp thông tin tham khảo để ra quyết định
3. Giám sát quy trình: giám sát sự phát triển kinh doanh và phát hiện các vấn đề về quy trình
4. Đánh giá kết quả: đánh giá hiệu suất và tóm tắt kết quả và kinh nghiệm
5. Phân tích nguyên nhân: Phân tích nguyên nhân của vấn đề và tìm ra giải pháp
6. Kiểm tra phương pháp: kiểm tra các phương pháp tối ưu hóa và lựa chọn các phương pháp thực hành tốt hơn

(Khuyến khích đọc và ghi nhớ các phần trên)

Sáu kịch bản này áp dụng cho toàn bộ quy trình kinh doanh và phản ánh tốt nhất giá trị của phân tích dữ liệu. Do đó, khi chúng ta nghĩ về những gì phân tích dữ liệu có thể làm, trước tiên chúng ta có thể nghĩ về sáu tình huống này và công việc hiện tại có thể đáp ứng được bao nhiêu nhu cầu? Có thể làm gì nữa (như minh họa bên dưới)?

Lưu ý: Dữ liệu không phải là không thể thay thế! Phía doanh nghiệp có thể thực hiện 6 bước này ngay cả khi không có dữ liệu.

Ví dụ, kịch bản cổ điển là:

1. Việc đặt mục tiêu được thực hiện bởi phòng tài chính theo chỉ thị của ông chủ.
2. Các nhà lãnh đạo đưa ra dự báo xu hướng một cách tức thời.
3. Sau khi xem xét kết quả, người ta thấy rằng bản thân doanh nghiệp này đang tự tâng bốc mình.
4. Phương pháp thử nghiệm, nó hoàn toàn không tồn tại (tôi đã nói là có mà!)

Nhiều khả năng, chỉ có quá trình theo dõi và phân tích nguyên nhân sau khi phát hiện ra vấn đề mới được chuyển sang phân tích dữ liệu. Nhưng trong trường hợp này, công việc sẽ quá thụ động. Nếu không hiểu rõ mục tiêu, xu hướng kinh doanh cơ bản và logic kinh doanh đằng sau các phương pháp, sẽ rất khó để phân tích lý do chỉ bằng cách nhìn vào một con số. Do đó, nhiều phòng dữ liệu đã trở nên yếu kém đến mức chỉ có thể theo dõi dữ liệu riêng lẻ. Bạn thậm chí có thể chỉ cần nhắc đến một con số.

Tình trạng thụ động này cần phải được tránh càng nhiều càng tốt khi lập kế hoạch vào đầu năm.

Nếu bây giờ không chiến đấu thì khi nào bạn sẽ chiến đấu?

Tại thời điểm này bạn có thể:

1. Vận động hành lang với các ông chủ lớn, truyền bá khái niệm "quản lý dữ liệu toàn diện" và tăng cường các kịch bản công việc.
2. Kết hợp các trường hợp số hóa thành công trong ngành để thúc đẩy giá trị dữ liệu cho mọi người và mở rộng công việc.
3. Quan sát phong cách làm việc của từng phòng ban và xem phòng ban nào dễ đàm phán hơn và bạn có thể tìm thấy cơ hội hợp tác ở đâu.

Để làm được điều này, chúng ta phải nghiên cứu kỹ lưỡng sự phân công lao động giữa các phòng ban trong doanh nghiệp, trong đó có khái niệm “một chiều ngang”.

02 Một đường ngang: Nhìn nhận cơ hội từ góc độ phòng ban

Hãy đặt một câu hỏi đơn giản: Liệu tất cả các phòng ban có coi trọng dữ liệu như nhau không?

Trả lời: Tất nhiên là khác rồi!

Theo quan điểm về trách nhiệm của các phòng ban, các phòng ban có thể được chia thành bốn loại:

1. Quản lý

Các ví dụ điển hình bao gồm: Văn phòng Tổng thống, Phòng Phát triển Chiến lược và Phòng Tài chính. Các phòng ban này trao đổi trực tiếp với ban quản lý cấp cao của công ty và nhiều kế hoạch phát triển quan trọng, mục tiêu KPI hàng năm và nhiệm vụ hoạt động được xây dựng với sự tham gia của các phòng ban này. Các phòng ban này rất coi trọng dữ liệu!

Bởi vì mọi mục tiêu, nhiệm vụ và kế hoạch đều phải được định lượng. Vấn đề chung của họ là: họ biết sự thật nhưng không biết lý do đằng sau, đặc biệt là ở Bộ phận Tài chính. Anh ấy rất giỏi về kế toán, nhưng lại không biết nhiều về chi tiết kinh doanh.

Lúc này, nếu bạn muốn kết bạn với các phòng ban này, bạn có thể tạo bước đột phá bằng cách cung cấp dữ liệu cơ bản. Khi cung cấp dữ liệu, chúng tôi chủ động giúp họ sắp xếp các quy trình kinh doanh quan trọng, làm rõ các nguyên tắc kinh doanh cơ bản thông thường và lấp đầy những khoảng trống trong hiểu biết của họ về kinh doanh. Điều này sẽ tạo ra nhiều cơ hội hợp tác hơn. (Như hình minh họa bên dưới).

2. Thu nhập

Các ví dụ điển hình bao gồm: phòng bán hàng, phòng giao hàng và phòng tăng trưởng. Các phòng ban này đảm nhiệm nhiệm vụ tạo ra doanh thu chính và là nguồn hiệu suất và lợi nhuận chính. Tuy nhiên, các phòng ban này thường không coi trọng dữ liệu. Chỉ cần có thể thấy được mục tiêu nhiệm vụ và tỷ lệ hoàn thành là đủ. Họ thích xem xét các phân tích trường hợp, hướng dẫn vận hành và các thực hành cụ thể.

Tóm lại, những thứ tốt là những thứ bạn có thể sử dụng.

Vào thời điểm này, nếu bạn muốn kết bạn với các phòng ban này, bạn có thể bắt đầu bằng các công cụ. Đừng chuẩn bị các báo cáo phức tạp, nhưng hãy cung cấp dữ liệu theo cách phân cấp dựa trên những gì người xem quan tâm. Càng cơ sở, bạn sẽ thấy càng ít dữ liệu và tốt nhất là chỉ giữ lại các KPI chính. Về mặt chức năng, nó được kết nối với các công cụ như CRM và cung cấp trực tiếp các chức năng có thể thực hiện được đồng thời cung cấp dữ liệu, đó là lý do tại sao nó phổ biến với người dùng tuyến đầu (như thể hiện trong hình bên dưới).

3. Loại chi phí

Các ví dụ điển hình bao gồm mua sắm, R&D và thiết kế. Các phòng ban này về cơ bản đang tiêu tốn chi phí và khó có thể thấy được kết quả trực tiếp. Nếu không thực hiện tốt sẽ khiến người dùng không thích, tồn đọng sản phẩm, thiếu hàng tồn kho, đồng thời cũng ảnh hưởng đến doanh số bán hàng... Hơn nữa, các bộ phận này còn chịu ảnh hưởng của doanh số bán hàng và tiếp thị nên khó có thể miễn nhiễm.

Lúc này, chúng ta nên đối xử với họ theo cách khác:

Đối với các bộ phận như mua sắm, sản xuất và cung ứng dễ bị tổn thất nặng nề, trọng tâm là dự báo dữ liệu liên tục và theo dõi dữ liệu. Chúng tôi thu thập kịp thời các yếu tố ảnh hưởng từ nguồn cung đầu vào, nhu cầu đầu ra, hoạt động khuyến mại, v.v., kết hợp tiến độ cung ứng và tình trạng tồn kho, đồng thời dự báo các vấn đề tồn đọng/hết hàng có thể xảy ra (như minh họa bên dưới).

Đối với các bộ phận như R&D, thiết kế và sản phẩm dễ bị tổn thất mềm, tốt nhất nên tập trung vào các nền tảng thử nghiệm và dịch vụ thử nghiệm. Sử dụng giám sát thường xuyên để xác định vấn đề và sử dụng thử nghiệm tốt để xác minh hiệu quả cải thiện (như minh họa bên dưới).

4. Lai

Ví dụ điển hình bao gồm phòng tiếp thị và phòng điều hành. Các phòng ban này thích xem dữ liệu và kết quả công việc của họ được chồng lên doanh số bán hàng, khiến việc quan sát trở nên khó khăn. Do đó, việc phân tích đặc biệt khó khăn. May mắn thay, công việc của họ chủ yếu theo dự án và có thể giải quyết từng cái một.

Các dự án phổ biến bao gồm:

• Khuyến mãi lớn
• Thông tin chi tiết về người dùng
• Truyền thông thương hiệu
• Hoạt động cộng đồng

Những điều này đã được chia sẻ rất nhiều trong các bài viết trước đây nên tôi sẽ không nhắc lại ở đây. Nếu bạn muốn có được những hiểu biết sâu sắc và phân tích toàn diện, điều quan trọng là phải rèn luyện thói quen tốt trong bộ phận kinh doanh và đặt nền tảng dữ liệu vững chắc. Ví dụ:

1. Cải thiện và duy trì thư viện thẻ như thẻ người dùng, thẻ sản phẩm, thẻ nội dung và thẻ kênh.
2. Quản lý nhãn hoạt động và thông tin phân loại, ghi lại các tiêu chuẩn đánh giá hoạt động và thiết kế nhóm tham chiếu trước.
3. Thu thập dữ liệu cơ bản về hoạt động cộng đồng, hoạt động truyền thông mới, bán video ngắn và bán phát trực tiếp

Sau khi hoàn thành công việc cơ bản, một lượng lớn dữ liệu có thể được phân tích sau đó.

Nếu công việc cơ bản không được thực hiện tốt thì việc phân tích sau đó sẽ không có ý nghĩa gì...

03 Bố trí tổng thể: các dự án theo giai đoạn và chuẩn mực

Lưu ý: Công việc trên có trình tự ưu tiên trong bộ phận kinh doanh.

1. Nhìn chung, tháng 1, tháng 2 và tháng 3 là những tháng để lập kế hoạch hàng năm.
2. Trong nửa đầu năm, chúng tôi đã tuyển dụng nhân sự mới, thành lập nhóm và tiến hành các dự án thí điểm quy mô nhỏ.
3. Các chương trình khuyến mãi và lễ hội lớn tập trung vào nửa cuối năm

Sau khi làm rõ các hoạt động của phòng kinh doanh, bố trí chung của phòng dữ liệu rất rõ ràng:

1. Đầu năm, trọng tâm là các công việc cơ bản như dự báo, đặt mục tiêu và xây dựng hệ thống.
2. Trong nửa đầu năm, ưu tiên tăng cường năng lực cơ bản và các công cụ như dữ liệu cơ bản, nền tảng thử nghiệm, thư viện nhãn sẽ được tăng cường tối đa.
3. Trong nửa cuối năm, chúng tôi sẽ tập trung vào các dự án lớn, cung cấp hỗ trợ dự án, giám sát và đánh giá, đồng thời cung cấp thông tin chi tiết cho người dùng.

Mục tiêu đầu ra là khởi chạy/cập nhật một dự án mỗi tháng. Theo cách này, việc viết báo cáo hàng quý sẽ dễ dàng hơn và bạn sẽ không phải lo lắng về bản tóm tắt hàng năm vào năm sau (như thể hiện trong hình bên dưới).

Trên đây là ý tưởng chung về quy hoạch phòng dữ liệu. Tất nhiên, hoàn cảnh cụ thể của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Học sinh có thể điều chỉnh kế hoạch và thực hiện các điều chỉnh dựa trên tình hình cụ thể của mình.