Làm thế nào để tìm được điểm khởi đầu giữa vô vàn công việc khác nhau và trở nên chuyên nghiệp?

Công việc vận hành luôn phức tạp và tầm thường. Làm thế nào để được đào tạo và tiếp tục phát triển thông qua nhiều nhiệm vụ khác nhau? Chúng ta hãy cùng đọc bài viết này để tìm ra điểm khởi đầu và hướng tới sự chuyên nghiệp.

"Các nhiệm vụ khác" gần như là điểm khó khăn nhất đối với người vận hành.

Tôi thường nghe nhiều nhà điều hành phàn nàn rằng họ cảm thấy như họ luôn làm những công việc lặt vặt và không phát triển theo bất kỳ cách nào đáng kể.

Cộng đồng ở đây vừa hoàn thành việc gửi báo cáo buổi sáng và họ yêu cầu tôi thực hiện toàn bộ phân tích dữ liệu. Ngay khi tôi hoàn thành bản sao sản phẩm, tôi nhận được yêu cầu vận hành sự kiện. Tôi vừa ăn tối xong thì được gọi đi họp. Ngay cả khi tôi vừa mới về nhà, rửa mặt và chuẩn bị đi ngủ, tôi vẫn bị gọi dậy giữa đêm để viết những bài viết nhẹ nhàng cập nhật những chủ đề nóng hổi...

Tôi luôn cảm thấy mình rất bận rộn mỗi ngày. Đến cuối ngày, có vẻ như mọi thứ đều tiến triển chậm chạp và không có tiến triển đáng kể. Sau đó hãy tự hỏi thật to trong lòng: Mỗi ngày tôi bận rộn với điều gì? Có vẻ như tôi chẳng đạt được tiến triển gì cả.

Sự hỗn loạn, mất trật tự và kiệt sức. Trạng thái tinh thần của tôi mỗi ngày là trái tim chứa đầy những thứ, đầu óc thì đầy những suy nghĩ xao nhãng, tôi không thể tìm ra manh mối, và tôi không có năng lượng để suy nghĩ cẩn thận.

Nếu chúng ta tóm tắt trạng thái này, mô tả tốt nhất sẽ là "được mọi thứ mang theo".

Làm sao để thoát khỏi tình huống này?

Trong bài viết hôm nay, tôi sẽ chia sẻ với bạn một số kết luận của tôi về cách thoát khỏi trạng thái bận rộn với công việc nhà. Chúng không phức tạp nhưng giúp tôi tiết kiệm rất nhiều năng lượng và có góc nhìn rõ ràng hơn khi giải quyết nhiều việc khác nhau.

Tôi hy vọng bài viết hôm nay thực sự có thể giúp ích cho bạn.

1. Tìm ra vấn đề thực sự

Nhìn chung có hai trạng thái của công việc tạp vụ dài hạn:

Đầu tiên là bạn sẽ bị cạn kiệt năng lượng vì phải làm đi làm lại nhiều công việc cùng lúc.

Ở trạng thái này, bạn đã điều chỉnh bản thân sang chế độ phản hồi, nghĩa là bạn phải đáp ứng nhu cầu của bất kỳ ai đưa ra yêu cầu với bạn.

Bạn phải di chuyển qua lại giữa nhiều thứ nên không có thứ gì là hoàn chỉnh đối với bạn.

Giống như bạn có hàng chục phần mềm đang mở trên máy tính cùng một lúc và khi bạn chuyển đổi giữa bất kỳ phần mềm nào, nó sẽ bị kẹt. Nếu bạn muốn máy tính chạy mượt mà vào thời điểm này, bạn cần tắt một số phần mềm để giải phóng một số tài nguyên của máy chủ.

Tương tự như vậy, khi bạn nhận được nhiều tín hiệu nhu cầu, bạn cũng cần phải đưa ra lựa chọn. Chúng ta nên ưu tiên những việc có liên quan đến nhiệm vụ cốt lõi của mình.

Ngoài ra, khi bạn làm một việc gì đó, chi phí khởi nghiệp của bạn sẽ cao hơn nhiều lần so với những người khác.

Khi gặp một nhiệm vụ, bạn luôn phải bắt đầu từ đầu để tìm giải pháp. Giống như việc tìm chìa khóa trong một căn phòng đầy đồ đạc lộn xộn; bạn luôn phải tìm kiếm đi tìm kiếm lại. Nếu may mắn, bạn có thể tìm thấy nó trực tiếp. Nếu không may, bạn sẽ phải tìm kiếm cùng một địa điểm nhiều lần.

Những thứ lộn xộn xung quanh bạn đôi khi là một khái niệm, đôi khi là một phương pháp, và đôi khi là một ý tưởng. Chúng nằm rải rác trong căn phòng bạn sống và liên tục thu hút sự chú ý của bạn. Nếu bạn thấy điều này thú vị, bạn sẽ xem xét kỹ hơn; nếu bạn thấy cái đó hữu ích thì bạn sẽ thu thập nó. Sau đó bạn quên mất rằng mình đến đây để tìm chìa khóa. Đến lúc bạn nhận ra thì hầu hết thời gian đã trôi qua.

Chúng ta phải “giảm chi phí và tăng hiệu quả” để giảm lãng phí năng lượng và tài nguyên trong quá trình này và đi thẳng vào giải quyết vấn đề.

Thứ hai là: cảm giác vô nghĩa khi không thấy mọi thứ đang tiến triển.

Giống như bạn đang cầm một đĩa cát và cố gắng xây một ngôi nhà. Bạn xây dựng nó, rồi nó sụp đổ, hết lần này đến lần khác. Bạn đã cố gắng hết sức về mọi mặt nhưng vô ích.

Trên thực tế, lý do đằng sau việc này là mặc dù bạn biết rằng mình sẽ xây một ngôi nhà, nhưng bạn lại không biết cụ thể ngôi nhà của mình sẽ trông như thế nào. Đây là lý do tại sao nhiều người nói với tôi rằng họ có mục tiêu nhưng vẫn cảm thấy bất lực và bối rối. Đó là vì mục tiêu không đủ cụ thể.

Làm việc hướng tới những mục tiêu không đủ cụ thể thường dẫn đến việc bỏ qua những lĩnh vực quan trọng và tập trung quá mức vào những lĩnh vực không quan trọng.

Ví dụ, khi nói đến hoạt động truyền thông mới, nhiều người luôn hỏi làm thế nào để tăng số người theo dõi. Câu trả lời họ thường nhận được là: hãy cập nhật hàng ngày.

Ngày đó có hữu ích hơn không? có.

Nhưng điều quan trọng hơn là liệu nội dung của bạn có thể tiếp tục cung cấp "thông tin gia tăng" cho người dùng mục tiêu hay không, bằng cách hữu ích hay mang lại giá trị cảm xúc. Ngoài ra, không có sự khác biệt cơ bản nào giữa việc cập nhật 10 nội dung vô nghĩa và cập nhật 100 nội dung vô nghĩa.

Điều chúng ta thực sự cần làm là liên tục cải thiện trình độ viết của mình trong thời gian cập nhật liên tục, liên tục tiếp cận những điểm khó khăn của người dùng mục tiêu, liên tục mô tả những điểm khó khăn một cách chính xác hơn và sau đó tìm ra những giải pháp hiệu quả hơn để được nhiều người công nhận hơn.

Điều tương tự cũng đúng với công việc, ngay cả khi bạn phải viết bài, lập báo cáo, tổ chức sự kiện và làm những công việc được gọi là vận hành hàng ngày. Nếu chúng ta không biết tác động của nó lên mục tiêu thì nó sẽ trở thành:

Vì không ai đặt ra yêu cầu gì cho bạn, không ai nói cho bạn biết tiêu chuẩn là gì, và bản thân bạn cũng chưa bao giờ nghĩ đến việc chủ động suy nghĩ và giải quyết vấn đề nên bạn vẫn luôn trong trạng thái vô tư lự. Vì vậy, ngày này qua ngày khác, bạn chỉ lặp lại chính mình, rồi bạn sẽ tiêu hao năng lượng của mình dưới lưỡi dao mềm mại của "sự vô nghĩa".

Khi nào chúng ta cảm thấy nỗ lực của mình có ý nghĩa? Đó là lúc bạn nhìn thấy kết quả.

Hãy cùng nghĩ lại về những trải nghiệm của chúng ta khi còn là nhân viên mới tại nơi làm việc.

Trong thời gian đó, bạn sẽ cảm thấy mình đang đạt được điều gì đó bất kể bạn làm gì, bởi vì mọi thứ đều mới mẻ với bạn. Đồng thời, các nhà lãnh đạo và đồng nghiệp sẽ cho bạn biết cách thực hiện việc này tốt hơn và hiệu quả hơn. Bạn sẽ thấy mọi thứ đều có mục tiêu, tiêu chuẩn và phản hồi.

Bây giờ chúng ta đã vượt qua "thời kỳ bảo vệ người mới", chúng ta cần học cách tùy chỉnh: nghĩa là thiết lập một bộ mục tiêu tăng trưởng và cơ chế tương ứng xung quanh "tôi".

Sau khi nhận ra điều này, tôi bắt đầu thay đổi suy nghĩ của mình:

Tôi không còn giới hạn bản thân mình vào những tiêu chuẩn của vị trí hiện tại trong công ty nữa. Tôi tin rằng thị trường rộng lớn hơn và tôi sẽ có giá trị hơn.

Vì vậy, tôi coi tiêu chuẩn của mỗi tác phẩm như một bài kiểm tra. Với tôi, mỗi lần hoàn thành đều tương đương với một lần tích lũy kinh nghiệm, và sau đó tôi sẽ tiếp tục tiến tới một chiến trường lớn hơn.

Nâng cấp cấp độ, nâng cấp vị trí, nâng cấp nền tảng và không ngừng trở nên tốt hơn, để hoàn thành lộ trình nâng cấp như vậy, tích lũy thực sự là điều không thể thiếu.

Đến thời điểm này, chúng ta đã tìm ra hai vấn đề thực sự cần giải quyết nếu muốn thoát khỏi việc nhà:

1. Làm thế nào để giải quyết vấn đề phân bổ năng lượng?
2. Làm thế nào để giải quyết vấn đề lượng mưa?

2. Phân bổ năng lượng

Chúng ta cần quản lý việc phân bổ năng lượng của mình.

Nếu chúng ta liệt kê tất cả công việc của mình, bạn sẽ thấy rằng về cơ bản có hai loại: một là năng lực chuyên môn và loại còn lại là năng lực chuyên môn.

Kỹ năng chuyên môn: giao tiếp hàng ngày, báo cáo hàng ngày, báo cáo hàng tuần, báo cáo hàng tháng, họp, bài phát biểu, đề xuất dự án, đánh giá dự án...

Kỹ năng chuyên môn: cách xây dựng cộng đồng, cách viết quảng cáo, cách làm poster, cách tổ chức sự kiện...

Tôi đã thấy nhiều người dành quá nhiều thời gian vào loại công việc đầu tiên, làm giảm thời gian họ có thể dành cho loại công việc thứ hai.

Nó thường biểu hiện bằng sự tranh cãi không hồi kết trong ngày, nghĩ về công việc vào sáng sớm sau khi trở về nhà, và cuối cùng đưa ra một kế hoạch tầm thường, rồi lại tiếp tục tranh cãi trong ngày và bị chỉ trích. Chỉ còn rất ít thời gian để thực hiện kế hoạch và cuối cùng rất khó đạt được kết quả trong công việc.

Trong trường hợp này, anh ấy dễ dàng thu gọn vấn đề thành phương pháp A, phương pháp B hay phương pháp C. Vì vậy, tôi liên tục tìm kiếm các phương pháp mới và đăng ký lớp học ở khắp mọi nơi. Lúc này, bạn sẽ thấy mình lại tốn thêm một lượng lớn thời gian và năng lượng.

Mức độ phân bổ năng lượng của bạn sẽ quyết định giới hạn trên của giá trị của bạn.

Làm thế nào để sử dụng năng lượng của bạn có giá trị hơn? Tức là phân bổ đến những nơi có sản lượng cao.

Vấn đề xảy ra càng thường xuyên thì chúng ta càng cần giảm bớt sự trùng lặp trong công việc.

Như đã đề cập trước đó, khi chúng ta đánh giá mức năng lượng tiêu hao cho các nhiệm vụ khác nhau, chúng ta cần biết mình đang gặp phải vấn đề nào và phải giải quyết thường xuyên vấn đề nào.

Ví dụ, đối với loại công việc đầu tiên, về cơ bản bạn có thể chuẩn bị trước các mẫu, thay vì phải suy nghĩ, sắp xếp, tinh chỉnh và tóm tắt lại từ đầu mỗi khi cần thực hiện.

Ví dụ điển hình nhất là bản tóm tắt cuối năm. Bạn sẽ thấy rằng nhiều người tìm kiếm cách viết, nơi tải mẫu và cách tóm tắt vào cuối năm. Phải mất nhiều ngày để viết điều này, nhưng nếu bạn chuẩn bị, có lẽ bạn có thể hoàn thành nó trong vài giờ.

Công việc cần được cải thiện giá trị nhiều lần đòi hỏi phải lặp lại liên tục.

Không phải là loại công việc đầu tiên không đòi hỏi phải lặp lại, nhưng chúng không thường xuyên như vậy. Bạn nên tập trung năng lượng chính của mình vào những lĩnh vực có kết quả trực tiếp, tức là đạt được kết quả kinh doanh.

Đầu tiên là kết quả, sau đó là bao bì, có thể thêm điểm cộng và nổi bật. Bao bì không có kết quả chỉ để trưng bày và nhàm chán.

Giá trị chính của loại công việc thứ hai nằm ở việc tạo ra kết quả, nhưng có một quá trình: sáng tạo, duy trì, tối ưu hóa và sáng tạo.

Khi làm một việc gì đó, do thiếu thông tin, rất có thể bạn sẽ chỉ có một số mảnh nhận thức. Sau đó, bạn có thể tự bổ sung trong quá trình học cho đến khi hoàn thành được một khuôn khổ sơ bộ, sẵn sàng đưa vào vận hành.

Ví dụ, khi bạn thiết lập một cộng đồng, bạn biết rằng bạn cần giải thích giá trị của cộng đồng với thế giới bên ngoài, sử dụng các điểm bán hàng cốt lõi để thu hút mọi người tham gia, sau đó hướng dẫn họ thông báo nhóm và kích thích hành vi của người dùng bằng cách diễn đạt của bạn. Vào thời điểm này, về cơ bản đã có người dùng tham gia và sẵn sàng phát biểu trong cộng đồng. Khi đó chúng ta có thể nói rằng nhóm đã được tạo thành công.

Nhưng tình trạng này thường không kéo dài lâu, vì vậy bạn phải tìm cách duy trì nó. Bạn có thể chọn tiếp tục đưa ra chủ đề, chơi một số trò chơi nhỏ hoặc lên kế hoạch cho một số hoạt động.

Sau đó, bạn thấy rằng một số hành động hoạt động này có hiệu quả và một số thì không hiệu quả. Bạn cần phải lọc và tối ưu hóa.

Cuối cùng, bạn có thể tìm thấy một số hoạt động có thể được sản xuất, sử dụng nhiều lần và có thể thu hút nhiều người hơn và cuối cùng có được nhiều nhóm hơn. Đến thời điểm này, quá trình tạo đã hoàn tất.

Từ ví dụ này, chúng ta có thể thấy rằng loại công việc này có quy trình tiên tiến. Vì vậy, chúng ta cần phải liên tục học hỏi và tiếp thu kiến ​​thức mới trong quá trình này, đồng thời đòi hỏi chúng ta phải liên tục suy nghĩ và cuối cùng là hoàn thiện việc tạo ra giá trị.

Quản lý năng lượng thậm chí còn quan trọng hơn đối với loại công việc này.

Chúng ta sẽ bắt đầu bằng cách tạo quy trình làm việc cơ bản.

Ví dụ, khi nói đến việc viết, quy trình làm việc của tôi là:

Xác định chủ đề—Chọn bản sắc tường thuật—Liệt kê dàn ý—Viết các ý tưởng cốt lõi—Điền nội dung vụ án—Xuất bản tài khoản chính thức

Khi đã có quy trình làm việc cơ bản, tôi có thể dựa vào đó để đạt được những kết quả nhất định trong một khoảng thời gian. Quy trình làm việc này đã giúp tôi từ con số dưới 500 người theo dõi lên tới 11.000 người theo dõi hiện tại.

Nhưng chẳng mấy chốc tôi thấy mình đang gặp phải tình trạng tắc nghẽn. Mọi nội dung tôi đã xuất bản trước đó đều là do tôi tự tích lũy, nhưng tôi nhanh chóng thấy mình kiệt sức.

Nếu muốn đảm bảo tính chân thực và thực tiễn của nội dung, tôi cần phải tổng hợp và trao đổi ý tưởng nhiều hơn ngoài thực hành, nên cần phải có quá trình tích lũy bắt buộc.

Đồng thời, tôi cũng tin rằng mình phải liên tục cải thiện kỹ năng viết và cố gắng luyện tập càng nhiều càng tốt, vì vậy năm nay tôi sẽ yêu cầu bản thân phải cập nhật hàng tuần.

Tại thời điểm này, tôi sẽ được yêu cầu lặp lại quy trình làm việc mới.

Phiên bản hiện tại là:

Đọc, thực hành và trao đổi với các chuyên gia để tích lũy tài liệu - đưa ra các đoạn suy nghĩ hàng ngày - làm rõ chủ đề cốt lõi (cái gì, tại sao, như thế nào) - sắp xếp các thẻ tài liệu - viết các đoạn văn cốt lõi - cải thiện phần mở đầu và kết thúc - xuất bản trên tài khoản chính thức

Hiện tại, tôi khá thích nghi với cường độ viết một bài mỗi tuần. Nhưng tôi không thể đảm bảo rằng tôi sẽ đăng bài vào một ngày cố định mỗi tuần, vì vậy tôi sẽ tiếp tục lặp lại.

Về vấn đề phân bổ năng lượng, giải pháp cốt lõi là giảm thiểu việc tiêu thụ năng lượng lặp đi lặp lại và đầu tư vào những lĩnh vực có giá trị hơn.

Sử dụng mẫu sop để giải quyết các vấn đề thường gặp và cố định, tạo quy trình làm việc cơ bản rồi lặp lại để tạo ra tác phẩm sáng tạo có giá trị.

3. Lượng mưa phương pháp

Tôi hiểu phương pháp này như sau:

Cái gọi là phương pháp luận là giải pháp bạn để lại sau khi giải quyết một vấn đề, sau đó loại bỏ yếu tố may rủi thông qua việc xem xét, và cuối cùng sau nhiều lần xác minh, giải pháp có tỷ lệ thành công cao nhất sẽ được tìm ra.

Trên thực tế, một số vấn đề bạn gặp phải sẽ bị hủy bỏ giữa chừng, trong khi một số khác sẽ được giải quyết và mang lại kết quả. Phương pháp được sử dụng trước khi có kết quả về cơ bản vẫn là một thử nghiệm. Chỉ khi kết quả được thu thập và xác minh nhiều lần thì mới có thể được gọi là phương pháp luận.

Thông thường, phương pháp tích lũy trải qua quá trình sau:

Trước tiên, bạn cần có hiểu biết cơ bản về việc làm một việc gì đó, mà chúng ta gọi là nhận thức 1. Theo thời gian và bạn tiếp tục học hỏi, bạn sẽ có được kiến ​​thức 2 từ A và kiến ​​thức 3 từ B. Tại thời điểm này, bạn đã thu thập được ba mảnh nhận thức, và sau đó bạn sẽ có hiểu biết toàn diện về những gì mình sắp làm, nhưng đây chỉ là kiến ​​thức khái niệm.

Ngay cả với kiến ​​thức khái niệm, tại thời điểm này bạn vẫn chưa phải là trưởng dự án, bạn có thể chỉ là thành viên trong nhóm, vì vậy bạn chỉ có thể xác minh phần mà bạn có thể kiểm soát. Khi bạn đã có được kiến ​​thức thực tế trong lĩnh vực này, đã được thử nghiệm trong nhiều dự án khác nhau và có thể tạo ra kết quả, thì bạn có thể nói rằng bạn có phương pháp luận riêng trong mô-đun này.

Nhưng bạn vẫn còn khá xa mới có thể chịu trách nhiệm cho toàn bộ dự án, vì vẫn còn một quá trình hoàn thiện về mặt nhận thức và hoàn thiện về mặt thực tiễn. Vì vậy, bạn hãy học cách giống như Pac-Man, từng bước một cho đến khi bạn có thể chịu trách nhiệm cho toàn bộ trò chơi và đạt được kết quả tương ứng.

Cuối cùng, nội dung và phương pháp bạn tích lũy được từ hoạt động thực tế sẽ được công ty sử dụng, những người khác sẽ tự học và đào tạo nội bộ cũng sẽ sử dụng phương pháp của bạn làm tài liệu giảng dạy và bạn thường xuyên được mời chia sẻ.

Từ đó chúng ta có thể rút ra bốn điểm:

1. Nhận thức: Vấn đề này nên được mô tả như thế nào và những điểm chính cần giải thích là gì?
2. Độ thành thạo: Vấn đề này đã được kiểm chứng nhiều lần, phương pháp nào có thể tin cậy được?
3. Kinh nghiệm: Đối với những trường hợp cụ thể, giải pháp nào có thể áp dụng được?
4. Tác động: Người dùng mới cần lưu ý điều gì và sẽ gặp phải những khó khăn gì?

Khi chúng ta tổ chức phương pháp luận của riêng mình, chúng ta có thể tổ chức nó theo bốn chiều này. Nâng cao hiệu quả của bản thân thông qua việc áp dụng phương pháp luận.

Cuối cùng, tôi xin tóm tắt ngắn gọn: việc loại bỏ việc nhà thực chất là tìm ra cấu trúc trong sự hỗn loạn, sau đó phân bổ năng lượng và thiết lập thứ tự công việc của riêng bạn.

Tác giả: Zhizhong; Tài khoản công khai WeChat: Shixian Operation (ID: yyshixian)