Hãy nói về kế hoạch hàng năm

Vào đầu năm 2024, đã đến lúc lập kế hoạch hàng năm. Vậy, làm thế nào để lập kế hoạch hàng năm? Bài viết này tóm tắt quy trình liên quan và hy vọng sẽ hữu ích với bạn.

Lưu ý: Điều tôi đang nói ở đây không phải là kế hoạch cá nhân, mà là cách tôi, với tư cách là người đứng đầu một tổ chức, suy nghĩ về việc phải làm gì, làm như thế nào và đạt được điều gì trong năm tới.

Bất cứ khi nào nhận được một chủ đề như vậy, tôi sẽ đánh giá hiệu suất của mình trong năm qua, đưa ra đánh giá dựa trên một số hiểu biết sâu sắc về xu hướng tương lai và cuối cùng đề xuất các mục tiêu mới dựa trên đánh giá này và lập kế hoạch phù hợp.

Khi nghĩ về mục tiêu của mình, tôi luôn tự hỏi: Trọng tâm của năm nay là gì?

• Đối với sinh viên làm việc trong lĩnh vực tiếp thị, có thể là: chuyển đổi ngân sách thành nguồn lực quảng cáo và sắp xếp chúng trong suốt cả năm.
• Đối với sinh viên làm việc trong bộ phận vận hành, đó có thể là: biến ngân sách thành nhiều hoạt động khác nhau để thu hút khách hàng mới và tăng tỷ lệ chuyển đổi.
• …

Những điều này không thể nói là sai, nhưng chúng ta vẫn phải quay lại điểm xuất phát và suy nghĩ về nó.

Nguồn gốc là tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị. Nghe có vẻ hơi "trống rỗng" nhưng thực ra nó rất "thực tế".

Chúng ta nên nghĩ gì khi quay trở lại điểm xuất phát?

Những gì bạn sắp làm tiếp theo có phù hợp với sứ mệnh của bạn không? Nó có giúp hiện thực hóa tầm nhìn không? Giá trị của bạn có thể hiện bằng hành động không?

Ví dụ, lễ hội Double Eleven mà chúng ta quen thuộc nhất ban đầu không phải là lễ hội dành cho những người độc thân. Thay vào đó, tháng 11 ban đầu là mùa thấp điểm của bán lẻ truyền thống, với mục đích giúp các thương gia tăng hiệu suất và giải phóng hàng tồn kho vào cuối năm. Kết quả là, mùa thấp điểm thậm chí còn trở thành mùa cao điểm.

Khi nhìn lại, chúng ta sẽ thấy rằng sự tồn tại của nó vẫn đang trên đường hoàn thành sứ mệnh của mình: giúp việc kinh doanh trên thế giới trở nên dễ dàng hơn.

Đến thời điểm này, chúng ta hiểu rằng khi lập kế hoạch, chúng ta phải quay lại điểm xuất phát và sau đó đề xuất các mục tiêu chiến lược cho năm đó.

Ví dụ, tổ chức từ thiện mà tôi từng làm việc. Sứ mệnh của chúng tôi là xây dựng một nhóm công dân trẻ độc lập, có tầm nhìn và có trách nhiệm thông qua các hoạt động xã hội sáng tạo.

Dựa trên điều này tôi cần phải tìm ra:

• Tiếp cận nhóm mục tiêu nào?
• những hành động nhận thức nào cần giải quyết;
• Những kết quả chính nào cần được thúc đẩy?

Sau khi sắp xếp, chúng ta có thể nhận được: bao gồm xx người, cho phép họ di chuyển từ trạng thái A sang trạng thái B và cuối cùng tạo ra xx kết quả.

Tuy nhiên, đối tượng mục tiêu sẽ không thay đổi theo ý tưởng của chúng ta một cách vô cớ, vì vậy vẫn cần phải có quá trình can thiệp.

Chúng ta cũng cần giải quyết các vấn đề sau:

• Những điểm chính trong suốt năm;
• quản lý và phân bổ nguồn lực;
• Nội dung và hình thức truyền đạt;

Giải quyết các vấn đề trên sẽ tạo thành một mạch truyện hoàn chỉnh:

Vào thời điểm nào, cần tổ chức những nguồn lực nào, theo cách nào và cần hỗ trợ những nhóm người nào để họ có thể chuyển đổi từ trạng thái A sang trạng thái B và cuối cùng tạo ra xx kết quả.

Cốt truyện chính của một năm được xác định bởi chiến lược của tổ chức.

Ví dụ, một số tổ chức có thể hiểu rõ về những thay đổi trong xu hướng tương lai và bắt đầu lập kế hoạch trước vài năm. Sau đó, cốt truyện chính của mỗi năm và mục tiêu đằng sau nó là phục vụ cho chiến lược này. Thông thường chúng ta có thể giải thích điều này bằng cách đánh giá các hoạt động tiếp thị của công ty trong suốt cả năm.

Xét theo chu kỳ một năm, chúng ta có thể thấy: Tết Nguyên đán, Ngày lễ tình nhân, Ngày phụ nữ, Ngày lễ quốc tế lao động, 520, Ngày của mẹ, Ngày thiếu nhi, Ngày của cha, Lễ hội thuyền rồng, Ngày lễ tình nhân của Trung Quốc, Tết Trung thu, Ngày quốc khánh, Tết Nguyên đán, Giáng sinh, Ngày đầu năm mới, Đông chí...

Ví dụ, người dùng nữ sẽ thích các ngày lễ tình nhân khác nhau, quà tặng cho người lớn tuổi sẽ chọn các lễ hội truyền thống, v.v. và đồ dùng văn phòng phẩm hoặc sản phẩm kỹ thuật số 3C sẽ được tặng vào đầu năm học.

Chỉ lên kế hoạch cho kỳ nghỉ và làm việc suốt năm sẽ không thực sự giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. Ngược lại, bạn bị bắt cóc bởi những nút này.

Trước khi thực hiện, chúng ta phải làm:

1. Làm rõ trọng tâm chiến lược của năm và phân tích các nhiệm vụ cốt lõi

Ví dụ, trọng tâm chiến lược của chúng tôi trong một năm nhất định là đào tạo 1.000 nhà lãnh đạo xã hội trẻ xuất sắc (tương đương với các KOL hoặc chuẩn mực ngày nay).

Lúc này, chúng ta cần phân tích các nhiệm vụ cốt lõi là gì.

• Mục tiêu chung: 1.000 nhà lãnh đạo xã hội trẻ xuất sắc
• Mục tiêu giai đoạn: thời điểm, trường học, thành phố, số lượng
• Mô hình hoạt động: vận hành các dự án cốt lõi + thực hiện các hoạt động của trường
• Mô hình kinh doanh: Ủy quyền thương hiệu, không hợp tác với các tổ chức khác
• Tài nguyên cộng tác: loại, chức năng, số lượng

2. Điều chỉnh cơ cấu doanh nghiệp

Ví dụ: nhóm chịu trách nhiệm khám phá và phát triển cộng đồng, nhóm chịu trách nhiệm vận hành dự án và nhóm chịu trách nhiệm quản lý tài nguyên. Làm rõ mục tiêu và trách nhiệm của mỗi nhóm.

3. Phân tích các trận chiến chính của năm nay

Ví dụ, đối với chúng tôi, nhóm mục tiêu chính là sinh viên đại học.

Đầu mỗi năm học là thời điểm quan trọng để chúng ta bước vào trường. Nó không chỉ mở rộng đội ngũ nhân viên trong trường mà còn mang đến cơ hội tốt nhất để thực hiện các dự án. Ngoài hai thời điểm này, kỳ nghỉ đông và kỳ nghỉ hè cũng là những cơ hội quan trọng đối với chúng tôi.

4 thời điểm, 4 trận chiến. Điều này xác định mục tiêu mà tôi nên tập trung trong năm và sau đó tôi sẽ sắp xếp các nguồn lực theo mục tiêu. Sau đó, hãy xem xét các thời điểm cụ thể hơn để thiết lập nhịp độ làm việc cho cả năm.

4. Đánh giá tình hình thực hiện của nhóm

Có bất kỳ cơ chế quản lý liên quan nào không, chẳng hạn như trạng thái thời gian thực của các thành viên trong nhóm, có hồ sơ, đánh giá, thẩm định, phản hồi, v.v. hay không và liệu có thể sử dụng những thứ này để đào tạo mọi người, bồi dưỡng họ, thăng chức cho họ, v.v.

5. Xem xét kết quả thực hiện

Ở đây chúng ta cần quay lại mục tiêu và chiến lược của mình. Chúng ta cần nhận được phản hồi toàn diện, chẳng hạn như liệu những gì chúng ta làm có được các thành viên trong nhóm quan tâm và ghi nhận hay không, liệu đối tượng mục tiêu của chúng ta có thực sự cảm nhận được giá trị hay không, v.v.

Lập kế hoạch là việc xây dựng một bản thiết kế, và lập kế hoạch là việc thực hiện cụ thể.

Có hai yếu tố cốt lõi để thực hiện kế hoạch, đó là: quản lý ngân sách và KPI.

1. Về ngân sách

Khi lập kế hoạch năm, mọi người luôn gặp phải vấn đề: làm sao để xin tiền sếp?

Về vấn đề này, hầu hết mọi người đều cho rằng nếu muốn sếp trả tiền thì phải tính toán kỹ lưỡng các khoản như chi phí, lợi ích của sự kiện thì sếp mới chịu trả.

Nhưng thực tế không phải vậy.

Ví dụ, trong số các thành viên cộng đồng của tôi, có một người bạn cùng lớp có kế hoạch tìm những người có sức ảnh hưởng trên Xiaohongshu để quảng bá nội dung và muốn xin ngân sách.

Sau đó, cô tìm kiếm một số thông tin về đối thủ cạnh tranh, rồi phân tích thông tin theo từng mô-đun để suy ra ngân sách của đối thủ cạnh tranh ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Cuối cùng, cô đã tính toán được tỷ lệ đầu vào-đầu ra chính xác hơn và muốn thuyết phục sếp, nhưng không ngờ sếp lại từ chối một cách dứt khoát.

Tại sao nó bị từ chối? Điều này phản ánh mối quan tâm của ông chủ: Bạn có thể chi tiêu tiền một cách khôn ngoan không?

Trên thực tế, nó được chia thành hai câu hỏi: Bạn đã bao giờ tiêu tiền chưa? Một câu hỏi khác là bạn chi bao nhiêu tiền?

Khi tôi còn ở cấp điều hành, tôi đã bị vấn đề này hành hạ.

Cách tiếp cận của người lãnh đạo của tôi vào thời điểm đó là đặt ra yêu cầu về hiệu quả cho từng hoạt động và sau đó đưa ra giới hạn ngân sách. Sau đó, cô ấy sẽ yêu cầu tôi lập một ngân sách khác và đưa ra quyết định cuối cùng. Điều này thực sự phản ánh yêu cầu về khả năng quản lý nguồn lực của tôi, tức là tôi có thể chi tiêu tiền của mình đến mức nào?

Vì vậy, suy nghĩ chung của ông chủ là: Tôi sẽ cung cấp cho bạn một số nguồn lực và xem bạn có thể làm tốt đến mức nào. Nếu bạn làm tốt, tôi sẽ tăng tiền đầu tư.

Do đó, cách tiếp cận đúng đắn để thuyết phục sếp cấp thêm ngân sách là: sử dụng chi phí thấp nhất, bước vào thực tế và sau đó tìm ra chìa khóa cốt lõi để hoàn thành công việc. Lúc này, bạn sẽ có hiệu quả trong việc thuyết phục sếp của mình.

2. Về KPI

Mỗi công ty đều ít nhiều khác nhau, nhưng khi tôi xây dựng KPI, tôi thường chia thành hai phần: một phần tương ứng với con người và một phần tương ứng với sự vật.

Nó thường liên quan đến mô hình năng lực của con người và thường liên quan đến các chỉ số được phân tích từ doanh nghiệp.

Phương pháp xác định cụ thể sẽ không được trình bày ở đây.

Trên đây là chia sẻ của tôi ngày hôm nay, hy vọng nó sẽ truyền cảm hứng cho bạn.

Tác giả: Zhizhong

Tài khoản công khai WeChat: Shixian Operation (ID: yyshixian)