Viết bản tổng kết cuối năm tại nơi làm việc như thế này, đừng lười biếng, đừng nằm im, đừng chịu lỗ

Vào thời điểm này trong năm, hầu hết mọi người tại nơi làm việc đều phải đối mặt với vấn đề tổng kết cuối năm. Vậy, với tư cách là một người đi làm, bạn có thực sự biết cách viết tóm tắt cuối năm và hiểu được tầm quan trọng của nó không? Trong bài viết này, tác giả sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách viết tóm tắt cuối năm để giúp bạn mở rộng tư duy. Chúng ta hãy cùng xem nhé.

Vào cuối hoặc đầu mỗi năm, nhiều người tại nơi làm việc sẽ phải đối mặt với một vấn đề không thể tránh khỏi: tổng kết cuối năm.

Tổng kết cuối năm có phải là cách để nhận công lao không? Có phải đây là sự đổ lỗi không? Hay đó là một hình thức của chủ nghĩa hình thức?

Không. Tóm tắt cuối năm là cơ sở quan trọng để truyền tải giá trị công việc.

Đừng vội phản bác. Hãy nghĩ xem, bạn đã bao giờ nỗ lực hết mình để hoàn thành công việc nhưng lại im lặng khi đối mặt với sếp vì sợ khoe khoang hoặc bị bất lợi chưa? Khi tôi thấy người đồng nghiệp đang lười biếng nói chuyện bên cạnh mình, tôi cảm thấy vừa ghen tị vừa oán giận.

Theo quan điểm của ông chủ, ông sẽ không mong đợi một người thậm chí còn không thể viết được một bản tóm tắt cuối năm hay lại có thể làm tốt công việc hàng ngày của mình. Những người thực sự hoàn thành công việc sẽ quản lý tốt giá trị công việc của mình.

• Làm thế nào để vượt qua rào cản tâm lý này và từ chối trở thành người làm việc thầm lặng ở nơi làm việc?
• Một bản tóm tắt cuối năm tốt trông như thế nào? Có phải càng nhiều không gian thì càng tốt không? Có hữu ích khi sao chép định dạng tám phần do công ty đưa ra không?
• Bạn có biết rằng bài đánh giá cuối năm của bạn cũng có thể được viết thành một câu chuyện hấp dẫn không?
• Làm thế nào để tập trung vào những điểm chính và chứng minh giá trị khi tự báo cáo?
• Làm thế nào để đặt câu hỏi khi người khác đang báo cáo để gây ấn tượng với lãnh đạo của bạn?

Là một người chống lật đổ trên Internet và là chuyên gia về tài liệu tại nơi làm việc, hôm nay tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách viết tóm tắt cuối năm để bạn "không lật đổ, không nằm xuống và không chịu lỗ", kết thúc năm 2023 một cách hoàn hảo và có khởi đầu tuyệt vời vào năm 2024.

Không cần nói thêm nữa, chúng ta hãy đi thẳng vào nội dung chính. Thưởng thức:

1. Trước khi viết: Đừng quá cố chấp

1. Hiểu được ý nghĩa của tóm tắt

Cho dù là báo cáo hàng ngày, báo cáo hàng tuần, báo cáo hàng tháng, cuộc họp hay giao tiếp hàng ngày, thì thực chất tất cả đều là về việc giao tiếp và truyền đạt thông tin.

Tần suất, thói quen và sự khác biệt về mặt logic trong giao tiếp quyết định mức độ quản lý giá trị công việc và phần lớn cũng quyết định mức độ phát triển của chúng ta tại nơi làm việc.

Đặc biệt đối với những người làm việc trong môi trường ít người biết đến và không có thói quen hoặc cơ hội báo cáo thường xuyên thì bản tổng kết cuối năm chính là một bài kiểm tra đáng để tham khảo. (Chưa kể nó còn liên quan đến tiền thưởng cuối năm)

Nguyên nhân cơ bản khiến bản tóm tắt không được thực hiện tốt không phải là do năng lực hay hiệu suất, mà là do tâm lý sai lầm trước khi viết: bản tóm tắt được coi là một thứ rắc rối và mang tính hình thức.

Không thể đưa ra một bản tóm tắt hay với tâm lý phản kháng như vậy. Cuối cùng, bạn không chỉ lãng phí thời gian mà còn phải chịu sức ép về mặt cảm xúc, khiến bạn kiệt sức về thể chất và tinh thần.

Trên thực tế, dù bản tóm tắt cuối năm của tổ chức chúng ta có "hình thức" đến đâu thì những người tham gia tóm tắt vẫn hy vọng sẽ học được điều gì đó mới mẻ từ bản tóm tắt đó (và cũng có thể trở thành nguồn lực để họ báo cáo lên cấp trên).

Do đó, ý nghĩa của tổng kết cuối năm là rất rõ ràng: tóm tắt kết quả công việc trong một năm với cấp trên, tăng cường giao tiếp và đồng bộ thông tin, nhận phản hồi từ cấp trên và thậm chí phấn đấu để có thêm hỗ trợ nguồn lực.

2. Tránh hiểu lầm khi tóm tắt

Bây giờ chúng ta đã hiểu được tầm quan trọng của bản tóm tắt, chúng ta nên nhận công hay phóng đại những thành tựu của mình? Hay tránh vấn đề?

Tuy nhiên, chúng ta vẫn cần phải cẩn thận để tránh những hiểu lầm sau:

3. Nghĩ theo quan điểm của người khác và nắm bắt những điểm chính

Trước hết, chúng ta cần hiểu bản tóm tắt dành cho ai và ai là người nghe bản tóm tắt đó. Hãy nghĩ về nó theo một góc nhìn khác:

Đối với các ông chủ lớn: khi nhìn thấy đội nhóm làm nhiều việc trong một năm, họ cần biết việc nào có hiệu quả, việc nào không hiệu quả để điều chỉnh trọng tâm công việc và tiếp tục làm những việc đúng đắn, hiệu quả, từ đó phân bổ lại nguồn lực nội bộ và bên ngoài của công ty.

Đối với những người quản lý trực tiếp: Thông thường, sẽ có rất nhiều người dưới quyền họ và họ cần tìm ra ai là người hữu ích nhất và có tiềm năng lớn nhất trong nhóm, vì điều này liên quan đến hiệu suất làm việc của họ trong năm tới. Họ nên trao cơ hội cho những tài năng xuất chúng và loại bỏ những tài năng tầm thường để xây dựng đội ngũ nhân tài mạnh mẽ hơn.

Do đó, chúng ta không cần phải coi đối tượng báo cáo là ngược lại. Chúng ta phải tin rằng nếu chúng ta là những người có năng lực, họ sẽ nhận được bản tóm tắt tốt và chúng ta sẽ không bị đối xử bất công trong kết quả hoạt động cuối năm. Tương tự như vậy, nếu bạn bị đối xử bất công, hãy đổi việc và tìm một công việc khác. Đây sẽ là cơ hội tốt để bạn tinh chỉnh tài liệu tóm tắt và sửa lại sơ yếu lý lịch của mình.

2. Viết: Ẩn một số thủ thuật

1. Hãy bắt đầu với một cấu trúc báo cáo khoa học

Cấu trúc báo cáo khoa học có nghĩa là khi viết tóm tắt cuối năm, nội dung phải được tổ chức hợp lý để toàn bộ văn bản có tính logic và có tổ chức, truyền tải thông tin rõ ràng và khơi dậy sự quan tâm của đối tượng mục tiêu.

Không phải càng dài càng tốt (nếu trở thành bài luận lập luận, bài viết sẽ trông buồn tẻ), cũng không cần phải sao chép định dạng sáo rỗng của công ty (bài viết sẽ trở nên sáo rỗng và thiếu chỗ cho sự sáng tạo).

Mọi người đều thích nghe kể chuyện, nghe những thử thách, nghe những tình tiết bất ngờ, nghe bản xem trước của tập tiếp theo. Theo góc nhìn khoa học, khi chúng ta nghe kể chuyện, nhiều vùng não sẽ được kích hoạt cùng lúc (xử lý ngôn ngữ, nhận thức, cảm xúc và trí nhớ). Sự kích hoạt tích hợp này giúp cải thiện khả năng tiếp thu và ghi nhớ thông tin, giúp câu chuyện dễ hiểu và dễ nhớ hơn.

Do đó, bản tóm tắt cuối năm cũng có thể được xâu chuỗi lại thành một câu chuyện vừa mang tính khoa học vừa độc đáo.

1. Giới thiệu

Khi bắt đầu tóm tắt, trước tiên hãy giới thiệu các mục tiêu kinh doanh, tóm tắt tình hình hoàn thành và giải thích vị trí công việc cá nhân của bạn trong nhóm để sếp có thể nắm rõ.

2. Thách thức và khó khăn

Bắt đầu kể những câu chuyện: những thách thức bên ngoài và khó khăn bên trong mà doanh nghiệp phải đối mặt, và để ông chủ tự mình vào vai.

Những thách thức bên ngoài bao gồm những thách thức của ngành, môi trường thị trường và xu hướng của đối thủ cạnh tranh; những khó khăn nội bộ bao gồm những khó khăn mà công ty và đội ngũ phải đối mặt trong lĩnh vực kinh doanh này.

3. Biện pháp đối phó

Đây là bước ngoặt của câu chuyện: hãy giải thích ý tưởng độc đáo của bạn về cách giải quyết vấn đề và cách giải quyết. Bằng cách này, mối quan hệ giữa công việc của bạn và hoạt động kinh doanh cốt lõi sẽ trở nên rõ ràng ngay từ cái nhìn đầu tiên.

4. Thành tựu và đóng góp cho tổ chức

Đỉnh điểm của câu chuyện: nêu lại những đóng góp quan trọng. Tuy nhiên, cần phải mô tả chi tiết dữ liệu liên quan đến OKR của doanh nghiệp và tiến độ của một số dự án cốt lõi khác để sếp có thể ghi nhớ các hành động cốt lõi và điểm nổi bật.

Nếu doanh nghiệp của bạn cung cấp đầu ra phương pháp luận và hỗ trợ cấp trung gian cho nhóm, bạn cũng có thể báo cáo tại đây.

(V) Triển vọng tương lai

Khi kết thúc câu chuyện, hãy nhớ xem bản xem trước của tập tiếp theo, nó sẽ khiến bạn muốn xem thêm.

Vì vậy, sau khi nói về tình hình năm nay, bạn cũng nên đề cập ngắn gọn về kế hoạch năm tới để sếp biết rằng bạn đang có suy nghĩ tích cực về công việc kinh doanh. Nếu sếp hỏi, bạn có thể trả lời ngay và bắt đầu thảo luận.

2. Luôn nhớ đưa kết luận lên đầu tiên

Đặt phần kết luận lên đầu tiên, nghĩa là đưa thông tin quan trọng nhất lên đầu tiên và sử dụng cấu trúc "kim tự tháp ngược" để trình bày bản tóm tắt của bạn.

Nói chung, lượng thông tin mà một người tiếp nhận cùng một lúc không nên vượt quá bảy điểm, và tốt nhất là ba điểm.

Nếu bạn có thể đi đến kết luận trước, diễn đạt rõ ràng ý định và ý tưởng của mình trước, sau đó xác minh và giải thích từng câu một, bạn sẽ không gây ra hiểu lầm và cũng giúp não bộ ghi nhớ những ý tưởng và nội dung cốt lõi sớm nhất có thể.

Nếu bạn không đưa ra được kết luận ngay từ đầu, não bạn sẽ tràn ngập đủ loại bối cảnh, xung đột, yếu tố, lập luận, lý lẽ và thông tin khác, và sẽ không còn chỗ để tiếp nhận nội dung ý kiến ​​và các điểm chính tiếp theo.

Do đó, cho dù là phần đầu của toàn bộ văn bản hay phần đầu của một đoạn văn, các điểm chính đều phải được in đậm và súc tích. Ví dụ, hãy sử dụng "Thông tin chi tiết về dữ liệu XX và thông qua XX biện pháp, dữ liệu XX đã được cải thiện đáng kể" thay vì mô tả "về kết quả mang lại bởi XX biện pháp".

3. Đừng để những chi tiết làm bạn chán nản

Một nguyên tắc quan trọng khác trong bản tóm tắt cuối năm là không để các chi tiết làm mất điểm (lỗi đánh máy, dữ liệu không chính xác trong biểu đồ, v.v.). Nếu bản tóm tắt có quá nhiều chi tiết, ngay cả khi cấu trúc và nội dung của báo cáo tốt, người bị báo cáo vẫn có khả năng trở nên chỉ trích và tự gây tổn hại cho mình do những sai lầm cấp thấp.

Sử dụng hình ảnh thay vì từ ngữ: Hình ảnh là phương pháp trực quan và hiệu quả để truyền tải thông tin. Khi cần trình bày dữ liệu, xu hướng hoặc mối quan hệ, chúng ta có thể cân nhắc sử dụng biểu đồ thay vì mô tả bằng văn bản dài dòng. Ví dụ, sử dụng biểu đồ thanh, biểu đồ đường hoặc biểu đồ hình tròn có thể hiển thị rõ ràng những thay đổi và so sánh trong dữ liệu.

Sử dụng câu ngắn thay vì câu dài: Khi bày tỏ ý kiến ​​hoặc mô tả sự kiện, hãy cố gắng sử dụng câu ngắn gọn, súc tích và rõ ràng. Câu dài có thể khiến chủ ngữ khó hiểu hoặc dễ dẫn đến mơ hồ. Sử dụng những câu ngắn gọn, súc tích có thể làm cho thông điệp của bạn rõ ràng và dễ hiểu hơn. Ngoài ra, tránh sử dụng quá nhiều từ bổ nghĩa và mệnh đề để tránh làm tăng độ phức tạp của câu.

3. Sau khi viết: giao tiếp một cách mạnh dạn

Nếu bản tóm tắt cuối năm của bạn không chỉ là việc nộp báo cáo, bạn cũng cần phải báo cáo công khai hoặc yêu cầu mọi người cùng xem xét. Vì vậy, phản hồi sau khi viết cũng quan trọng không kém. Nó không chỉ có thể tránh được sự tự mãn mà còn loại bỏ được những thứ vô nghĩa, giữ lại được bản chất của bản tóm tắt và thêm vào nét hoàn thiện.

1. Khi báo cáo, hãy chân thành và giản dị, tránh nói dối và sáo rỗng.

Trong những năm gần đây, thuật ngữ chuyên ngành nơi công sở đã trở nên phổ biến và mọi người thường nói đùa rằng thành thạo "nghệ thuật ngôn ngữ" là một kỹ năng sinh tồn thiết yếu trong môi trường làm việc hiện đại.

Con ngựa ô phòng vé "The Annual Meeting Can't Stop" vào cuối năm 2023 đã khiến "kế hoạch sa thải và mở rộng", "mức độ chi tiết của sự liên kết", "mở ra logic cơ bản", "đánh đòn kết hợp tốt", "tối ưu hóa hợp lý"... trở thành những từ khóa hot càn quét màn ảnh vào đầu năm.

Bộ "thuật ngữ" mang tính gợi ý này có thể tìm thấy ở khắp mọi nơi trong ngành công nghiệp Internet thường khiến nhiều người mới vào nghề hoặc mới chuyển nghề cảm thấy bối rối và mạnh mẽ, và họ vội vã tìm hiểu và áp dụng.

Trên thực tế, thủ thuật này sẽ bị chỉ trích nếu dùng để đánh lừa những người không dùng Internet, chưa kể đến việc dùng để đánh lừa những đồng nghiệp trong công ty.

Một hành trình dài ngàn dặm có thể bị hủy hoại chỉ vì một lỗ kiến. Khi tường thuật, chúng ta cũng nên chú trọng đến sự giản dị, chân thành và nói bằng ngôn ngữ của con người. Chúng ta có thể kết hợp các trường hợp và dữ liệu cụ thể để làm cho báo cáo thuyết phục và đáng tin cậy hơn.

• Tôi đã tham gia một số dự án cấp độ xx trong năm nay, kết quả thế nào?
• Tôi đã tạo ra được bao nhiêu hiệu suất, chẳng hạn như tốc độ tăng trưởng, GMV, v.v.
• Tôi đã ổn định việc giao hàng và mức độ hài lòng chung của người dùng đã được cải thiện;
• Tôi đã tối ưu hóa quy trình, cải thiện hiệu quả và giảm chi phí;
• Tôi hỗ trợ một số hoạt động trong công ty và đạt được một số kết quả quan trọng;
• Quản lý hiệu suất (mục tiêu hiệu suất, thiết kế hiệu suất, đánh giá hiệu suất);
• Bậc thang tài năng (vào làm, từ chức, chính thức hóa, thăng chức và ổn định nhóm);
• Hỗ trợ đào tạo (đào tạo và hướng dẫn, mẫu và hiệu đính, quy trình và công cụ, quản lý nguồn lực);
• Sự tăng trưởng trong năm qua (cải thiện kỹ năng cứng, cải thiện kỹ năng mềm và đầu ra tương ứng);
• Đánh giá hiện tại của bạn về bản thân (bằng chứng công việc cho thấy bạn đủ tiêu chuẩn hơn cho vị trí này, phù hợp với yêu cầu công việc của công ty);
• Kế hoạch cải thiện trong tương lai (bước tiếp theo của mục tiêu cải thiện, kế hoạch và hành động);

2. Lắng nghe báo cáo của người khác, chủ động đặt câu hỏi và gây ấn tượng với sếp của bạn

Một bản tóm tắt cuối năm hay không chỉ là báo cáo tóm tắt cá nhân mà còn là bản đánh giá về tổ chức. Nhà sáng lập Meituan, Vương Huệ Văn, từng nhấn mạnh rằng giá trị lâu dài của việc đánh giá tổ chức lớn hơn nhiều so với kết quả ngắn hạn.

Bạn có bị mất tập trung khi nghe báo cáo từ những người khác trong tổ chức của mình không? Hay bạn vẫn đang đầu tư nghiêm túc?

Trên thực tế, đây cũng là cơ hội để bạn chủ động đặt câu hỏi, thể hiện sự quan tâm và suy nghĩ của mình, không chỉ giúp bạn hiểu sâu hơn về công việc của người khác mà còn giúp sếp có ấn tượng và ghi nhận bạn hơn.

Nếu bạn tiếp tục hỏi những câu hỏi sau đây, bạn sẽ có thể vượt qua hầu hết mọi người xung quanh mình:

Trên đây là toàn bộ nội dung của hướng dẫn tổng kết cuối năm tại nơi làm việc. Tôi hy vọng bạn có thể đạt được điều gì đó và tạo ra một bản tóm tắt đẹp mà không tự mãn hay chịu bất lợi, và xứng đáng với công sức bỏ ra trong năm nay!

Tác giả: Jiayu Jiarou, tài khoản công khai WeChat: Ghi chú của Jiayu Jiarou