Làm thế nào để phát triển các kỹ năng viết cơ bản tại nơi làm việc

Trong quá trình hợp tác tại nơi làm việc, ngoài giao tiếp, viết cũng là một phương pháp quan trọng. Viết lách ở nơi làm việc cũng đòi hỏi một số kỹ năng nhất định và không thể thực hiện một cách mù quáng, nếu không, đối tác của bạn sẽ không thể nhanh chóng và rõ ràng nắm bắt được thông tin bạn muốn truyền đạt. Trong bài viết này, tác giả giải thích định nghĩa về văn bản nơi làm việc và các chiến lược viết nơi làm việc. Có thể bạn muốn xem thử.

Khi nói về nơi làm việc, chúng ta không thể không nói đến giao tiếp và cộng tác với người khác. Nhiều người nghĩ rằng nếu một người giỏi giao tiếp tại nơi làm việc thì người đó phải có kỹ năng diễn đạt tuyệt vời, hùng biện, có khả năng nói và hoàn thành công việc. Nhưng tôi luôn cảm thấy rằng giao tiếp, như một kỹ năng cơ bản tại nơi làm việc, quan trọng nhất là làm sao để người khác hiểu được ý bạn.

Để đạt được mục tiêu này, một cách là có thể nói, một cách khác là có thể viết. Với tôi, tôi thích viết hơn.

Nhiều hoạt động tại nơi làm việc không đòi hỏi phải giao tiếp thời gian thực. Ví dụ, nếu một dự án cần được quảng bá hoặc một kế hoạch cần được làm rõ, thì nhiều khi đây là kết quả của nhiều lần trao đổi thông tin. Quan trọng hơn là không cần phải rút ra kết luận ngay tại chỗ; điều cần thiết là phải suy nghĩ rõ ràng.

Nhiệm vụ tự nhiên của việc viết là thể hiện những ý tưởng đã được "suy nghĩ thấu đáo".

Vì vậy, theo tôi, khả năng viết phải là một kỹ năng cơ bản tại nơi làm việc. Và bạn càng coi trọng việc làm đúng đắn và chất lượng của việc ra quyết định thì việc viết càng trở nên quan trọng.

01

Tại sao hầu hết mọi người ở nơi làm việc đều không có khả năng viết?

Tôi tin rằng khi chúng ta thấy người khác có thể viết tài liệu rõ ràng và sử dụng văn bản để cải thiện hiệu quả cộng tác nhóm, chúng ta sẽ ghen tị. Về cơ bản, tôi không nghĩ mọi người không coi trọng việc viết.

Vậy lý do là gì? Bởi vì việc viết đòi hỏi não bộ của chúng ta phải hoạt động liên tục và có chất lượng cao. 

Ví dụ, khi chúng tôi tạo PPT cho một báo cáo, tôi thực sự sử dụng thông tin đồ họa và văn bản rời rạc cùng với thông tin ngôn ngữ rời rạc, và kết nối chúng thành một đầu ra hoàn chỉnh thông qua biểu đạt tại chỗ của bạn.

Nếu bạn thử, bạn sẽ thấy rằng đối với cùng một báo cáo, việc tạo PPT dễ hơn nhiều so với việc viết một tài liệu báo cáo. Bộ não của chúng ta thường tập trung vào thông tin chính, giống như khi tôi lên kế hoạch cho ngày hôm nay (là Chủ Nhật khi tôi viết bài viết này), tôi chú ý nhiều hơn đến việc mình sẽ đến quán cà phê nào, sẽ viết bài viết gì và sẽ ăn tối ở đâu. Khi tôi nghĩ về những điều này, tôi đang tạo PPT trong đầu mình.

Nhưng trong cuộc sống thực, bạn vẫn phải xếp hàng dài ở quán cà phê, bạn có kế hoạch thay thế nào không? Nếu trời mưa thì sao, bạn có kế hoạch thay thế nào không? Và cứ thế tiếp tục. Trong cuộc sống thực, điều bạn cần phải xử lý là cách sắp xếp các đoạn văn chuyển tiếp và đây là yêu cầu đối với khả năng viết.

Mặt khác, chúng ta phụ thuộc quá nhiều vào giao tiếp tức thời để giải quyết vấn đề. Ưu điểm của giao tiếp tức thời là có thể giải quyết vấn đề nhanh chóng với chi phí thấp hơn. Ví dụ, một vấn đề không thể diễn đạt rõ ràng bằng cách gõ máy có thể được giải quyết chỉ bằng vài từ qua điện thoại.

Tuy nhiên, nhiều vấn đề không thể giải quyết chỉ bằng một hoặc hai câu. Chúng đòi hỏi sự thảo luận, thảo luận liên tục và va chạm. Vào thời điểm này, sản phẩm thứ hai mà chúng ta lo sợ đã xuất hiện: cuộc họp.

Tôi đã giao tiếp với nhiều người và sau quá nhiều cuộc họp, tôi thấy rằng thực ra mọi người đều rất khó chịu. Không phải là tôi ghét các cuộc họp, mà là tôi tổ chức các cuộc họp nhưng chúng không đóng vai trò thực chất nào cả. Bởi vì tôi chưa suy nghĩ thấu đáo. Tôi chỉ biết rằng tôi muốn thảo luận về một vấn đề, nhưng tôi không biết tại sao tôi muốn thảo luận về nó, bối cảnh là gì, liệu các tài liệu liên quan có đủ không và liệu mọi người có ý kiến ​​riêng hay không.

Việc tập hợp một nhóm người lại, giải quyết vấn đề từ đầu và cố gắng sử dụng giao tiếp tức thời để đưa ra quyết định dài hạn đòi hỏi những người tham gia phải có khả năng rất cao.

Nếu không thực hiện được điều này, các cuộc họp sẽ trở thành gánh nặng.

Do đó, việc viết không hề dễ dàng và chúng ta phụ thuộc quá nhiều vào giao tiếp tức thời để giải quyết vấn đề, dẫn đến nhiều người không có khả năng viết tại nơi làm việc.

02

Vậy kỹ năng viết cần thiết ở nơi làm việc là gì?

Có ba từ khóa trong tiêu chuẩn của tôi: cụ thể, tập trung và có thể lắng đọng.

Hình thức không quan trọng, có thể là một đoạn văn hoặc một văn bản, nhưng khả năng này phải đáp ứng được ba từ khóa này.

Nói một cách cụ thể, nói một cách đơn giản, điều đó có nghĩa là mọi người có thể hiểu được. Vì vậy, không quan trọng là lời lẽ có hay không, ngôn ngữ có cao siêu hay ý định có sâu sắc hay không.

Là một kỹ năng cơ bản, mục đích của việc rèn luyện nó không phải là để khoe khoang mà là để nâng cao hiệu quả công việc. Vì vậy, không giống như bài luận thi tuyển sinh đại học, bài luận này không cần phải có chút hương vị văn chương nào. Thứ hai, nhiều người sẽ hỏi, tôi thấy nhiều người viết về kinh nghiệm làm việc và suy nghĩ của họ về ngành, nhưng tôi không nghĩ vậy, điều đó có nghĩa là tôi không có khả năng viết cho nơi làm việc không?

Không nhất thiết. Nếu những trải nghiệm và suy nghĩ này được viết cho chính bạn thì chúng không được coi là văn bản viết ở nơi làm việc. Nhiều nhất thì đó cũng chỉ là sự tích lũy của riêng bạn. Nhưng nếu vai trò của bạn là quản lý và bạn cần thêm một số bài viết "ảo" để làm rõ chiến lược hoặc giải thích OKR của mình, thì những kinh nghiệm và suy nghĩ này về cơ bản là công cụ bạn sử dụng để giao tiếp. Theo tôi, hiện tại họ đang viết ở nơi làm việc. 

Để tập trung, hãy cố gắng chỉ nói về một vấn đề tại một thời điểm. Việc viết ở nơi làm việc trong những tình huống khác nhau có mục đích khác nhau. Ví dụ, mục đích của biên bản cuộc họp là ghi lại thông tin cốt lõi của cuộc họp và tổng hợp nội dung cuộc họp. Ví dụ, một tài liệu yêu cầu được sử dụng để diễn đạt các yêu cầu thiết kế bằng lời để mọi người có thể hiểu được và có logic chặt chẽ.

Vì vậy, sẽ rất kỳ lạ nếu bạn viết trải nghiệm cuộc họp của mình vào biên bản cuộc họp và viết biên bản cuộc họp xem xét yêu cầu vào tài liệu yêu cầu. Mỗi kịch bản viết cụ thể tại nơi làm việc đều có mục đích riêng, mang tính thông lệ và đã đạt được sự đồng thuận. Đây là lý do tại sao Feishu cung cấp nhiều mẫu khi tạo tài liệu. Trên thực tế, nó giúp tiết kiệm thời gian, nhưng về bản chất, nó tập trung hơn. Mẫu cho phép bạn diễn đạt một ý tưởng một cách rõ ràng.

Khả năng tích lũy tài liệu là lợi thế lớn nhất của việc viết. Trước khi công nghệ lưu trữ thông tin của con người bước vào thời đại thông tin, giấy đã được sử dụng để lưu giữ thông tin trong hàng ngàn năm.

Khi chúng ta muốn biết biên bản phiên tòa buổi sáng của Đường Thái Tông cách đây hơn 1.000 năm, chúng ta vẫn có thể tìm thấy nó bằng cách tra cứu các tài liệu lịch sử. Nếu không có chữ viết, nhiều quyết định của Đường Thái Tông sáng hôm đó chỉ được những người có mặt tại thời điểm đó và ở không gian đó nhìn thấy. Nhưng nhờ có chữ viết được ghi chép lại, chúng ta vẫn có thể nhìn thấy chúng sau hơn 1.000 năm.

Khả năng lắng đọng về cơ bản không phải là khả năng viết mà là khả năng sắp xếp thông tin. Chỉ riêng việc viết thôi cũng có thể thực hiện được trong nhiều môi trường, nhưng nếu bạn muốn để nó ổn định, thì thử thách là đặt nó ở đâu và quản lý nó như thế nào sau khi viết.

Có người hỏi, điều này có vẻ không liên quan gì đến việc viết lách. Có, nhưng điều này rất liên quan đến nơi làm việc. Nếu nội dung bạn viết khó tìm lại sau này thì có nghĩa là nội dung đó chưa được lưu giữ. Cụ thể hơn, bạn có thường gặp phải sự bất đồng quan điểm giữa hai bên về một vấn đề nào đó không? Một người nói rằng đó là những gì đã được nói trong cuộc họp, và người kia nói rằng đó là những gì đã được nói. Sau đó, bạn đi xác nhận riêng và thấy rằng không có biên bản cuộc họp nào được lập vào thời điểm đó.

Do đó, tôi tin rằng cụ thể, tập trung và dễ hiểu là tiêu chuẩn của khả năng viết tại nơi làm việc.

03

Câu hỏi cuối cùng có thể là điều bạn quan tâm nhất: làm thế nào để phát triển khả năng viết của bạn tại nơi làm việc?

Trước hết, tôi phải nói rằng tôi không nghĩ đây là một kỹ năng có thể học được một cách nhanh chóng. Không giống như nhiều khóa học kiến ​​thức trả phí tuyên bố rằng bạn có thể có được kỹ năng này bằng cách trả một số tiền nhất định.

Nhưng có một số nguyên tắc có thể được trừu tượng hóa. Dựa trên những nguyên tắc này, bạn có thể áp dụng chúng vào công việc của mình và cuối cùng phát triển được kỹ năng viết phù hợp với bạn.

Tổng cộng có bốn nguyên tắc.

1. Nguyên tắc 1: Nhận thức đầu tiên

 Theo tôi, đây là điều quan trọng nhất. Bạn phải nhận ra rằng nhiều khi bạn cần phải dựa vào chữ viết để giải quyết một số vấn đề. Cụ thể hơn, trong một số tình huống cụ thể, viết là kỹ năng cơ bản nhất.

Tìm những đặc điểm chung của những cảnh này và khi bạn gặp lại những cảnh này vào lần tới, bạn có thể suy nghĩ xem liệu mình có nên sử dụng kỹ năng viết của mình hay không.

Chúng là gì?

1) Thông tin cần được truyền đi

Ví dụ, khi một chức năng quan trọng được triển khai, tôi cần thông báo cho mọi người thông qua email gửi đến toàn thể nhân viên; Ví dụ, sau một cuộc họp quan trọng, tôi cần sử dụng biên bản cuộc họp để những người liên quan làm rõ lại sự đồng thuận đã đạt được trong cuộc họp.

2) Thông tin cần được cấu trúc

Ví dụ, nếu giá của một sản phẩm cần được điều chỉnh, thì đây có thể là vấn đề có thể được thống nhất thông qua giao tiếp bằng lời nói, nhưng chắc chắn sẽ cần sự hỗ trợ bằng văn bản trong quá trình thực hiện, vì các quy trình liên quan cần phải được xây dựng. Cách thực hiện bước đầu tiên, cách thực hiện bước thứ hai, những gì cần phải làm trong từng bước cho hoạt động quảng cáo, dịch vụ khách hàng, sản phẩm và công nghệ, tất cả đều dựa vào công cụ viết có cấu trúc để thúc đẩy vấn đề này. Về cách viết có cấu trúc, tôi sẽ nói riêng về nó sau nếu có cơ hội.

3) Thông tin cần được xử lý không đồng bộ

Khi cần những vai trò khác nhau để đưa ra những phản hồi khác nhau cho cùng một thông tin, viết trở thành một công cụ thiết yếu. Ví dụ, khi chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp, trưởng các phòng ban khác nhau được yêu cầu điền thông tin có liên quan. Họ không bắt buộc phải viết cùng một lúc, nhưng họ phải có mặt ở đó. Vì khả năng viết có thể lắng đọng nên nó có thể hỗ trợ rất tốt các tình huống không đồng bộ.

4) Thông tin cần được trình bày đầy đủ

Đây là tình huống phổ biến nhất của chúng tôi. Ưu điểm trực quan nhất của việc viết so với diễn đạt bằng lời nói là tính hoàn chỉnh của nó.

2. Nguyên tắc 2: Bắt đầu từ quy mô nhỏ

Khi nhiều người nghe về việc phát triển kỹ năng viết tại nơi làm việc, họ muốn viết thật nhiều tài liệu. Giống như tập thể dục vậy. Nếu bạn muốn giảm cân, bạn sẽ bắt đầu nâng tạ nặng, nhưng khi cảm thấy nản lòng, bạn sẽ bỏ cuộc.

Theo tôi, việc viết lách ở nơi làm việc phải bắt đầu từ những điều nhỏ nhặt, như vậy sẽ dễ hình thành thói quen hơn. Bạn còn nhớ những gì tôi đã nói trước đó không? Cốt lõi của kỹ năng viết nơi công sở là: cụ thể, tập trung và súc tích. Chỉ cần đáp ứng được ba điểm này thì tài liệu có dài hay ngắn cũng không quan trọng.

Do đó, bài phát biểu trong nhóm làm việc, biên bản cuộc họp, email hoặc báo cáo nghiên cứu đều có thể được sử dụng làm tình huống giao tiếp khi viết ở nơi làm việc. Miễn là nội dung bạn đưa ra cụ thể, tập trung và súc tích. 

3. Nguyên tắc 3: Từ người khác đến chính mình

Nếu chúng ta nghĩ lại một chút, chúng ta sẽ thấy rằng mục đích thiết yếu của việc viết ở nơi làm việc là để giao tiếp hiệu quả hơn. Do đó, việc sắp xếp nội dung bài viết theo quan điểm của người khác là một trong những phương pháp tư duy quan trọng nhất khi viết ở nơi làm việc. Tôi gọi đó là: từ người khác đến chính mình. Bắt đầu từ nội dung của bên kia cho đến nội dung của riêng bạn.

Cùng một cảnh quay, nếu đối tượng mục tiêu khác nhau thì nội dung của bạn cũng sẽ khác nhau. Khi viết cho sếp, bạn thường phải đi sâu vào một điểm duy nhất, vì mọi công sức của bạn chỉ hướng đến một điểm duy nhất với sếp; khi viết cho cấp dưới, bạn thường phải mở rộng và truyền cảm hứng theo hướng dẫn; khi viết cho một nhóm người, bạn thường phải thẳng thắn và đơn giản hơn, vì vốn kiến ​​thức của mỗi người là khác nhau; Khi viết cho đối tác kinh doanh, bạn phải chuyên nghiệp hơn, vì khả năng chuyên môn của bạn được phản ánh qua từng dòng chữ.

Vì vậy, chỉ bằng cách xác định được ai đang xem, tôi mới có thể biết cách sắp xếp thông tin mình trình bày.

4. Nguyên tắc 4: Tích hợp đến cùng

Nguyên tắc cuối cùng là biến ba điểm trên thành thói quen tại nơi làm việc của bạn. Tôi luôn tin rằng xét về góc độ đầu tư, thói quen là một trong những cách đầu tư hiệu quả nhất.

Nếu bạn phát triển thói quen tập thể dục khi còn trẻ, bạn có thể được hưởng lợi từ nó cho đến khi bạn già; Nếu bạn phát triển thói quen viết tại nơi làm việc, bạn sẽ được hưởng lợi từ nó bất kể bạn đang ở giai đoạn nào hay làm việc ở công ty nào.

Sự tích hợp được đề cập ở đây không phải là sự ép buộc mà là sự chủ động.

Tích hợp bắt buộc là gì? Đó là sự thoái hóa. Khi tôi thấy người khác đã viết tài liệu, tôi cũng muốn tự mình viết một tài liệu. Tôi không chỉ phải viết mà còn phải cạnh tranh với họ về số lượng từ. Vì vậy, cuối cùng tôi phải viết 5.000 từ cho một báo cáo hàng ngày. Theo tôi, điều này không những không thúc đẩy hiệu quả giao tiếp mà còn có thể tạo ra nhiều nội dung vô ích.

Sự tích hợp chủ động thực sự có nghĩa là suy nghĩ về một câu hỏi cốt lõi: Liệu có thể cải thiện hiệu quả của một quy trình thông qua việc viết hay không? Ví dụ, nếu không có đủ người tham dự cuộc họp, khiến cuộc họp bị chậm trễ, vấn đề này có thể được giải quyết thông qua việc bình luận tài liệu không?

Ví dụ, nếu trước đó bạn không suy nghĩ thấu đáo mọi việc, dẫn đến nhiều việc không được thực hiện đúng, thì bằng cách trước tiên diễn đạt những ý tưởng rời rạc thành lời, sau đó định hình ý tưởng dựa trên lời nói, bạn có thể hình thành sự đồng thuận có giá trị và cuối cùng dẫn đến một cuộc thảo luận hiệu quả.

Đây đều là những tình huống có thể nghĩ tới. Hãy nhớ rằng, cốt lõi của văn bản nơi làm việc là tính cụ thể, sự tập trung và sự lắng đọng. Nếu ba từ khóa này có thể giải quyết được các vấn đề hiện tại thì viết tại nơi làm việc có thể là một giải pháp tốt.

04

Cuối cùng, tôi muốn nói về lý do tại sao tôi viết về các chủ đề liên quan đến kỹ năng cơ bản.

Tại cuộc họp đánh giá OKR của công ty vào cuối tháng 8, CEO đã chia sẻ với chúng tôi về OKR của công ty trong tháng 9-tháng 11. Chỉ có hai cái, và một cái liên quan đến Double 11. Điều này dễ hiểu vì tôi làm việc trong một công ty thanh toán tri thức, và Double 11 phải là trọng tâm của chúng tôi. Câu còn lại là “Sửa mái nhà vào ngày nắng”, nghe có vẻ rất văn chương, nhưng trong suy nghĩ của tôi, nó có thể được tóm tắt trong ba từ: kỹ năng cơ bản.

Vào ngày 20 tháng 9 năm 2019, khi Meituan lên sàn, nội dung giới thiệu phần mềm truyền thông nội bộ của công ty chỉ có năm từ: Luyện tập chăm chỉ các kỹ năng cơ bản.

Với tôi, các kỹ năng cơ bản có hai mức giá trị. 

Một mặt, đây là tuyến phòng thủ tâm lý cuối cùng của tôi khi gặp phải thất bại. Theo tôi, bất kỳ trở ngại, khó khăn và thất bại nào, nếu chúng có thể giúp tôi rèn luyện các kỹ năng cơ bản, đều có thể được chấp nhận, chịu đựng và vượt qua. Tôi có thể cảm thấy không thoải mái, nhưng tôi sẽ không gục ngã. 

Mặt khác, tôi có thể học được những kỹ năng cơ bản. Có thể mang chúng đi có nghĩa là niềm tin vào tương lai có thể phát triển mạnh mẽ trên bất kỳ loại đất nào .

Tác giả: Dalige, tài khoản công khai WeChat: Dalige