Làm thế nào để xây dựng Kế hoạch kinh doanh hàng năm chất lượng cao?

Khi tiếng chuông cuối năm dần vang lên, những người ra quyết định của doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với một nhiệm vụ quan trọng khác: xây dựng kế hoạch kinh doanh cho năm mới. Đây không chỉ là một trò chơi về con số mà còn là sự cân nhắc chu đáo về chiến lược tương lai. Trong quá trình này, các nhà phân tích dữ liệu đóng vai trò quan trọng vì họ cần tìm được sự cân bằng giữa các mục tiêu lớn của ban lãnh đạo và dữ liệu thực tế.

Lại đến thời điểm trong năm để lập kế hoạch kinh doanh. Đây là lúc các nhà phân tích dữ liệu cần làm việc chăm chỉ nhất, nhưng cũng là lúc các nhà phân tích dữ liệu bất lực nhất. Bởi vì kế hoạch kinh doanh hàng năm của nhiều công ty là "một phát, hai đòn, ba cãi vã":

Dự đoán xu hướng bán hàng của năm tới dựa trên suy nghĩ của riêng bạn

Các ông chủ lớn khoe khoang về mục tiêu bán hàng lớn

Các phòng ban đã mặc cả và thỏa hiệp về một số vấn đề.

Sinh viên làm phân tích kinh doanh bị kẹt ở giữa. Một mặt, họ được yêu cầu "tiến hành tính toán một cách khoa học và hợp lý", mặt khác, họ phải "đưa ra những giải thích hợp lý và phân bổ khoa học cho từng tháng" đối với những kết luận mà các nhà lãnh đạo đưa ra một cách đột xuất. Chắc hẳn điều đó khiến tôi chán nản lắm.

Kế hoạch hoạt động hàng năm hợp lý nên được xây dựng như thế nào và phân tích kinh doanh đóng vai trò gì? Hôm nay tôi sẽ giải thích cho bạn nhé.

1. Chìa khóa để giải quyết vấn đề

Mâu thuẫn giữa việc đưa ra quyết định dựa trên trực giác của bản thân và việc đưa ra các tính toán khoa học thực chất xuất phát từ mâu thuẫn giữa logic dữ liệu và logic kinh doanh. Logic dữ liệu chỉ nhận dạng các sự kiện và đưa ra dự đoán dựa trên các sự kiện đã xảy ra. Tuy nhiên, logic kinh doanh lại coi trọng sáng kiến ​​chủ quan hơn. Nếu ai đó khăng khăng rằng họ có thể thay đổi số phận của mình, bạn sẽ khó có thể bác bỏ họ trước khi họ thực sự hành động. Mâu thuẫn này có thể được tóm tắt như sau:

Do đó, chìa khóa để giải quyết vấn đề là: phân tích kinh doanh trước tiên phải nêu ra những sự kiện được dữ liệu hỗ trợ. Giải thích rõ ràng tình hình hoạt động hiện tại, xu hướng phát triển kinh doanh và những thay đổi có thể quan sát được trong môi trường bên ngoài. Sau đó, dựa trên các sự kiện, sử dụng logic dữ liệu để đưa ra những suy luận hợp lý. Theo cách này, các kết luận rút ra từ phân tích kinh doanh là vững chắc và đáng tin cậy.

Sau đó, hãy chờ cho các trùm có cuộc đối đầu dữ dội. Bạn không cần phải chú ý đến những phán đoán của họ dựa trên sự kiện và logic kinh doanh. Hãy chờ kết luận cuối cùng. Sau khi các ông chủ "bắn" kết quả, chúng tôi so sánh dữ liệu để dự đoán kết luận, sau đó chỉ ra các điểm rủi ro.

Do đó, trong kế hoạch hàng năm, trọng tâm của phân tích kinh doanh là bốn nội dung sau:

1. Xem xét tình hình kinh doanh hiện tại

2. Thu thập đủ bằng chứng về các yếu tố bên ngoài

3. Đưa ra kết luận suy luận dữ liệu

4. Thu thập và xác minh kết luận kinh doanh

II. Đánh giá tình hình kinh doanh hiện tại

Việc xem xét các điều kiện hoạt động hiện tại là cơ sở để dự đoán xu hướng của năm tới. Để ý! Khi xem xét ở đây, chúng ta không thể chỉ liệt kê dữ liệu kết quả, chẳng hạn như: hiệu suất tích lũy là XX tỷ trong năm nay và doanh số bán hàng của từng dòng sản phẩm. Thay vào đó, chúng ta cần xác định nguồn gốc của động lực tăng trưởng trong năm nay.

Các động lực tăng trưởng chung bao gồm:

Con người: Từ sự tăng trưởng về số lượng người dùng mới

Con người: Từ sự gia tăng sức mua của người dùng

Hàng hóa: được thúc đẩy bởi các sản phẩm mới

Hàng hóa: Từ khi ra mắt sản phẩm phổ biến

Thị trường: Sản phẩm mới từ các cửa hàng ngoại tuyến

Thị trường: Từ sự tăng trưởng của lưu lượng truy cập trực tuyến

Việc liệt kê các điểm tăng trưởng chính sẽ giúp kết hợp chúng với môi trường bên ngoài dễ dàng hơn và xác định liệu có động lực tăng trưởng bền vững trong tương lai hay không. Để ý! Có thể có những tác động chéo giữa các điểm tăng trưởng, do đó khi trình bày kết quả đánh giá, cần xây dựng cây phân tích để trình bày các yếu tố khác nhau theo trình tự (như thể hiện trong hình bên dưới).

Sau khi xem xét tình hình hiện tại, bước tiếp theo là xem liệu những thay đổi trong môi trường bên ngoài có hỗ trợ điểm tăng trưởng này tiếp tục trong năm tới hay không, để đưa ra đánh giá về các yếu tố cơ bản cho năm tới.

3. Tổng hợp các yếu tố tác động bên ngoài

Có nhiều yếu tố tác động bên ngoài. Chìa khóa của bước này là: trình bày kết quả theo trình tự + tìm đủ bằng chứng. Nên hiển thị theo thứ tự này, thứ tự sẽ rõ ràng:

Khi thu thập bằng chứng, ngoại trừ các chính sách tương đối khó (trừ khi công ty có nguồn lực cấp cao, rất khó để biết trước), các yếu tố khác có thể được đánh giá bằng cách kết hợp dữ liệu nội bộ và bên ngoài.

Khi làm báo cáo nhớ ghi rõ nguồn thông tin + kết quả. Bởi vì rất có thể khi xem lại báo cáo sau này, người lãnh đạo doanh nghiệp sẽ đưa ra một số ý tưởng mới. Đối với những quan điểm này, phân tích kinh doanh tập trung vào việc liệu có bằng chứng vững chắc hay không.

Ví dụ, một nhà lãnh đạo có thể nói, "Tôi không nghĩ điều đó sẽ xảy ra. Nếu bạn không tin tôi, chúng ta hãy chờ xem". Đây là trường hợp điển hình của việc không có bằng chứng, vì vậy hãy bỏ qua anh ta. Một nhà lãnh đạo cũng có thể nói: "Thông tin tôi nhận được từ nhà sản xuất đầu nguồn là..." Có bằng chứng cho điều này và có thể xác nhận thêm với bộ phận mua hàng. Tóm lại, chỉ chấp nhận những người có bằng chứng, và để những người không có bằng chứng trôi theo gió.

4. Đưa ra kết luận suy luận dữ liệu

Đây là bước mà nhiều sinh viên sợ nhất. Ôi trời ơi, làm sao tôi có thể dự đoán chính xác được? Để ý! Khi nói đến kế hoạch kinh doanh, chúng ta thường "đoán già đoán non" nhiều hơn là "dự báo". Miễn là chúng ta có thể đưa ra kết quả suy đoán hợp lý và mang tính lý thuyết dựa trên xu hướng hiện tại + kết quả có thể thấy trước thì chúng ta không cần độ chính xác số 100%. Xu hướng kinh doanh thực tế là hiệu ứng kết hợp giữa suy đoán lý thuyết và hành động chủ động của bộ phận kinh doanh. Do đó, chúng ta có thể đưa ra suy đoán hợp lý và để bộ phận kinh doanh đưa ra phán đoán.

Khi đưa ra suy đoán, hãy ưu tiên vấn đề tê giác trắng. Ví dụ, nếu giá nguyên liệu thô đầu vào tăng:

Kịch bản 1: Dự kiến ​​mức tăng ở mức vừa phải. Đây là một vấn đề nhỏ và có thể được đưa trực tiếp vào chi phí theo một tỷ lệ nhất định.

Tình huống 2: Kỳ vọng tăng đột biến dẫn đến lợi nhuận giảm. Đây là một vấn đề lớn và cần phải được đề cập và thảo luận riêng.

Trường hợp 3: Kỳ vọng bảo đảm trực tiếp dẫn đến lợi nhuận gộp âm cho sản phẩm chính. Đây chắc chắn là vấn đề của tê giác trắng!

Phía doanh nghiệp có nhiều cách tiếp cận khác nhau để giải quyết những vấn đề khác nhau. Tương tự như vậy đối với việc tăng giá nguyên liệu thô. Nếu chỉ tăng nhẹ thì có thể không cần phải bàn cãi gì cả. Nếu giá cả tăng mạnh, bạn có thể phải cân nhắc điều chỉnh giá bán, thay thế nguyên liệu sản phẩm và tích trữ nguyên liệu thô trước. Nếu giá tăng mạnh, chúng ta có thể trực tiếp thảo luận xem có nên giữ lại dòng sản phẩm này, thay thế dòng sản phẩm khác hay từ bỏ hẳn. Vấn đề tê giác trắng thường trở thành chủ đề cốt lõi của năm. Khi phân tích kinh doanh, trước tiên bạn phải nắm được những điểm chính và không được bỏ qua.

Ngoài ra còn có một số vấn đề phổ biến về tê giác trắng cần được ưu tiên:

Con người: Hoạt động kinh doanh ToB, khách hàng hạ nguồn không còn khả thi nữa!

Con người: Kinh doanh ToC, cơ sở khách hàng giảm, thị trường thu hẹp

Hàng hóa: Vòng đời sản phẩm đang dần kết thúc, cần phải tạo ra những mẫu mã mới nào!

Hàng hóa: Công nghệ mới đã được tung ra nhưng hiệu quả chưa rõ ràng. Bạn có muốn sử dụng nó không?

Thị trường: Các khu vực/kênh dễ vận hành đã gần như được phát triển!

Thị trường: Lượng truy cập quá đắt đỏ nên tổn thất từ ​​việc thu hút khách hàng mới là rất lớn. Phải làm gì?

Khi đưa ra dự đoán, bạn có thể kết hợp kết quả của phần đầu tiên: xem xét các điều kiện kinh doanh. Đánh dấu trực tiếp những thay đổi thông số có thể xảy ra trong năm tới dựa trên các điểm tăng trưởng chính của năm nay và từ đó suy ra: điều gì sẽ xảy ra nếu không có gì thay đổi trong năm tới. Điều này giúp các nhà lãnh đạo dễ dàng so sánh tình hình của hai năm qua và đưa ra đánh giá cho năm tới.

V. Kết luận công tác thanh tra

Sau khi đưa ra phiên bản suy đoán đầu tiên, các nhà lãnh đạo sẽ có một cuộc thảo luận dài. Những gì họ sẽ làm tiếp theo là:

Phát triển một kế hoạch tổng thể

Mỗi phòng ban xác định KPI

Nộp ngân sách theo từng sở ban ngành

Mỗi phòng ban nộp kế hoạch công tác

Xác nhận kế hoạch kinh doanh

Sẽ cần phải chỉnh sửa rất nhiều trước khi hoàn thiện bản thảo cuối cùng. Ví dụ, người lãnh đạo đầu tiên nói: "Ước tính các thông số chỉ tiêu của năm tới dựa trên mức tăng trưởng 30%", sau đó nói: "Ước tính một phiên bản khác dựa trên mức tăng trưởng 40%", rồi lại nói: "Ước tính một phiên bản khác dựa trên mức tăng trưởng 20%".

Tốt nhất là bạn nên liệt kê tất cả các chỉ số vào một công thức, sau đó nói với người lãnh đạo của mình: "Người lãnh đạo, hãy điền bất cứ thông tin nào bạn muốn, phần còn lại sẽ thay đổi theo". Tôi nghĩ điều này sẽ giải phóng tôi, nhưng không! Người đứng đầu sẽ nói: "Thôi nào, hãy thay đổi logic tính toán một lần nữa, lần này với tích là chiều chính..." Khi đó toàn bộ bảng dữ liệu của bạn sẽ phải làm lại...

Người ta thường rất tức giận vào thời điểm này. Nhưng đừng lo lắng. Hãy nghĩ theo cách này: "50% lương của một nhà phân tích kinh doanh là để bạn chịu đựng những thay đổi", vì vậy nó cần được thay đổi thường xuyên. Trong quá trình này, điều quan trọng là phải kiểm tra xem kết quả các quyết định tự phát của người lãnh đạo có rõ ràng trái ngược với dữ liệu thực tế hay không.

Ví dụ, mặc dù một dòng sản phẩm rõ ràng không hoạt động tốt, nhưng vẫn được kỳ vọng sẽ tăng trưởng 30%. Trong trường hợp này:

1. Nhắc lại những tình huống rõ ràng vi phạm xu hướng

2. Ghi lại lý do do các nhà lãnh đạo đưa ra

Tất nhiên, dù lý do nghe có vẻ buồn cười đến đâu ("Mọi chuyện sẽ ổn khi đến lúc" hay "Tôi nói vậy là được!"), thì nó cũng phải được ghi lại một cách trung thực để hoàn thành trách nhiệm phân tích kinh doanh. Nếu không, đến tháng 5 hoặc tháng 6 năm sau, mọi người sẽ thấy tình hình thực tế khác xa so với kế hoạch và chín trong số mười người sẽ ra mặt chỉ trích người khác, nói rằng: "Phòng phát triển chiến lược/phòng phân tích kinh doanh/phòng dữ liệu của các anh tính toán thế nào vậy? Các anh không có mắt à!!!!" Lúc này chỉ cần đưa ra bằng chứng.

Trên đây là nội dung công việc chính. Điều quan trọng nhất ở đây thực ra là bước đầu tiên: xem xét hoạt động kinh doanh. Nếu bạn có thể tìm ra những điểm tăng trưởng phù hợp khi xem xét, các yếu tố ảnh hưởng chính tiếp theo, dự đoán của năm tới và thử nghiệm vấn đề kinh doanh cũng có thể được thực hiện đúng.