Thói quen làm việc có tác động lớn nhất đến tôi: Biên bản cuộc họp

Nó tiết lộ thói quen làm việc hiệu quả của biên bản cuộc họp tại nơi làm việc và giải quyết thách thức kép về việc nắm vững thông tin và cải thiện nhận thức. Nó đặc biệt phù hợp với người mới đi làm và những người chuyên nghiệp đang tìm kiếm sự phát triển và thăng tiến trong sự nghiệp.

01

Sau khi bài viết trước được xuất bản, có người tỏ ra quan tâm đến kinh nghiệm làm việc với sếp của tôi và hỏi tôi một số câu hỏi. Một trong những câu hỏi đặc biệt khiến tôi xúc động là: Thói quen làm việc nào có tác động lớn nhất đến bạn? Câu trả lời của tôi là: Biên bản cuộc họp

Phó Thịnh cũng đề cập trong bài viết của mình rằng biên bản cuộc họp không chỉ là sự phục vụ cho cấp trên mà quá trình tổ chức, tinh chỉnh, phản ánh và suy nghĩ sâu sắc cũng là một hình thức học tập cho chính mình. Tại sao biên bản cuộc họp lại quan trọng đến vậy?

Bởi vì biên bản cuộc họp là cách nhanh nhất để nắm bắt những khoảng trống thông tin. Bất kỳ ai nắm bắt được nhiều lỗ hổng thông tin hơn sẽ có nhiều lợi thế hơn trong công việc. Một người bạn của tôi từng là giám đốc điều hành cấp cao cũng nói rằng khi chọn việc, anh ấy không bao giờ chú ý đến vẻ bề ngoài mà chỉ quan tâm đến lượng thông tin truyền tải qua vị trí đó và mức độ thẩm quyền ra quyết định của vị trí đó.

Ví dụ, một công ty có hai cơ hội thăng chức mỗi năm. Những đồng nghiệp bình thường đều biết thông tin này nhưng không biết họ đang ở tháng nào. Người kia biết thời cơ đã chuẩn bị sẵn sàng cho cơ hội này. Khi thời điểm đó đến gần, ai có thể nắm bắt nó tốt hơn? Rõ ràng là vế sau.

Ví dụ, nếu công ty có kế hoạch cắt giảm nhân sự, nếu bạn biết trước, bạn sẽ có sự chuẩn bị trước, dù là thay đổi công việc hay chuyển ngành kinh doanh, bạn cũng có thể lên kế hoạch sớm.

Hiểu được tầm quan trọng của việc ghi chép biên bản cuộc họp, khi mới đi làm, tôi luôn là người ghi chép biên bản cuộc họp tốt nhất và nhanh nhất. Bởi vì tôi biết rất rõ rằng đây là cách nhanh nhất để giành được lòng tin. Con người, chứ chưa nói đến các nhà lãnh đạo, đều rất tin tưởng vào thông tin chất lượng cao. Khi thói quen đã hình thành, ngưỡng tham gia nhiều cuộc họp sẽ được mở ra và bạn sẽ có thể tham gia vào những cuộc họp mà bạn không thể tham dự do tình trạng hiện tại của mình. Mặt khác, bằng cách ghi chép biên bản cuộc họp, bạn có thể tối đa hóa khoảng cách nhận thức.

Nếu chỉ có khoảng cách thông tin mà không có khoảng cách nhận thức thì không thể đạt được điều gì. Cùng một thông tin có thể tạo ra những kết quả rất khác nhau đối với những người khác nhau và đây chính là sự khác biệt về nhận thức.

Kinh nghiệm cá nhân của tôi như sau:

Vì tôi sẽ làm việc với nhiều tổ chức và cơ quan khác nhau nên tôi sẽ tiếp xúc với đủ loại người. Tuy nhiên, trong các cuộc họp lớn và nhỏ, đôi khi bạn sẽ thấy xung đột về lợi ích giữa các phòng ban khác nhau trong cùng một công ty, đôi khi bạn sẽ thấy cách các ông chủ lớn đạt được sự hợp tác và cách cấp trên và cấp dưới hợp tác. Tại sao một số người có thể thành công còn một số thì không? Nếu bạn xem kỹ biên bản cuộc họp, bạn sẽ thấy rất nhiều ý tưởng và logic. Ít nhất là vào thời điểm đó, điều tôi cảm thấy thường xuyên nhất là sự trao đổi ý tưởng giữa các bậc thầy, và tôi cũng thu được rất nhiều thông tin hữu ích từ đó.

02

Vậy tôi phải ghi biên bản cuộc họp như thế nào?

Đầu tiên, tôi xin chia sẻ công việc trợ lý của sếp (ps: trợ lý của sếp chỉ là một phần nhỏ trong công việc của tôi)

1. Hành trình của chủ tịch cần được sắp xếp hợp lý (đặt vé máy bay, sắp xếp khách sạn đi lại) và hành trình phải được sắp xếp kết hợp với hoạt động kinh doanh của nhiều công ty trong tập đoàn tại nhiều địa điểm khác nhau. (Gặp ai, thảo luận về vấn đề gì, mức độ kinh doanh, giá trị kinh doanh, v.v., những điều này đều có KPI. Chúng ta cần phân bổ giá trị thời gian của chủ tịch. Nếu không đạt được mục tiêu kinh doanh trong cả năm, hiệu suất sẽ bị trừ.)
2. Luôn mang theo danh thiếp khi đi du lịch. (Danh thiếp của bạn, danh thiếp của chủ tịch, danh thiếp khác nhau cho những người khác nhau), chuẩn bị một lịch trình, một cuốn sổ tay và bút, một số công cụ kỹ thuật số (bút ghi âm, sổ tay, giấy nhớ), ngoài ra còn có một số đồ ăn nhẹ, thuốc thông thường, v.v.)
3. Hãy chuẩn bị chụp ảnh và ghi âm bất cứ lúc nào. Hầu như mọi bài phát biểu đều yêu cầu phải có hình ảnh và bài viết, đồng thời phải làm tốt việc phổ biến chúng thông qua nhiều kênh truyền thông mới.
4. Sắp xếp các phòng ban khác nhau và những thứ tương tự.

Một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất trong số này là có khả năng ghi lại nhanh chóng những điểm chính trong cuộc trò chuyện của người lãnh đạo, sau đó đảm bảo rằng logic rõ ràng và đủ chi tiết mà không bỏ sót. Do đó, "tinh chế nhanh" là một công việc rất khó khăn.

Sau đây tôi chia sẻ kinh nghiệm của mình:

Khi các nhà lãnh đạo yêu cầu chúng ta sắp xếp nội dung cuộc họp, điều quan trọng đầu tiên không phải là bắt đầu ghi chép ngay mà là lắng nghe. Vấn đề không phải là nhớ từng câu mà là lắng nghe toàn bộ câu nói trước. Điều quan trọng nhất là phải lắng nghe một cách rõ ràng. Sau đó, khi bạn ghi âm, bạn cần phân biệt âm chính và âm phụ. Mục tiêu chính đề cập đến sự đồng thuận/mục tiêu mà toàn bộ cuộc trò chuyện cuối cùng sẽ đạt được, có thể tóm tắt trong một câu. Phần phụ đề cập đến các chi tiết, do đó bạn không cần phải viết câu ở đây mà hãy liệt kê các từ khóa.

Trong cuộc trò chuyện/cuộc họp, chúng tôi ghi lại tóm tắt một câu + từ khóa chi tiết . Cuối cùng, sắp xếp bối cảnh của toàn bộ cuộc họp, sau đó mở rộng thông tin cụ thể trong thời gian nghỉ giải lao và/hoặc thời gian nghỉ ngơi, và cuối cùng đưa ra nội dung đầy đủ của cuộc họp. Sau đó, hãy trao đổi ngay để xác nhận bất kỳ điểm nào mà bạn cảm thấy có thể có sai lệch. Sau khi xác nhận, đây sẽ là biên bản cuộc họp hoàn chỉnh. Vấn đề chỉ được coi là hoàn tất sau khi toàn bộ biên bản cuộc họp được trích xuất lại thành biên bản cuộc họp, các tên có liên quan được xác định, các biên bản được đồng bộ hóa với các tên đó và nhận được phản hồi.

Cuộc họp là nơi tạo ra nhiều thông tin nhất. Một biên bản cuộc họp tốt có thể giúp bạn nắm bắt nhanh thông tin quan trọng mà không bỏ sót bất cứ điều gì.

Khi ghi biên bản cuộc họp, chúng ta cần chú ý những điều sau:

• Chương trình nghị sự cuộc họp: Bạn cần biết vấn đề nào đang được thảo luận tại thời điểm đó.
• Ghi chép riêng: Ghi chép lại những gì mỗi người nói riêng, trích xuất những điểm chính và sắp xếp quan điểm, thái độ, cơ sở và kết luận của người đó.
• Nội dung của nghị quyết: quyết định cuối cùng được đưa ra là gì, ai chịu trách nhiệm về việc gì và liên hệ với ai nếu có vấn đề phát sinh.

Sau khi ghi biên bản cuộc họp, tôi sẽ xem lại chúng một lần nữa để cải thiện bản thân. Tức là phải cẩn thận phân loại bối cảnh của toàn bộ vấn đề, tìm ra mối quan hệ giữa các nhân vật, tìm ra những nhân vật chủ chốt (ai là chủ sở hữu tài nguyên, ai là người ra quyết định, ai là người thực hiện và ai là người ủng hộ) và cuối cùng là đánh giá xu hướng phát triển của một số sự việc. Thực hiện thường xuyên loại đánh giá này có thể giúp bạn hiểu sâu hơn về các mối quan hệ hợp tác.

Trên đây là nội dung chia sẻ của ngày hôm nay. Chúc mọi người một kỳ nghỉ lễ Quốc tế Lao động vui vẻ!

Tác giả: Zhizhong; Nguồn tài khoản công khai: Shixian Operation (ID: 1086350)