Cách sử dụng máy in dùng chung (hướng dẫn từng bước cách thiết lập và sử dụng máy in dùng chung)

Máy in dùng chung đã trở thành thiết bị phổ biến trong môi trường văn phòng hiện đại. Cải thiện hiệu quả công việc, có thể tạo điều kiện cho nhiều người cùng chia sẻ một máy in. Tuy nhiên, việc thiết lập và sử dụng máy in dùng chung có thể hơi khó hiểu đối với một số người không quen với nó. Để giúp bạn đọc dễ dàng giải quyết vấn đề này, bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết cách thiết lập và sử dụng máy in dùng chung.

1: Hiểu các khái niệm và nguyên tắc cơ bản của máy in dùng chung

Để các máy tính khác có thể truy cập, sử dụng và thiết lập máy in ở trạng thái chia sẻ, máy in chia sẻ được tạo ra bằng cách kết nối máy in với mạng hoặc máy tính chủ. Nó cho phép nhiều người dùng chia sẻ một máy in và thực hiện các tác vụ in ấn một cách thuận tiện trên nhiều máy tính khác nhau, chia sẻ máy in và tận dụng lợi thế của mạng.

Hai: Kiểm tra kết nối mạng và đảm bảo máy in có sẵn

Và kết nối mạng bình thường, hãy đảm bảo rằng máy in và máy tính được kết nối với cùng một mạng cục bộ. Đảm bảo cáp mạng được kết nối với đúng cổng nếu bạn đang sử dụng kết nối có dây; kiểm tra xem kết nối mạng không dây có bình thường không nếu bạn đang sử dụng kết nối không dây. Đảm bảo rằng bạn có đủ vật liệu in như giấy và hộp mực, và máy in của bạn được bật và hoạt động bình thường.

Ba: Thêm máy in được chia sẻ trong bảng điều khiển

Tìm và mở bảng điều khiển "Thiết bị và Máy in" của máy tính và nhấp để vào tùy chọn. Tìm máy in bạn muốn chia sẻ và nhấp chuột phải vào máy in đó, sau đó chọn tùy chọn "Chia sẻ" trong danh sách máy in. Sau đó nhấp vào "Áp dụng" để lưu cài đặt. Trong cài đặt chia sẻ, bạn có thể đặt tên chia sẻ, quyền và các tùy chọn khác.

Bốn: Tìm kiếm máy in được chia sẻ trên các máy tính khác

Vào, mở bảng điều khiển và chọn tùy chọn "Thiết bị và Máy in" trên các máy tính khác cần sử dụng máy in được chia sẻ. Nhấp vào tùy chọn "Thêm máy in", sau đó nhấp vào tùy chọn "Máy in Bluetooth hoặc không dây, thêm mạng". Chọn máy in đích và nhấp vào "Tiếp theo", hệ thống sẽ tự động tìm kiếm danh sách các máy in được chia sẻ khả dụng. Hệ thống sẽ tự động cài đặt trình điều khiển và hoàn tất việc thêm máy in chia sẻ.

Năm: Thiết lập máy in mặc định và các tùy chọn in khác

Tìm máy in chia sẻ đã cài đặt trong "Thiết bị và Máy in" của Bảng điều khiển, nhấp chuột phải vào máy in đó và chọn "Đặt làm máy in mặc định" từ các tùy chọn. Khi in một tác vụ, hệ thống sẽ tự động chọn máy in mặc định để vận hành. Các tùy chọn khác như chất lượng in, in hai mặt và loại giấy cũng có thể được thiết lập thông qua thuộc tính máy in.

6: Quản lý quyền truy cập cho máy in dùng chung

Bạn có thể đặt mật khẩu truy cập hoặc chỉ định người dùng được phép truy cập máy in được chia sẻ trong phần cài đặt chia sẻ, trong đó bạn cần hạn chế quyền truy cập. Chỉ những người dùng nhập đúng mật khẩu hoặc có quyền tương ứng mới có thể sử dụng máy in được chia sẻ. Loại quản lý quyền này rất quan trọng đối với các tác vụ in ấn có chứa một số thông tin nhạy cảm.

7: Giải quyết các vấn đề thường gặp của máy in dùng chung

Đôi khi, các tác vụ in phải chờ trong hàng đợi trong một thời gian dài và bạn có thể gặp phải một số vấn đề khi sử dụng máy in dùng chung, chẳng hạn như không tìm thấy máy in dùng chung. Bạn có thể thiết lập lại tùy chọn chia sẻ, kiểm tra kết nối mạng và khởi động lại máy tính để khắc phục sự cố và giải quyết những sự cố phổ biến này.

8: Cách quản lý hàng đợi in của máy in dùng chung

Trong phần "Thiết bị và Máy in" của Bảng điều khiển, hãy chọn máy in chia sẻ đã cài đặt và nhấp chuột phải vào máy in đó, sau đó chọn "Xem hàng đợi in". Nếu tạm dừng, bạn có thể thực hiện các thao tác quản lý trong cửa sổ hàng đợi in, xem danh sách tác vụ in hiện đang trong hàng đợi, xóa hoặc sắp xếp lại thứ tự các tác vụ in.

9. Cách cập nhật trình điều khiển của máy in được chia sẻ

Việc cập nhật trình điều khiển máy in thường xuyên là rất quan trọng để đảm bảo máy in dùng chung hoạt động bình thường. Trong phần "Thiết bị và Máy in" của Bảng điều khiển, hãy chọn máy in chia sẻ đã cài đặt và nhấp chuột phải vào máy in đó, sau đó chọn "Thuộc tính" từ các tùy chọn. Tìm nó, nhấp vào "Trình điều khiển" trong cửa sổ thuộc tính, tùy chọn "Cập nhật trình điều khiển" và hệ thống sẽ tự động kiểm tra và cài đặt trình điều khiển mới nhất, nút.

10: Cách hủy chia sẻ máy in

Tìm máy in được chia sẻ trong "Thiết bị và Máy in" trong bảng điều khiển và nhấp chuột phải vào máy in đó. Trong tùy chọn, chọn "Cài đặt chia sẻ". Bỏ chọn tùy chọn "Chia sẻ máy in này" và lưu cài đặt trong cửa sổ Cài đặt chia sẻ. Các máy tính khác sẽ không thể truy cập và sử dụng máy in nữa.

11: Cách bảo vệ tính bảo mật của máy in dùng chung

Máy in dùng chung có thể trở thành mục tiêu tấn công của tin tặc và bị lộ trong môi trường mạng. Và thường xuyên sao lưu máy in và dữ liệu liên quan. Để bảo vệ tính bảo mật của máy in dùng chung, hãy đặt mật khẩu truy cập phức tạp và thường xuyên cập nhật phần mềm diệt vi-rút cho máy in và máy tính.

12: Ưu điểm và nhược điểm của việc chia sẻ máy in

Những lợi ích của việc chia sẻ máy in bao gồm tiết kiệm chi phí, dễ chia sẻ và cải thiện hiệu quả công việc. Tuy nhiên, việc chia sẻ máy in cũng có một số nhược điểm, chẳng hạn như khả năng chặn tác vụ in, rủi ro bảo mật và tiêu tốn băng thông mạng.

13: Xu hướng phát triển và triển vọng của máy in dùng chung

In ấn chia sẻ sẽ tiếp tục phát triển khi công nghệ tiếp tục tiến bộ. Và nó sẽ được sử dụng rộng rãi hơn trong nhiều ngành công nghiệp và lĩnh vực khác nhau. Trong tương lai, thông qua các công nghệ như dịch vụ đám mây và kết nối không dây, máy in dùng chung dự kiến ​​sẽ trở nên thông minh hơn và đạt được trải nghiệm in ấn hiệu quả hơn.

14: Lưu ý khi sử dụng máy in dùng chung

Đảm bảo có đủ vật liệu in, thường xuyên bảo trì và bảo dưỡng máy in dùng chung, tuân thủ các quy định an toàn có liên quan, cập nhật phần mềm và trình điều khiển kịp thời và khi sử dụng máy in dùng chung, hãy chú ý duy trì kết nối mạng tốt.

mười lăm:

Chúng ta đã tìm hiểu chi tiết về cách thiết lập và sử dụng máy in dùng chung thông qua phần giới thiệu của bài viết này. Chúng ta có thể dễ dàng chia sẻ máy in, chỉ cần làm theo các bước và nâng cao hiệu quả công việc. Và giải quyết kịp thời các vấn đề có thể xảy ra, đồng thời chú ý bảo vệ tính bảo mật của máy in dùng chung. Máy in dùng chung sẽ mang lại nhiều tiện ích và lợi ích hơn cho môi trường văn phòng của chúng ta.