Sử dụng tùy chọn cài đặt ô Excel để thay đổi màu nội dung để làm cho dữ liệu có chủ đề hơn

Chúng ta thường cần sử dụng Excel để xử lý và phân tích khối lượng dữ liệu lớn trong công việc và học tập hàng ngày. Để thiết lập màu sắc khác nhau cho các dữ liệu khác nhau, chúng ta có thể sử dụng chức năng thay đổi màu nội dung tùy chọn thiết lập ô của Excel để thuận tiện cho việc quan sát và phân tích, bắt mắt hơn và hiển thị dữ liệu trực quan hơn. Và đưa ra một số ví dụ thực tế, bài viết này sẽ giới thiệu cách sử dụng chức năng thay đổi màu nội dung tùy chọn ô của Excel.

1. Thao tác cơ bản để thiết lập chức năng thay đổi màu sắc của nội dung tùy chọn

Trong Excel, chúng ta có thể thiết lập chức năng đổi màu nội dung tùy chọn thông qua các bước sau: chọn vùng ô cần thiết lập -> nhấn nút "Conditional Formatting" trong tab "Home" -> chọn tùy chọn "Color Scale" hoặc "Data Bars" -> thiết lập các điều kiện và màu sắc tương ứng.

2. Thiết lập màu theo phạm vi giá trị

Để dữ liệu trực quan hơn, chúng ta có thể thiết lập các màu khác nhau theo phạm vi số của dữ liệu. Doanh số nằm trong khoảng từ 5000 đến 10000. Chúng ta có thể thiết lập các ô có doanh số trên 10000 thành màu đỏ, các ô có doanh số dưới 5000 thành màu xanh lá cây và các ô từ 10000 đến 5000 thành màu vàng.

3. Thiết lập màu sắc theo nội dung văn bản

Chúng ta cũng có thể thiết lập màu dựa trên nội dung văn bản, ngoài phạm vi số. Chúng ta có thể đặt "Đã đạt" thành màu xanh lá cây và "Không đạt" thành màu đỏ để phân biệt các trạng thái khác nhau nhanh hơn.

4. Thiết lập màu sắc theo ngày

Chúng ta có thể thiết lập màu theo ngày nếu dữ liệu của chúng ta chứa thông tin ngày tháng. Đặt ngày chưa hết hạn thành màu xanh lá cây để có thể phát hiện và xử lý kịp thời, và chúng ta có thể đặt ngày hết hạn thành màu đỏ.

5. Thiết lập bản đồ màu và tùy chỉnh thêm nhiều tùy chọn màu sắc

Chúng ta có thể tùy chỉnh thêm nhiều tùy chọn màu sắc theo nhu cầu của mình và Excel cũng cung cấp chức năng thiết lập bảng ánh xạ màu. Chúng ta có thể thiết lập các phần khác nhau của dữ liệu theo màu sắc yêu thích theo các điều kiện và nhu cầu khác nhau thông qua chức năng này.

6. Sử dụng biểu tượng để cài đặt màu sắc

Excel cũng hỗ trợ sử dụng biểu tượng để thiết lập màu sắc cho nội dung tùy chọn ngoài việc sử dụng màu sắc. Và tùy theo điều kiện dữ liệu, chúng ta có thể làm cho dữ liệu trở nên sinh động và thú vị hơn bằng cách chọn các biểu tượng phù hợp.

7. Sử dụng dải dữ liệu cho cài đặt màu

Thanh dữ liệu là một cách rất thuận tiện để thiết lập màu sắc của nội dung tùy chọn. Và thiết lập màu sắc và điều kiện tương ứng để làm cho dữ liệu rõ ràng trong nháy mắt. Chúng ta có thể chọn loại thanh dữ liệu và Excel sẽ tự động hiển thị các thanh dữ liệu khác nhau theo kích thước dữ liệu.

8. Thiết lập ưu tiên cho định dạng có điều kiện

Excel sẽ hiển thị theo thứ tự ưu tiên của định dạng có điều kiện khi chúng ta thiết lập nhiều định dạng có điều kiện cùng lúc. Để hiển thị và phân tích dữ liệu tốt hơn cũng như kiểm soát hiệu ứng hiển thị dữ liệu, chúng ta có thể điều chỉnh mức độ ưu tiên của định dạng có điều kiện.

9. Cách hủy cài đặt màu của nội dung tùy chọn

Chỉ cần chọn phạm vi ô tương ứng và nhấp vào nút "Xóa quy tắc" trong tab "Trang chủ" để hủy màu của nội dung tùy chọn đã được thiết lập.

10. Cách sao chép và dán sau khi thiết lập tùy chọn nội dung để thay đổi màu sắc

Nhấp, chỉ cần chọn phạm vi ô đã được thiết lập màu. Trong Excel, nếu chúng ta cần sao chép cài đặt màu của nội dung tùy chọn sang các ô khác, hãy nhấp vào "Sao chép" trong tab "Trang chủ", sau đó chọn phạm vi ô cần dán và nhấp vào nút "Dán" trong tab "Trang chủ".

11. Lưu ý về việc thiết lập nội dung tùy chọn thay đổi màu sắc

Khi sử dụng chức năng thay đổi màu nội dung tùy chọn, bạn cần lưu ý những điểm sau: đảm bảo chọn đúng phạm vi ô; thiết lập điều kiện và màu sắc hợp lý; tránh gây nhầm lẫn và tránh sử dụng quá nhiều màu sắc.

12. Ví dụ thực tế 1 về việc sử dụng hàm thay đổi màu nội dung tùy chọn:

Xuất sắc sẽ giúp giáo viên và học sinh dễ dàng hiểu rõ hơn về thành tích. Bằng cách thiết lập chức năng thay đổi màu nội dung tùy chọn, chúng ta có thể phân biệt thành tích của học sinh bằng các màu khác nhau theo các phạm vi khác nhau, điểm tốt, đạt và không đạt.

13. Ví dụ thực tế 2 về việc sử dụng hàm thay đổi màu nội dung tùy chọn:

Chúng ta có thể đánh dấu các dự án đã hoàn thành, đang triển khai và chưa triển khai bằng nhiều màu sắc khác nhau theo từng giai đoạn tiến độ khác nhau của dự án, để người quản lý có thể hiểu trực quan về tiến độ của dự án trong quản lý dự án.

14. Ví dụ thực tế 3 về việc sử dụng hàm thay đổi màu nội dung tùy chọn:

Trong quản lý kho bãi và hậu cần, chúng ta có thể đánh dấu các sản phẩm có đủ hàng tồn kho và hàng tồn kho không đủ bằng các màu khác nhau theo các phạm vi hàng tồn kho khác nhau để người quản lý có thể thực hiện các biện pháp tương ứng kịp thời. Chúng ta có thể thiết lập chức năng thay đổi màu sắc của nội dung trong các tùy chọn.

15. Tóm tắt

Để dữ liệu trực quan và đẹp hơn, chúng ta có thể dễ dàng thêm màu chủ đề vào dữ liệu thông qua chức năng thay đổi màu nội dung tùy chọn thiết lập ô của Excel. Chúng có thể giúp chúng ta xử lý và phân tích dữ liệu tốt hơn, dù trong học tập, công việc hay cuộc sống hàng ngày. Việc thành thạo chức năng này rất hữu ích cho việc cải thiện hiệu quả công việc và khả năng xử lý dữ liệu.