Không còn PPT nữa, một mẫu báo cáo phân tích dữ liệu tuyệt vời

Trong thế giới kinh doanh, báo cáo phân tích dữ liệu là cơ sở quan trọng để ra quyết định, nhưng viết một báo cáo vừa hấp dẫn vừa chuyên sâu lại là một nghệ thuật. Những ý tưởng và kịch bản viết báo cáo được chia sẻ trong bài viết này rất hữu ích cho mọi người tại nơi làm việc.

Nhiều sinh viên cũng gặp phải rắc rối tương tự: họ cố gắng viết báo cáo phân tích dữ liệu, nhưng chẳng ai đọc nó! Nếu bạn đưa ra báo cáo phân tích dữ liệu trực tiếp, bạn sẽ thấy rằng trong vòng tối đa 10 phút, những người này sẽ lấy điện thoại di động ra và bắt đầu chơi một cách vui vẻ.

Tại sao? !

Điều này phải bắt đầu từ cách viết báo cáo.

Có hai chế độ báo cáo phân tích dữ liệu: bạn hỏi và tôi trả lời, tôi nói và bạn lắng nghe. Nếu bạn hỏi tôi và tôi trả lời, thì chúng ta đang trả lời những câu hỏi mà đối phương đưa ra, nên tự nhiên chúng ta sẽ nhận được nhiều sự chú ý. Vào thời điểm này, không phải là không ai đọc báo cáo mà là mọi người thấy có lỗi trong đó. Vui lòng xem bài viết trước để biết báo cáo dạng Hỏi & Đáp: Đây chính là cách viết một báo cáo phân tích dữ liệu tuyệt vời!

Những báo cáo mà không ai đọc thường là loại "Tôi nói và bạn nghe". Đúng vậy, những báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, nửa năm và hàng năm về doanh số/sản phẩm/hoạt động đòi hỏi nhiều sức lực nhất nhưng lại ít được ưa chuộng nhất.

Hôm nay chúng tôi sẽ chia sẻ cụ thể những việc cần làm trong tình huống này. Giả sử dữ liệu báo cáo bạn cần xử lý như sau. Hãy suy nghĩ về điều này trong một phút sau khi đọc: Bạn nên báo cáo như thế nào để người khác sẵn lòng lắng nghe?

01 Mẹo để người khác lắng nghe

Sự thật tàn khốc là: dữ liệu rất quan trọng và nhiều người cần xem dữ liệu hàng ngày, nhưng dữ liệu chỉ là một phần nhỏ trong công việc của họ. Vì vậy, phần lớn thời gian, tôi chỉ xem và không coi trọng nó.

Giống như việc đi vệ sinh vậy. Đi vệ sinh rất quan trọng. Chúng ta cần phải đi vệ sinh mỗi ngày. Thật sự rất khó chịu khi chúng ta không thể tìm thấy nhà vệ sinh khi đang vội, nhưng bạn lại không bao giờ quan tâm đến chi tiết của nhà vệ sinh. Nếu bạn vào nhà vệ sinh và có người đứng cạnh bạn và nói rằng, "Hôm nay có 150 tờ giấy vệ sinh, nhiều hơn 50% so với hôm qua", chắc chắn bạn sẽ không muốn nghe và thậm chí có thể không thể đi vệ sinh được.

Trừ khi……

Trừ khi anh ta nói: "Hố phân trong nhà vệ sinh nổ rồi! Đừng vào đó!", thì 100% khả năng là có ai đó nghe thấy điều này! Và anh ta phải nói điều đó trước khi bạn đột nhập vào. Nếu không, khi bạn đẩy cửa ra và nhìn thấy cảnh tượng tráng lệ như vậy, chắc chắn bạn sẽ tức giận đến mức muốn chửi thề, và thậm chí có thể sẽ gọi điện đến công ty bất động sản.

Bí quyết tương tự cũng áp dụng để khiến người khác lắng nghe báo cáo của bạn: hãy nói về những điều mọi người quan tâm và giảm bớt những câu chuyện vô nghĩa.

Tóm lại, có bốn kịch bản mà mọi người chắc chắn sẽ lắng nghe:

1. Khi bạn đến tòa nhà văn phòng lần đầu tiên, ban quản lý tòa nhà sẽ giới thiệu cho bạn: Có hai nhà vệ sinh ở đây, một nhà vệ sinh nhỏ ở bên trái với ít nhà vệ sinh hơn; cái còn lại ở bên phải, nhưng bạn phải đi đến cuối. Vì tôi vừa mới đến nên không có vấn đề gì khi giải thích chi tiết như vậy. Ngược lại, nó khiến tôi cảm thấy dịch vụ này rất tốt.

2. Có vấn đề với bồn cầu, chẳng hạn như hố bồn cầu bị nổ. Vào thời điểm này, bạn phải đặt biển báo "Cấm xâm phạm" lớn ở cửa càng sớm càng tốt trước khi mọi người khác làm như vậy. Nếu có ai đó vội vã chạy đến, bạn vẫn có thể nói: "Bạn có thể vào nhà vệ sinh ở tầng hai trước, nó ở cùng một chỗ", và chắc chắn họ sẽ rất vui và biết ơn đến mức rơi nước mắt vì biết ơn.

3. Nhà vệ sinh thì ổn. Lúc này, bạn không cần phải đứng ở cửa nói năng vô nghĩa, chỉ cần treo biển ghi: đã được dọn dẹp và có thể sử dụng. Chỉ cần cho mọi người thấy là được rồi.

4. Ban quản lý tòa nhà sẽ tìm hiểu tình hình hoạt động của nhà vệ sinh. Đây là lúc phải làm ầm ĩ lên vì ban quản lý bất động sản phải chịu trách nhiệm về vấn đề này. Nếu có bất kỳ vấn đề gì, vui lòng báo cáo. Nếu không có vấn đề gì thì phải làm rõ: tháng này, nhà vệ sinh hoạt động không có vấn đề gì trong 30 ngày, lượng giấy vệ sinh sử dụng giảm 30%, số lượng khiếu nại giảm 20%. Người phụ trách luôn thích nghe điều này.

Vậy là tất cả các mẹo đều có ở đây, chúng ta hãy cùng xem cách áp dụng chúng vào doanh nghiệp.

02 Bốn kịch bản báo cáo chính

Nếu bạn muốn tạo báo cáo chủ động và khiến mọi người lắng nghe, bạn cần nắm bắt bốn tình huống.

Cảnh 1: Báo cáo đầu tiên

(Xem ví dụ ở trên) Tất cả các báo cáo đều xuất hiện lần đầu tiên trước mọi người. Mặc dù báo cáo này sẽ xuất hiện nhiều lần trong tương lai, nhưng chưa có ai từng nhìn thấy nó trước ngày hôm nay. Vì vậy, trước tiên bạn phải giải thích tình hình cơ bản của 10 ngày trước.

Có một chỉ số (hiệu suất) và ba chiều (tuần, ngày và loại sản phẩm). Vì vậy, khi nói về tổng quan, chúng ta nên nói từ tổng thể đến chi tiết, từng chiều một. Lúc đầu, bạn không cần phải nói nhiều vì chẳng ai biết gì cả. Nếu bạn nói quá ít, mọi người sẽ bối rối. Có thể biểu thị bằng hình sau.

Kịch bản 2: Báo cáo an toàn và lành mạnh

Khi nói đến báo cáo hàng ngày, nhiều người mới thường có thói quen viết giống như số 11 đã làm. Thậm chí có một số công ty quan liêu sẽ áp dụng định dạng này trong nhiều năm. Kết quả cuối cùng chắc chắn là không có ai xem nó. Tại sao? Vì đây là bản cập nhật thường kỳ kể từ ngày 12 nên xu hướng dữ liệu sau đó thực sự trông giống như trước.

Nếu bạn cứ tiếp tục nói dài dòng vào lúc này, thì cũng giống như một bà mẹ già khó chịu, ngày nào cũng bảo bạn "ngừng chơi điện thoại" và "dậy tập thể dục đi", nên không cần phải dài dòng nữa. Chỉ cần viết đơn giản: Hiệu suất hàng ngày vào ngày 12 là 500, không có bất thường. Được thôi. Nghe có giống như người gác đêm trong các vở kịch cổ trang không, hét lên: Trời cao và không khí khô, cẩn thận với lửa, mọi việc đều ổn, duang! đangđợiđợi! …Đó chính là cảm giác.

Đừng cười. Sự an toàn và khỏe mạnh cũng là điều cần phải báo cáo. Vì tốt và xấu chỉ là tương đối, nếu bạn có thể xác định rõ ràng điều gì là tốt, bạn có thể tìm ra điều gì là xấu. Việc thiết lập các chuẩn mực rõ ràng rất hữu ích cho việc đánh giá tình hình.

Tình huống 3: Báo cáo sự cố

Mọi người đều biết phải báo cáo khi có vấn đề, nhưng câu hỏi đặt ra là: làm sao chúng ta biết được khi có vấn đề? Như thể hiện trong hình bên dưới, chúng ta đều biết rằng có điều gì đó không ổn trong tuần này, nhưng chúng ta nên lên tiếng vào thời điểm nào và nói như thế nào?

Những điểm chính và phương pháp hét phổ biến có thể như sau:

Sau khi đọc xong, nhiều học sinh đã thốt lên: "Ồ!" Nó có thể cung cấp rất nhiều gợi ý khi họ gặp phải vấn đề. Quả thực là như vậy. Tình hình càng căng thẳng, chúng ta càng cần sự hỗ trợ của dữ liệu và vào thời điểm này, quá nhiều dữ liệu không bao giờ là quá nhiều. Hầu hết các báo cáo thường lệ đều giống như nhiệt kế: chúng chỉ ra vấn đề nhưng không giải quyết được vấn đề. Do đó, khi bạn phát hiện ra vấn đề, điều quan trọng là không giới hạn bản thân trong bảng tính Excel mà phải chủ động mở rộng công việc.

Khi gặp vấn đề, bộ phận kinh doanh không muốn nghe những điều vô nghĩa như “giảm 50%” hay “giảm xuống 300”. Điều họ muốn nghe nhất là:

• Tôi có thể làm gì?
• Tôi có thể đầu tư bao nhiêu?
• Tôi nên làm bao nhiêu?

Do đó, ngay cả khi đã chỉ ra rủi ro, vẫn cần phải bổ sung thêm một số chi tiết. Để biết chi tiết, vui lòng tham khảo ví dụ ở trên.

Kịch bản 4: Báo cáo tóm tắt

Lưu ý: Đối với báo cáo tóm tắt, điều này phụ thuộc vào người chịu trách nhiệm và người liên quan, do đó không nhất thiết tất cả các bản tóm tắt đều phải dài. Khi tạo báo cáo tóm tắt, trước tiên chúng ta nên xác định giọng điệu, ví dụ, chúng ta muốn diễn đạt "làm tốt lắm" hay "có vấn đề". Sau khi đã xác định được tông điệu chung, bạn có thể dễ dàng xác định được các chi tiết:

03 Bài tập cơ bản cần thiết

Sau khi hiểu được bốn tình huống chính, chúng tôi thấy rằng về cơ bản không thể lập được báo cáo tốt chỉ bằng cách xem dữ liệu. Cần phải làm thêm bài tập trước khi đưa ra dữ liệu. Ví dụ:

• Hiểu bối cảnh kinh doanh
• Hiểu mục tiêu kinh doanh
• Xác định người bạn muốn giao tiếp
• Biết trước anh ta biết bao nhiêu về dữ liệu/tình huống
• Có phán đoán cơ bản về dữ liệu
• Có một sự hiểu biết nhất định về vấn đề
• Nghiên cứu chuyên sâu về các vấn đề quan trọng

Đây là cách duy nhất đảm bảo bạn có thể thu hút được khán giả ngay khi bạn mở miệng. Thay vì chỉ như một con chim cu gáy và chỉ nói "năm này qua năm khác...năm này qua năm khác...tháng này qua tháng khác...tháng này qua tháng khác"

Tất nhiên, mỗi đối tượng khán giả sẽ có sự tập trung khác nhau khi nghe báo cáo. Ví dụ, có sự khác biệt rõ ràng giữa ông chủ, quản lý cấp trung và nhân viên tuyến đầu; có sự khác biệt giữa những người có nền tảng kỹ thuật và những người có nền tảng kinh doanh, và phong cách ra quyết định cũng có tác động. Nhưng đây chỉ là phần nổi của tảng băng chìm sau khi đã hoàn thành tốt công việc cơ bản. Học viên mới vẫn phải bắt đầu từ những điều cơ bản. Chúng ta sẽ chia sẻ chúng từ từ sau.