Bạn có quy trình làm việc riêng của mình không?

Bài viết này giới thiệu cụ thể các phương pháp và kinh nghiệm thiết lập quy trình làm việc của riêng bạn từ bốn khía cạnh. Bất kỳ ai muốn nâng cao hiệu quả công việc đều nên đọc sách.

Giả sử bạn muốn tạo quy trình công việc để chia nhỏ các tác vụ lặp đi lặp lại và khó thực hiện thành nhiều bước đơn giản để tiết kiệm thời gian thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại. Bạn sẽ chọn gì?

Tôi có một người bạn mà phản ứng đầu tiên của anh ấy là tạo ra rất nhiều khuôn khổ. Cái gì? Tại sao chúng ta lại cần nhiều khuôn khổ như vậy? Tôi hỏi rằng hiện nay trên thị trường có nhiều công cụ AI khác nhau.

Ông giải thích:

Bạn không biết nhà lãnh đạo của chúng tôi, ông ấy có tư duy khác biệt mạnh mẽ và dễ thay đổi. Anh ấy thường đột nhiên yêu cầu báo cáo kết thúc dự án, khung PPT hoặc tóm tắt cuộc họp. Anh ấy không đọc báo cáo hàng ngày của tôi, nhưng anh ấy có rất nhiều hành động nhỏ tạm thời mà tôi phải chuẩn bị trước.

Ngoài ra, trên thị trường thực sự có nhiều công cụ AI có thể hỗ trợ, nhưng nếu không có bộ quy trình sử dụng, bạn phải mất thời gian tìm kiếm và sàng lọc, điều này không hề tiện lợi. Thật vậy, quy trình làm việc rất quan trọng để ứng phó với những tình huống bất ngờ.

Sau khi nghiên cứu kỹ lưỡng, tôi thấy rằng nhiều người hoàn toàn dựa vào trí nhớ khi làm việc và chưa hình thành thói quen làm việc. Sau khi hoàn thành một nhiệm vụ, họ quá lười để xem lại, điều này khiến họ gặp phải vấn đề tương tự vào lần tiếp theo khi gặp một nhiệm vụ tương tự.

Để tránh năng lượng của tôi bị nuốt chửng bởi một hố đen vô hình, tôi đã tóm tắt một số kinh nghiệm.

01

Trước tiên, hãy cùng suy nghĩ về câu hỏi này: Tại sao việc điều chỉnh quy trình làm việc một cách linh hoạt lại quan trọng đến vậy?

Chỉ để tiết kiệm thời gian? Nghĩ theo cách này thì quá đơn giản. Hãy nghĩ về các lập trình viên, người làm việc tự do, nhà thiết kế và bạn bè làm việc trong lĩnh vực truyền thông mới. Công việc của họ đầy tính sáng tạo và trong một môi trường luôn thay đổi, việc duy trì hiệu quả công việc và tính đổi mới là rất quan trọng.

Trong cuốn sách "Fooled by Randomness", Soros có đề cập rằng ông thiết kế quy trình làm việc của mình để phá vỡ thói quen và bắt đầu mỗi ngày như một trang giấy trắng. Cách suy nghĩ này rất quan trọng khi đối mặt với thị trường chứng khoán luôn thay đổi.

Vì tôi điều hành phương tiện truyền thông của riêng mình nên công việc của tôi vừa phức tạp vừa rắc rối. Tôi không chỉ cần tạo ra nội dung mà còn cần gặp gỡ mọi người. Đồng thời, tôi cũng cần hỗ trợ một số khách hàng dài hạn, điều này đòi hỏi tôi phải ghi chép thông tin theo thời gian.

Vì vậy, quy trình làm việc của tôi là chống lại sự mất tập trung.

Sự bình tĩnh, tập trung, chú ý, những từ này nghe như đang nói về phẩm chất của một người, làm sao chúng có thể trở thành một phần của quá trình làm việc? Đừng nôn nóng, hãy lắng nghe lý do tại sao tôi nói điều này nhé?

Đầu tiên là về sự chú ý. Bạn có biết không? Những thông tin rời rạc như tin tức và cuộc sống hàng ngày luôn thử thách khả năng tập trung của tôi. Thật khó để dựa vào ý chí cá nhân để chống lại các khuyến nghị về dữ liệu lớn và thuật toán.

Thứ hai là bản thân tác phẩm. Trong ngày, việc ghi chép thông tin, gặp gỡ mọi người và sử dụng phần mềm chiếm khoảng 30% thời gian của tôi. Gặp gỡ mọi người thì tương đối đơn giản, nhưng rất dễ bị lạc đề khi ghi chép thông tin.

Ví dụ:

Tôi sẽ đọc một số thứ khi đang ở trên tàu điện ngầm hoặc đang chờ ai đó. Nếu tôi gặp nội dung hay, tôi có thể thêm nó vào mục yêu thích, nhưng ngay khi đọc xong, tôi sẽ quên mất những gì mình vừa đọc, điều này ảnh hưởng lớn đến khả năng tiếp thu và tiếp thu.

Điều tương tự cũng đúng khi ngồi trước máy tính. Khi tìm kiếm thứ gì đó, bạn có thể bị lạc lối vì liên tục chuyển đổi giữa các cửa sổ chỉ trong chớp mắt. Đôi khi, bạn đột nhiên nhận ra mình đang tìm tập tin nào. Sự mất tập trung do việc chuyển đổi tác vụ thường xuyên này không dễ giải quyết như việc tắt máy tính.

3. Vấn đề quá tải não bộ. Rất đơn giản, giống như khi máy tính của bạn không có đủ bộ nhớ. Bộ não của bạn thường ở trạng thái căng thẳng và có cảm giác như bạn liên tục phải tập trung ở đâu đó. Bạn thậm chí có thể mơ về công việc khi đi ngủ vào ban đêm, điều này khiến bạn lo lắng.

Do đó, trong thời đại quá tải thông tin như hiện nay, chúng ta rất dễ bị phân tâm bởi những thứ xung quanh. Cố gắng tập trung và học cách giữ bình tĩnh cũng như tăng cường khả năng tập trung là những kỹ năng, nhưng cũng là cách để vô thức thay đổi dòng suy nghĩ, giúp tôi thích nghi với môi trường và yêu cầu công việc luôn thay đổi.

02

Để nâng cao hiệu quả công việc, tôi luôn sử dụng danh sách việc cần làm.

Phương pháp ban đầu rất đơn giản:

Tôi lập danh sách những việc cần làm mỗi ngày và đánh dấu vào mỗi việc đã hoàn thành. Nhưng theo thời gian, tôi thấy phương pháp này hơi thô sơ vì tôi phải thực hiện nhiều dự án cùng lúc và đảm nhiệm nhiều vai trò. Tôi không phải là một con người, mà là nhiều linh hồn sống trong một cơ thể.

Ví dụ:

Khi tôi viết bài cho khách hàng hoặc tài khoản công cộng, tôi tự dán nhãn mình là “Vua sản xuất hàng loạt” trong công cụ nhiệm vụ. Việc này nhắc nhở tôi phải gạt cảm xúc cá nhân sang một bên, thu hẹp cái tôi và tập trung hoàn thành công việc.

Khi khách hàng thảo luận về tiếp thị hoặc truyền thông thương hiệu với tôi, họ cần đủ loại thông tin. Có một thư mục mang tên "Strategy King" để nhắc nhở tôi rằng tôi nên xử lý nhiều câu hỏi khác nhau do người khác nêu ra một cách bình tĩnh.

Tôi cũng có một thư mục để lưu trữ tài liệu. Khi các thương hiệu hoặc công ty truyền thông mời tôi tổ chức hội nghị, tôi có thể tìm thấy những gì mình cần ngay trong thư mục. Ngoài ra, tôi còn phải quản lý Knowledge Planet, viết sách và xây dựng các khóa học...

Bạn thấy đấy, khi phạm vi công việc mở rộng, vai trò cũng tăng lên. Nếu tất cả các nhiệm vụ được trộn lẫn với nhau, sẽ rất lộn xộn và khó theo dõi tiến độ của từng nhiệm vụ. Vì vậy, sau đó tôi bắt đầu chia nhỏ danh sách công việc của mình theo từng dự án và danh tính. Nếu tôi có thể giải quyết được 3-5 vấn đề mỗi ngày thì ngày đó sẽ rất viên mãn.

Vậy logic này có rõ ràng không?

Nhân tiện, bạn cũng có thể chia công việc của mình thành các dự án. Nếu hoàn cảnh của bạn giống tôi và bạn có nhiều việc phải giải quyết, tốt nhất bạn nên thử xây dựng danh sách công việc theo dự án và danh tính.

Sau khi áp dụng phương pháp này, tôi còn tìm thấy một lợi ích nữa: nó giúp tôi hiểu rõ hơn về các mục tiêu ngắn hạn hiện tại, những việc quan trọng cần làm trong năm và các kế hoạch phát triển dài hạn.

Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là: khi các nhiệm vụ được liệt kê, liệu chúng có thực sự được thực hiện theo đúng quy trình không?

Trên thực tế, thường là không.

Một trong những hiệu ứng trực quan rõ ràng nhất là chúng ta sẽ bị mắc kẹt trong tình thế khó khăn khi khởi động.

Hãy tưởng tượng một tình huống mà bạn cảm thấy lo lắng vì thời hạn đang đến gần, nhưng chiếc ghế của bạn như dính chặt vào người và bạn không thể đứng dậy được.

Sau 20 phút, cuối cùng bạn đứng dậy và quyết định thực hiện nhiệm vụ mà bạn đã trì hoãn trong một thời gian dài. Bạn cảm thấy rằng nếu không làm điều đó, bạn sẽ làm hỏng quy trình làm việc đã định. Do đó, trước khi bạn bắt đầu, một số ý tưởng kỳ lạ có thể xuất hiện.

Ví dụ:

Tôi cần dọn dẹp bàn làm việc, pha một tách cà phê, điều chỉnh lại suy nghĩ và thậm chí tìm một nơi yên tĩnh…

Có thực sự cần phải chuẩn bị nhiều để hoàn thành một nhiệm vụ không? Tất nhiên, cần phải có một số sự chuẩn bị, tương tự như việc thu thập thông tin, trong khi những sự chuẩn bị khác có vẻ hợp lý.

Vấn đề là: công việc chuẩn bị kéo dài vô tận, tiêu tốn quá nhiều năng lượng và kết quả là thời gian thực sự bắt đầu làm việc liên tục bị trì hoãn. Nhiều khi, chúng ta dành nhiều thời gian chuẩn bị hơn là thực sự hành động.

Ngoài ra, sự chuẩn bị không liên quan nhiều đến các nhiệm vụ cần hoàn thành và mặc dù có vẻ thỏa mãn nhưng thực tế nó không giúp bạn hoàn thành thêm một mục trong danh sách việc cần làm.

Theo góc độ cải thiện hiệu quả công việc, chúng ta phải thừa nhận rằng hầu hết "công tác chuẩn bị" đều là hành vi mà bạn không nhận thức được, và đó chỉ là biểu hiện của khó khăn khi bắt đầu.

03‍

Ngoài ra, ngay cả khi có danh sách việc cần làm, mọi việc cũng không được thực hiện theo thứ tự ưu tiên. Tôi cũng tự hỏi tại sao, và sau khi học được quy tắc bốn góc phần tư, tôi đã tìm ra câu trả lời: hành động đó vẫn chưa trở thành thói quen.

Tôi thường trì hoãn những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp vì áp lực thời gian. Đôi khi, tôi có xu hướng làm những việc đơn giản và dễ dàng. Mặc dù nó có thể giảm số lượng việc cần làm nhưng đây không phải là cách tốt nhất để đạt được mục tiêu chính.

Ví dụ:

Khi tôi đến công ty, đã có hơn 99 tin nhắn trong nhóm. Cuộc họp tiếp theo sẽ bắt đầu sau nửa giờ nữa nên tôi chỉ có thể nhanh chóng giải quyết một vài công việc cấp bách.

Khi bạn mở danh sách việc cần làm và xem xét từ đầu đến cuối, những bình luận trong đầu bạn về nó là: việc này rất cấp bách và sẽ ảnh hưởng đến tiến độ công việc tiếp theo, hoặc lần trước đã có vấn đề vì việc này, nên có vẻ như việc này rất quan trọng.

Khi tôi nhìn thấy mục cuối cùng, tôi đã biết mình cần phải làm nhiệm vụ quan trọng và cấp bách nhất. Tuy nhiên, khi nhìn lướt qua, tôi thấy có một nhiệm vụ hàng ngày ở giữa danh sách trông có vẻ đơn giản và không tốn quá nhiều thời gian. Có lẽ tôi sẽ quyết định làm điều đó trước.

Tại sao?

Bản chất của con người là tìm kiếm sự dễ dàng và tránh né nguy hiểm. Quá trình lựa chọn này sẽ diễn ra trong suốt cả ngày, và đến 5 giờ chiều, tôi có thể cảm thấy thất vọng và tự trách mình vì không dành thời gian để hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng hơn.

Sau đó, tôi phải đưa ra lựa chọn: làm thêm giờ hoặc hoãn lại đến ngày mai. Nếu tôi chọn ngày mai, một chu kỳ mới sẽ bắt đầu...

Vì vậy, những khó khăn ban đầu biến thành đủ loại lý do và cái cớ khiến tôi thích làm những việc ít quan trọng hoặc cấp bách hơn trước (một số trong đó dễ hơn một chút so với những việc thực sự cần làm) thay vì bắt đầu ngay những nhiệm vụ quan trọng nhất.

Cuối cùng, tôi ngày càng xa rời mục tiêu thiết kế danh sách công việc và tự động hóa một số công việc lặp đi lặp lại, và nó trở thành một vật trang trí, một công cụ hời hợt. Vậy, nguyên nhân gốc rễ là gì?

• Những khó khăn trong tiền đề tinh thần
• Quá trình không rõ ràng

Giữa độ khó khi bắt đầu và khi hoàn thành nhiệm vụ, có "Thung lũng miễn cưỡng". Khi tôi nghĩ việc gì đó khó khăn và đòi hỏi nhiều thời gian, tôi sẽ hoãn lại. Điều này bao gồm những khó khăn về mặt tinh thần và khó khăn trong việc thực hiện. Cái trước dễ phân biệt, trong khi cái sau hiếm khi được nhận ra.

Ví dụ:

Một số người bạn của tôi làm thiết kế, viết mã và xây dựng cơ sở kiến ​​thức về AI cũng giống như tôi lúc đầu, chú ý quá nhiều đến những thứ không quan trọng. Ví dụ, hãy dành nhiều thời gian để nghiên cứu các công cụ và phương pháp.

Kết quả thế nào? Sau một thời gian dài làm việc chăm chỉ, vẫn chưa có tác phẩm nào được trình bày. Sau này tôi mới biết đó là do trí tưởng tượng của tôi quá phát triển. Chúng ta làm việc chăm chỉ, nhưng nếu chúng ta đi sai hướng, mọi nỗ lực đều vô nghĩa.

Bộ não rất mạnh mẽ.

Khi nhận được một nhiệm vụ, nó có thể hình dung ngay ra quá trình thực hiện và những kết quả có thể đạt được. Những thông tin liên lạc phức tạp, việc thu thập lượng lớn thông tin nhàm chán, những cuộc trò chuyện không vui, những diễn biến không chắc chắn và những kết quả có thể xảy ra của sự thất bại, tất cả đều giống như một ngọn núi đè nặng lên đầu một người.

Khả năng dự đoán trước này đã giúp tổ tiên chúng ta nhận ra những nguy hiểm tiềm tàng và tránh được khủng hoảng nhiều lần. Sự tò mò thúc đẩy não bộ thắp sáng tất cả các nút trên bản đồ để tạo cảm giác an toàn. Nhưng nếu bạn không thể thoát khỏi lối suy nghĩ cố định, bạn sẽ luôn ở trong quá trình.

Xây dựng hệ thống quản lý mục tiêu và hệ thống quản lý mục đích về cơ bản là một kênh dẫn đến mục tiêu cuối cùng.

Mục tiêu phải là một dạng đầu ra nào đó; đầu ra hướng ra bên ngoài . Việc phát biểu, thảo luận ý tưởng và thực hiện một kế hoạch đều có thể tác động trực tiếp đến người khác.

Đầu ra cũng có thể là ngầm định . Đưa ra quyết định, phát triển thói quen và thiết lập khuôn khổ tư duy, tất cả đều chủ yếu nhằm mục đích thay đổi nhận thức và hành vi của một người. Mọi đầu ra bên ngoài đều được xây dựng trên nền tảng bên trong.

Cốt lõi của hiệu quả chỉ là một điều: một quy trình ổn định, đáng tin cậy giúp giảm thiểu sự cản trở và giúp bạn học hỏi và tiếp thu thông tin một cách nhanh chóng. Bằng cách này, bạn có thể nhận được phản hồi tích cực.

Do đó, nếu chúng ta không sử dụng kiến ​​thức và sản phẩm nội tại làm tiêu chuẩn thì tất cả sẽ chỉ là tiêu dùng nội tại.

04‍

Vậy câu hỏi đặt ra là: Làm thế nào để thiết kế một quy trình hợp lý? Có ba điểm:

1. Tháo rời các công cụ xung quanh mục tiêu
2. 5 phút kỳ diệu
3. Những bước nhỏ hướng tới AI

Trước hết, quá trình này về bản chất là xuyên biên giới. Khi hoàn thành một dự án, chúng ta cần sử dụng nhiều công cụ phần mềm để đạt được mục tiêu.

Ví dụ: để tạo PPT, bạn phải sử dụng Word để xử lý văn bản trước, sau đó sử dụng PS để thiết kế các thành phần đồ họa. Mỗi phần mềm đều có khả năng xử lý những tác vụ cụ thể và bạn không thể mong đợi nó có thể đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu của mình.

Một quy trình làm việc hiệu quả là kết hợp nhiều phần mềm khác nhau để mỗi công cụ có thể hoạt động tốt nhất và đạt hiệu suất tối đa.

Đây là điểm mà nhiều người hiểu lầm. Họ mong đợi "tất cả trong một". Một là gì? Điều này có nghĩa là: nếu một phần mềm đáp ứng được tất cả các yêu cầu mà vẫn chưa đủ, bạn sẽ phải cài thêm các plug-in, điều này không có lợi vì sẽ cản trở quy trình làm việc và hiệu quả.

Hãy tưởng tượng tình huống này:

Đột nhiên một ngày nọ, người lãnh đạo yêu cầu bạn lập sơ đồ tư duy một cách nhanh chóng. Phản ứng đầu tiên của bạn là gì? Bạn sử dụng phần mềm nào? Nếu là tôi, trước tiên tôi sẽ sử dụng phần mềm AI để sắp xếp tài liệu và trích xuất khung chính, sau đó nhập khung vào phần mềm lập bản đồ tư duy và hoàn thành nhanh chóng.

Còn nếu bạn muốn tất cả trong một thì sao? Bạn phải xem phần mềm và tài liệu cùng lúc, xác định chủ đề và nhập từng nhánh một. Có thể mất nửa ngày mới hoàn thành.

Nói một cách đơn giản: công việc của chúng tôi sẽ bị giới hạn bởi khuôn khổ và chức năng mà phần mềm cung cấp. Chúng ta nên tập trung vào công cụ chứ không phải cách sử dụng nó. Chúng ta không nên chú ý đến sức mạnh của một chức năng phần mềm nào đó. Chúng ta chỉ nên tập trung vào khía cạnh có lợi nhất của nó và tận dụng tốt những lợi thế của nó.

Phép thuật 5 phút là gì?

Phương pháp này rất đơn giản: trước tiên hãy giao cho mình một nhiệm vụ chỉ mất 5 phút. Sau 5 phút, bạn có thể tự do lựa chọn tiếp tục hay dừng lại; Ưu điểm là bạn có thể biến một nhiệm vụ dài thành những nhiệm vụ ngắn 5 phút, không còn cảm thấy khó khăn và cũng bớt căng thẳng hơn nhiều.

Thông thường, sau khi thực hiện hành động trong 5 phút, tôi sẽ thấy mình có thể làm lâu hơn một chút; Nhân tiện, đối với những bước nhỏ kéo dài 5 phút, tôi cũng sẽ cân nhắc xem liệu tôi có thể để trí tuệ nhân tạo giúp tôi xử lý hay không.

Ví dụ: để tìm kiếm thông tin công khai, tôi sẽ sử dụng một số phần mềm nhất định. Tôi chỉ cần nhập từ khóa và thiết lập hộp trò chuyện. Lần sau khi sử dụng, tôi chỉ cần đặt câu hỏi mà không cần phải thiết lập lại theo cách phức tạp.

Ví dụ, một số phần mềm thiết kế có thể trực tiếp cung cấp bảng màu và phông chữ. Chỉ cần nhập chủ đề và phong cách của dự án, AI sẽ thực hiện thay bạn, tiết kiệm công sức kết hợp thủ công.

Tuy nhiên, đối với công việc sáng tạo vượt ra ngoài ranh giới, các giải pháp do trí tuệ nhân tạo cung cấp luôn bị hạn chế, do đó, ít nhất, nó có thể đạt được mục tiêu tự động hóa một phần các tác vụ lặp đi lặp lại.

Mỗi cuối tuần và cuối tháng, tôi sẽ dành thời gian để xem lại các nhiệm vụ đã hoàn thành (không chỉ tập trung vào EMO). Tôi sẽ không loại bỏ những nhiệm vụ đã hoàn thành. Khi xem lại, tôi sẽ suy ngẫm về công việc trước đó để xem liệu có chỗ cho hiệu quả lặp lại hay không. Sau đó, tôi sẽ xem xét tiến độ hiện tại của các dự án khác nhau và cập nhật chúng.

Điều này đảm bảo rằng thỉnh thoảng, các nhiệm vụ sẽ được cập nhật, phù hợp với trạng thái hiện tại và có thể được thực hiện với quyết tâm và rõ ràng hơn.

Tóm lại

“AI + tự lái” mang lại sự tự do cho con người.

Mặc dù phương pháp này không hoàn hảo và có một số vấn đề về thực hiện, nhưng chỉ cần bạn thiết lập quy trình làm việc có mục tiêu và dần dần hình thành thói quen thì công việc của bạn chắc chắn sẽ được cải thiện và tiến triển đáng kể.

Tác giả: Vương Chí Viễn; Nguồn tài khoản công khai: Vương Chí Viễn (ID: Z201440)