Làm thế nào để vận hành hiệu quả hơn?

Công việc vận hành rất nhiều và phức tạp, đòi hỏi người vận hành phải kiên nhẫn và cẩn thận, đồng thời phải có hệ thống quy trình riêng. Vậy làm sao chúng ta có thể vận hành hiệu quả hơn? Tác giả sẽ trao đổi với bạn dựa trên một số kinh nghiệm làm việc của chính ông.

Tôi đã nghiên cứu hoạt động thương mại điện tử trong thời gian này và nhận thấy rằng làm tốt công việc trong hoạt động thương mại điện tử không phải là nhiệm vụ dễ dàng. Bởi vì để vận hành thương mại điện tử tốt, bạn cần biết cách tạo ra bức tranh chính có tỷ lệ nhấp chuột cao, biết tính khí của đoàn tàu xuyên suốt, biết chức năng của từng mô-đun ở chế độ nền, biết chuỗi cung ứng phía sau và động lực cạnh tranh của sản phẩm phía trước, cũng như một lượng lớn nội dung khác.

Người có thể làm tốt công việc thương mại điện tử phải là người nắm bắt được tình hình chung. Nhưng làm sao người ta có thể nắm bắt được tình hình chung? Kích thước bộ não quyết định mọi thứ.

Khi mới bắt đầu làm việc ở bộ phận vận hành của một công ty Internet, một mình tôi phải làm công việc của ba người. Cùng lúc đó, tôi sẽ có ít nhất ba việc khác nhau diễn ra. Tôi cũng rất biết ơn khoảng thời gian đó, giúp tôi nâng cấp trí nhớ của não. Trước đây, bộ nhớ của tôi có thể là 4G, nhưng sau khi rèn luyện trong môi trường làm việc cường độ cao, trí nhớ não của tôi đã được nâng cấp lên ít nhất là 16G.

Một điều mà mọi người nên quan tâm là bất kỳ người điều hành nào được đào tạo trong môi trường đó, bất kể có thông minh hay không, cuối cùng cũng sẽ trở nên rất mạnh mẽ.

Nói cách khác, bất kể chỉ số IQ của bạn là bao nhiêu, bạn đều có thể được đào tạo để trở thành chuyên gia vận hành. Tất nhiên, điều kiện tiên quyết là bạn phải trải qua hai hoặc ba năm đào tạo chuyên sâu. Khi giai đoạn này hoàn tất, khả năng của não được nâng cấp và không thể tăng thêm nữa. Chúng tôi đã bước vào giai đoạn tiếp theo và sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động bằng cách tối ưu hóa quy trình làm việc và ý tưởng làm việc.

Nếu bạn có bộ não siêu phàm như Einstein hay không gian bộ nhớ như siêu máy tính thì không cần phải nói về quy trình làm việc, vì không gian não đủ lớn để chứa những thứ nhỏ nhặt trong công việc.

Nhưng suy cho cùng, chúng ta đều là người bình thường. Nội dung công việc của chúng tôi, đặc biệt là công tác vận hành, rất phức tạp và vượt xa phạm vi trí nhớ. Vì vậy, một quy trình làm việc và ý tưởng tốt là điều chúng ta, những người vận hành, phải nắm vững để nâng cao hiệu quả công việc.

01 Mọi hoạt động đều có thể được sắp xếp hợp lý

Sau khi bắt đầu tham gia vào hoạt động thương mại điện tử, tôi cũng học được rất nhiều kiến ​​thức ngay từ đầu, chẳng hạn như cách tải tài liệu lên và cách liên hệ với bộ phận chăm sóc khách hàng chính thức. Tìm hiểu một số kiến ​​thức từng cái một, chẳng hạn như quy trình từ khi ra mắt sản phẩm đến khi quảng bá, và cách thu thập bằng chứng và truy tố khi gặp phải kẻ ăn bám.

Cuối cùng, chúng ta hãy chuyển sang các điểm kiến ​​thức về từng khía cạnh, bao gồm cách mở tuyến đường sắt xuyên suốt, cách lựa chọn và bố trí sản phẩm. Khi bạn xem xét từng điểm kiến ​​thức một, bạn có thể sắp xếp hợp lý và chuẩn hóa nội dung.

Lợi ích của quá trình này là nó rút ngắn thời gian suy nghĩ của chúng ta và giảm lượng bộ nhớ mà não bộ tiêu thụ. Lấy bức ảnh chính làm ví dụ, khi tôi bắt đầu tạo bức ảnh chính, tôi phải tập trung suy nghĩ xem những yếu tố nào của bức ảnh này sẽ gây ấn tượng với người dùng và liệu nó có phù hợp với phong cách của danh mục này hay không.

Sau khi quy trình được chuẩn hóa, một bức tranh chính đẹp sẽ bao gồm các yếu tố như điểm bán hàng trong văn bản quảng cáo, cận cảnh sản phẩm rõ ràng và các hoạt động tặng quà. Sau đó, một hình ảnh chính mới sẽ xuất hiện và tôi sẽ trực tiếp chèn nó vào đó. Một bức ảnh có những yếu tố này là một bức ảnh đẹp, còn bức ảnh không có những yếu tố này có thể là một bức ảnh xấu. Tôi không phải suy nghĩ về quá trình này nữa và có thể tập trung nhiều hơn vào những việc khác, do đó hiệu quả công việc của tôi tự nhiên được cải thiện.

Chuẩn hóa quy trình không phải là điều bạn có thể đạt được ngay khi bắt đầu một công việc mới. Thay vào đó, nó là điều có thể được tóm tắt sau khi làm việc trong một mô-đun công việc nhất định trong một hoặc hai năm. Những người mới đến sau bạn có thể làm theo quy trình của bạn và đạt được kết quả tương tự mà không cần suy nghĩ gì thêm. Không chỉ đảm bảo năng suất mà hiệu quả của mọi người cũng được cải thiện. Đây là lợi ích của việc chuẩn hóa quy trình.

02 Toàn bộ công việc vận hành cần được tóm tắt

Các bản tóm tắt phổ biến nhất là báo cáo hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Khi nghe nói đến việc làm những điều này, chắc chắn bạn sẽ khóc và la hét. Tôi đã làm việc chăm chỉ như vậy, tại sao tôi phải làm những điều vô nghĩa này? Tốn thời gian.

Đôi khi, những điều khiến chúng ta đau khổ thường giúp chúng ta trưởng thành. Nếu mọi người cùng nhau tổng kết hàng tháng một cách cẩn thận và xem xét kết quả công việc của mình theo góc nhìn tổng thể trong 30 ngày, chắc chắn họ sẽ tìm ra cách để cải thiện bản thân.

Nếu bạn không tóm tắt sau khi hoàn thành công việc, bạn sẽ không biết mình đã làm tốt hay kém ở đâu, và tất nhiên bạn sẽ không biết mình cần tối ưu hóa những điểm nào để làm tốt hơn vào lần sau. Sau khi đã thành thạo một học phần, tôi thường vẽ sơ đồ cây trên giấy hoặc sử dụng EXCEL.

Mọi người hãy cố gắng ép buộc bản thân làm điều này nhé. Ngay cả khi chúng ta không tạo sơ đồ cây, chúng ta vẫn có thể hoàn thành tốt công việc trong tầm tay. Nhưng việc tạo sơ đồ cây chỉ mất vài phút và nhận thức của bạn về tác phẩm sẽ trở nên khác biệt. Nếu bạn không tin, bạn có thể thử.

Nếu đó là một hoạt động cấp cơ sở, chỉ cần có năng lực phù hợp với công việc là đủ. Nếu bạn muốn trở thành người vận hành giỏi hơn, bạn không chỉ cần biết cách thực hiện mà còn phải biết lý do tại sao bạn thực hiện việc đó. Tiếp tục với ví dụ về việc thúc đẩy thương mại điện tử, tôi đã biết ngay từ đầu rằng khi một liên kết không hoạt động trên toàn bộ trang web, tôi sẽ mở một tìm kiếm, đặt một vài đơn hàng, sau đó chạy toàn bộ trang web và nó sẽ hoạt động.

Tôi đã thử rồi và điều đó đúng. Không chỉ vậy, một sản phẩm có lợi thế về giá, nếu bạn không lái nó và không nhận được bất kỳ đơn đặt hàng nào, sau khi lái nó trong vài ngày rồi đỗ lại, sẽ có những đơn đặt hàng tự nhiên vào mỗi ngày sau đó.

Khi gặp phải những tình huống trên, chúng ta không cần phải tóm tắt các quy tắc hoặc không biết phải làm gì. Nhưng làm sao để giải quyết những vấn đề tương tự trong tương lai? không biết gì cả. Chúng ta cần học cách rút ra suy luận từ một ví dụ và biết tại sao mọi việc lại được thực hiện theo một cách nhất định. Tại sao sau khi tìm kiếm trong vài ngày lái xe, toàn bộ trang web có thể được khởi động.

Bởi vì liên kết không có nhãn trọng lượng và đám đông ở đầu, hệ thống không biết nên giới thiệu cho ai, nên tự nhiên sẽ không có đơn hàng nào. Sau khi hiểu được nguyên lý này, chúng ta sẽ biết rằng không nhất thiết phải tăng trọng số bằng cách tìm kiếm. Nếu chúng ta là nhà sản xuất, giá thành sản phẩm của chúng ta thấp và không muốn tốn tiền quảng cáo, chúng ta cũng có thể thu hút mọi người và tăng cân bằng cách đăng ký tham gia các hoạt động.

Tại sao tôi biết điều này? Tất cả đã được tóm tắt. Nếu bạn biết kết quả nhưng không biết lý do thì bạn chỉ là người thực hiện thuần túy, một kẻ vô giá trị. Hãy thường xuyên tóm tắt và hiểu rõ các nguyên tắc đằng sau mọi việc để công việc vận hành của bạn có thể hiệu quả hơn.

03 Các hoạt động lớn có thể được đào tạo

Hiệu quả của công việc cuối cùng phụ thuộc vào người thực hiện. Mỗi người đều có tính cách, sở thích và điểm mạnh khác nhau, nhưng những điều này không quan trọng. Nếu bạn muốn làm việc hiệu quả hơn, bạn phải rèn luyện bản thân trở thành người điều hành có tư duy chuẩn mực.

Tư duy chuẩn mực là gì? Tôi hiểu rằng khi đối mặt với một nhiệm vụ tác chiến, người ta nên sắp xếp và thực hiện nó mà không cần cảm xúc. Nó giống như công việc lắp ráp trên dây chuyền vậy. Chúng ta cần phải rèn luyện bản thân để có thể phân chia bất kỳ công việc vận hành nào thành công việc giống như trên dây chuyền lắp ráp.

Lấy dịch vụ chăm sóc khách hàng thương mại điện tử làm ví dụ, tư vấn trực tuyến và dịch vụ sau bán hàng sẽ gặp phải đủ loại vấn đề kỳ lạ. Nếu bạn nhìn nhận vấn đề này bằng tư duy chuẩn mực, mọi vấn đề mà bộ phận chăm sóc khách hàng gặp phải đều có thể được đưa vào các hộp và những hộp này có thể được dán nhãn và phân loại.

Sau đó, các hộp khác nhau sẽ chuyển sang các phương pháp xử lý khác nhau, như chải tóc rối thành tóc thẳng. Điều này cải thiện đáng kể hiệu quả công việc và mọi vấn đề gặp phải đều có thể được giải quyết theo cách tốt nhất.

Nếu bạn không có tư duy chuẩn mực, bạn sẽ cảm thấy mọi vấn đề sau bán hàng đều rất rắc rối và mọi cuộc tư vấn đều đòi hỏi phải sắp xếp lại ngôn ngữ. Điều này sẽ lãng phí trí nhớ của mọi người. Dữ liệu có thể lưu trữ trong 2M bộ nhớ sẽ chiếm 200M dung lượng và hiệu quả tất yếu sẽ giảm đi rất nhiều.

04 Cuối cùng

Cuối cùng, điều mà chúng tôi, những nhà điều hành, cạnh tranh chính là hiệu quả. Những gì bạn làm được, người khác cũng có thể làm được. Nếu bạn làm việc mười giờ một ngày và người khác làm việc mười hai giờ một ngày, làm sao bạn có thể vượt qua họ?

Tất cả đều liên quan đến việc cải thiện hiệu quả công việc của bạn, biết cách tuân thủ quy trình, tóm tắt thường xuyên và trở thành người vận hành có tư duy chuẩn mực. Giá trị của bạn chắc chắn sẽ lớn hơn nhiều so với bạn bè của bạn.

Tác giả: Tiger Talks Operations, Tài khoản chính thức của WeChat: Tiger Talks Operations