3000 từ mẹo thực tế: mẫu lập kế hoạch sự kiện trực tuyến

Việc thực hiện các hoạt động marketing thương hiệu ngày càng có xu hướng trực tuyến, vậy làm sao để có thể làm tốt công tác tổ chức sự kiện? Bài viết này có đầy đủ thông tin thực tế. Tác giả giới thiệu chi tiết phương pháp thực hiện từng bước cụ thể trong toàn bộ quá trình lập kế hoạch sự kiện. Khuyến khích cho những người quan tâm đến hoạt động sự kiện, lập kế hoạch sự kiện, v.v.

Trong những năm gần đây, các thương hiệu đã bắt đầu chuyển đổi từ ngoại tuyến sang trực tuyến, bao gồm cả các phương pháp tiếp thị. Khi tiến hành các hoạt động marketing, nhiều thương hiệu sẽ ưu tiên các hoạt động trực tuyến vì lý do chi phí, an toàn, khả năng kiểm soát và hiệu quả . Tất nhiên, việc lên kế hoạch cho một sự kiện tốt không phải là điều dễ dàng.

Vậy một thương hiệu nên làm gì nếu muốn tự mình lên kế hoạch cho một sự kiện trực tuyến?

Trong bài viết này, tôi chia sẻ một bộ mẫu lập kế hoạch sự kiện trực tuyến dựa trên kinh nghiệm của tôi, bao gồm tổng cộng 8 yếu tố. Tất nhiên, mục đích không phải là tham khảo mẫu; mục đích là giúp bạn sắp xếp lại suy nghĩ của mình.

Dưới đây, hãy thưởng thức:

01 Mục tiêu hoạt động

Khi lên kế hoạch cho một sự kiện, câu hỏi đầu tiên cần cân nhắc là: Mục tiêu là gì?

Có sự hiểu lầm ở đây. Nhiều công ty tổ chức sự kiện chỉ vì mục đích tổ chức sự kiện. Ví dụ, Tết Đoan Ngọ sắp đến, và ông chủ ra lệnh tổ chức hoạt động Tết Đoan Ngọ, và cấp dưới bắt đầu làm việc chăm chỉ mà không hề quan tâm đến hiệu quả của hoạt động? Người dùng có hài lòng không?

Vì vậy, khi tổ chức một sự kiện, điều quan trọng nhất trước tiên là phải làm rõ mục tiêu. Thông thường có bốn loại mục tiêu: thu hút khách hàng mới, thúc đẩy kích hoạt, truyền thông thương hiệu và chuyển đổi. Các mục tiêu khác nhau có dân số tương ứng và dữ liệu kết quả khác nhau, như thể hiện trong hình sau:

Cần lưu ý rằng người đặt mục tiêu phải cân nhắc đầy đủ tình hình thực tế chứ không nên đặt ra mục tiêu một cách mù quáng mà không thể đạt được . Làm như vậy không những không đạt được mục tiêu mà còn gây ra sự bất mãn trong nhân viên.

02 Ngân sách hoạt động

Ngân sách cho các hoạt động trực tuyến dễ tính toán hơn so với các hoạt động ngoại tuyến. Nó thường bao gồm chi phí quảng cáo, chi phí giải thưởng, chi phí bưu chính, chi phí phần mềm , v.v., tất cả đều dễ ghi chép và ước tính hơn.

Tốt nhất là ghi lại tất cả các nguồn lực bạn cần vào một bảng, chẳng hạn như hình sau:

Có 3 lưu ý chung cần lưu ý:

Đầu tiên, hãy chi tiêu tiền một cách khôn ngoan. Tùy theo mục đích của sự kiện mà hãy chọn cách chi tiền là chủ yếu. Ví dụ, nếu mục đích chính của sự kiện là thúc đẩy hoạt động và thu hút khách hàng mới, thì bạn cần phải chi nhiều tiền hơn để thiết lập giải thưởng cho sự kiện; nếu mục đích chính của sự kiện là để thu hút sự chú ý thì bạn cần phải chi nhiều tiền hơn cho các kênh phân phối.

Thứ hai, hãy chú ý đến cách tính điểm thuế. Đặc biệt là khi những người mới vào làm việc phải đối mặt với một số báo giá, họ thường bỏ qua các điểm về thuế. Nếu số tiền liên quan lớn, số điểm thuế cũng sẽ là một con số đáng kể.

Thứ ba, chú ý đến việc phê duyệt và sử dụng chi phí. Nếu đó là một sự kiện nhỏ, người quản lý hoặc điều hành sự kiện có thể ứng trước tiền và sau đó được hoàn lại; Nếu là sự kiện lớn, quá trình phê duyệt phải được thực hiện kịp thời để không ảnh hưởng đến tiến độ bình thường của sự kiện.

03 Thời gian hoạt động

Đúng như tên gọi, thời gian hoạt động chủ yếu được phản ánh trong toàn bộ quy trình SOP của hoạt động. Nhân viên vận hành cần nhớ rõ từng nút thời gian. Vấn đề này sẽ được thảo luận chi tiết sau.

Khi chúng ta lập kế hoạch ở giai đoạn đầu, chúng ta có thể chỉ cần lên kế hoạch về ngày, ví dụ:

• Thời gian chuẩn bị hoạt động: x tháng x ngày - x tháng x ngày
• Thời gian khởi động hoạt động: x tháng x ngày - x tháng x ngày
• Thời gian khởi động hoạt động: x tháng x ngày - x tháng x ngày
• Hoạt động kết thúc (hoàn thành công việc): x tháng x ngày - x tháng x ngày

Cần lưu ý rằng khi sản xuất và quảng bá các tài liệu như áp phích, thông tin về thời gian phải được kiểm tra chặt chẽ. Nếu đó là ngày lễ như 618 hoặc Double 11, bạn phải làm nổi bật và phóng to.

04 Chủ đề hoạt động

Khi lựa chọn chủ đề hoạt động, trước tiên bạn cần xác định hướng chung , cũng có thể hiểu là lý do khởi chạy hoạt động, giúp người dùng dễ dàng chấp nhận thông qua một điểm nhất định. Sau đó quyết định hình thức của sự kiện và cuối cùng thêm vào các chi tiết.

Về hướng hoạt động, sau đây là một số phương pháp:

1) Theo các lễ hội đặc biệt

Mượn lễ hội là lý do phổ biến nhất để tổ chức các hoạt động. Người dùng đã hình thành được nhận thức chung về vấn đề này và không cần phải hướng dẫn họ thêm nữa.

Ví dụ, trong chương trình khuyến mãi lễ hội thương mại điện tử 618, người dùng sẽ tự nhiên chấp nhận tham gia sự kiện của bạn. Tất nhiên, việc tổ chức các hoạt động trong lễ hội sẽ có sự cạnh tranh khốc liệt, nếu không sáng tạo, bạn khó tránh khỏi việc trở nên sáo rỗng.

2) Dựa trên động lực của công ty hoặc sản phẩm. Đây cũng là lý do phổ biến để tổ chức các hoạt động như lễ kỷ niệm thành lập công ty và ra mắt sản phẩm mới. Đây là một lý do chính đáng và không bị ảnh hưởng bởi thời gian hay mùa vụ.

Thực hiện những hoạt động như thế này cũng có thể củng cố trí óc của người dùng và để lại ấn tượng cho họ về thương hiệu của bạn.

3) Thông qua các hoạt động chung, cả các thương hiệu tiêu dùng mới và các thương hiệu truyền thống đều rất quan tâm đến loại hình hoạt động này. Bằng cách kết hợp thế mạnh và tập hợp người dùng của cả hai bên, họ thậm chí có thể đạt được hiệu ứng 1+1&2 thông qua các phương tiện tiếp thị.

Khó khăn nằm ở chỗ thương hiệu phải có sức ảnh hưởng nhất định và bạn phải tìm được một thương hiệu sẵn sàng hợp tác.

4) Tận dụng các chủ đề nóng thông qua các sự kiện nóng cũng là một cách tổ chức hoạt động rất hiệu quả. Ví dụ, trong Thế vận hội mùa đông vào đầu năm, nhiều thương hiệu đã ký hợp đồng với các nhà vô địch Olympic đã tích cực triển khai hoạt động tiếp thị và mức độ phổ biến của thương hiệu cũng tăng vọt.

Tuy nhiên, bạn phải cẩn thận giữ giới hạn khi theo đuổi những chủ đề nóng. Nếu bạn vô tình giẫm phải mìn, thương hiệu của bạn có thể bị "phá hủy và mọi người có thể chết", điều này không đáng để mất mát.

Về hình thức hoạt động, sau đây là một số tài liệu tham khảo (chủ yếu cho các hoạt động trực tuyến):

1. Loại phát sóng trực tiếp: bài giảng trực tuyến, bán hàng trực tiếp, diễn đàn trực tuyến...
2. Các loại trò chơi: Trò chơi H5, trò chơi xã hội, trò chơi xổ số…
3. Các loại hình phân chia: hoạt động mặc cả, hoạt động mua theo nhóm, hoạt động hỗ trợ...
4. Đồng sáng tạo của người dùng: Khảo sát bằng bảng câu hỏi, thu thập thông tin người dùng…
5. Hoạt động của thương hiệu: phát sóng trực tiếp tại studio, họp báo…
6. Khác: Metaverse…

Sau khi xác định chủ đề và định dạng, người lập kế hoạch sự kiện có thể bắt đầu thiết kế văn bản, áp phích và nội dung khác.

Bạn cũng có thể tham khảo các trường hợp sự kiện xuất sắc của người khác và lấy ý tưởng từ đó, nhưng đừng đạo văn, nếu không sẽ dễ gây ra khủng hoảng quan hệ công chúng.

05 Quy trình hoạt động

Quá trình hoạt động bao gồm hai khía cạnh: thứ nhất là quá trình tham gia của người dùng và thứ hai là quá trình thực hiện hoạt động.

Quá trình tham gia của người dùng rất đơn giản, đặc biệt đối với các hoạt động liên quan đến việc chia sẻ và phân chia của người dùng. Chúng ta cần rút ra các liên kết và bước tham gia của từng người dùng và tìm kiếm các khu vực không hợp lý và được tối ưu hóa.

Quá trình thực hiện một hoạt động chủ yếu là để thuận tiện cho nhân viên vận hành, để toàn bộ hoạt động có thể được hoàn thành một cách có trật tự . Cần có các nút thời gian, lịch trình và người phụ trách từng bước rõ ràng để tất cả những người tham gia đều có định hướng thực hiện rõ ràng.

Nhìn chung, dựa trên mốc thời gian và các nút thời gian hoạt động, cần nêu rõ công việc, quy trình, tiêu chuẩn và người chịu trách nhiệm của từng mắt xích .

Ví dụ

Người dẫn chương trình sự kiện nên tổ chức một cuộc họp quy trình trước khi sự kiện chính thức bắt đầu, yêu cầu tất cả người tham gia sự kiện phải tham gia. Cuộc họp bao gồm ba phần:

1. Cuộc họp bắt đầu: người phụ trách giới thiệu bối cảnh, lý do, mục tiêu và hình thức của hoạt động;
2. Phân tích các nút thời gian chính: Theo từng thời điểm chính, xác nhận trách nhiệm và thời hạn của từng người;
3. Hỏi thăm và xác nhận: Cần làm rõ tình hình công việc của từng người và hỏi xem họ có đề xuất, ý kiến ​​gì không.

06 Khuyến mãi

Việc quảng bá sự kiện cũng là một phần cực kỳ quan trọng. Sự thành công của một sự kiện trực tuyến phụ thuộc phần lớn vào mức độ lan truyền của sự kiện đó.

Vì chủ yếu hướng tới các hoạt động trực tuyến nên phương tiện quảng bá cũng chủ yếu thông qua các kênh trực tuyến. Chúng ta cần thiết kế lộ trình quảng bá và ngân sách cho từng kênh ngay từ giai đoạn đầu.

Tôi sẽ không nói nhiều về các nền tảng truyền thông tự thân phổ biến hiện nay như Tik Tok, Xiaohongshu và các tài khoản chính thức. Giá cho các vị trí quảng cáo này có thể được tìm thấy trực tuyến và giá đấu thầu quảng cáo từ Tencent và Baidu cũng có thể được tìm thấy.

Tốt nhất là nên lập một bảng và so sánh khả năng phân phối của từng kênh. Tất nhiên, tỷ lệ đầu vào-đầu ra cũng cần được tính toán để đảm bảo việc cung cấp có hiệu quả.

Một điều nữa cần chú ý là liệu các kênh, nhãn khuyến mại, khu vực khuyến mại và đối tượng mục tiêu được chọn có gần với thương hiệu của bạn hay không để có thể tối đa hóa tỷ lệ chuyển đổi.

Một số thẻ chủ yếu được sử dụng để tham khảo khi lựa chọn giao hàng:

1. tuổi
2. Nghề nghiệp
3. khu vực
4. Mức thu nhập
5. quan tâm
6. Dù là khách hàng mới hay cũ

07 Phản hồi dữ liệu

Tầm quan trọng của dữ liệu là điều hiển nhiên. Nó có thể phản ánh một cách khách quan liệu hoạt động có thành công và đáp ứng được kỳ vọng ở từng giai đoạn hay không.

Ví dụ, trong hoạt động phân hạch, tốc độ quét của người dùng chưa đạt đến mức mong đợi hoặc thậm chí còn rất thấp. Có thể có ba lý do:

1. Thiết kế poster không hấp dẫn, có vấn đề về nội dung và bố cục;
2. Giải thưởng không hấp dẫn, mồi câu không đủ lớn và người dùng không muốn tham gia;
3. Có vấn đề với phần mềm phân hạch và vấn đề với thao tác của người dùng.

Sau đó, dựa trên nguyên nhân, chúng tôi cải thiện từng bài kiểm tra và giải quyết vấn đề.

Do đó, cần có nhân sự chuyên trách chịu trách nhiệm thu thập số liệu thống kê về các chỉ số dữ liệu quan trọng và báo cáo vào mỗi buổi sáng. Nếu phát hiện các chỉ số dữ liệu không đáp ứng được kỳ vọng, chiến lược cần được điều chỉnh kịp thời.

08 Tóm tắt đánh giá

Một kế hoạch sự kiện hoàn chỉnh phải có điểm bắt đầu và kết thúc. Thật không thể chấp nhận được khi bắt đầu tốt nhưng kết thúc không tốt. Khi sự kiện kết thúc, cần nêu rõ các quy tắc dừng sự kiện và cung cấp kênh để người dùng có thể yêu cầu phản hồi.

Sau sự kiện, người phụ trách sự kiện sẽ phân tích và tóm tắt lại trải nghiệm, đồng thời xem xét lại tình hình chung, có thể đóng vai trò tham khảo tuyệt vời cho các hoạt động tiếp theo. Nó chủ yếu tập trung vào ba khía cạnh:

1) Tổng quan chung về hoạt động

• Hoàn thành mục tiêu hoạt động
• Tình hình đầu vào-đầu ra
• So sánh hiệu ứng ước tính và hiệu ứng thực tế
• …

2) Phân tích dữ liệu chi tiết

• Tình hình giao dịch chung
• Sự tham gia của người dùng
• So sánh hiệu ứng và đầu vào của các kênh khác nhau
• Xếp hạng bán sản phẩm
• …

3) Tóm tắt hoạt động

• Điểm nổi bật của sự kiện
• Hoàn thành
• Các lĩnh vực cần cải thiện
• …

Suy nghĩ cuối cùng

Tiếp thị trực tuyến cũng sẽ trở thành xu hướng hiện nay. Cho dù là doanh nghiệp hay cá nhân, việc cải thiện năng lực lập kế hoạch trực tuyến càng sớm càng tốt, nhanh chóng tiếp thu kinh nghiệm thành công của người khác và áp dụng những gì đã học được chắc chắn sẽ mang lại lợi ích cho họ trong tương lai.

Tác giả: Yến Đào Tam Thọ; Tài khoản công khai WeChat: Yan Tao San Shou;