Cách chuyển đổi các tệp đã quét thành tài liệu Word (công cụ chuyển đổi tệp đơn giản và mẹo sử dụng)

Với sự tiến bộ của công nghệ, tài liệu giấy đang dần được thay thế bằng tài liệu điện tử. Tuy nhiên, đối với một số tài liệu giấy chưa được số hóa, lưu trữ và chia sẻ, chúng ta cần quét và chuyển đổi chúng thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa để biên tập. Và cung cấp một số công cụ và mẹo thực tế, bài viết này sẽ giới thiệu cách chuyển đổi các tệp đã quét sang tài liệu Word một cách nhanh chóng và chính xác.

Chọn công cụ chuyển đổi tập tin phù hợp

Chúng ta có thể tìm thấy nhiều công cụ chuyển đổi tập tin thông qua công cụ tìm kiếm hoặc cửa hàng ứng dụng. Nhưng không dễ để chọn được công cụ phù hợp với nhu cầu của bạn. Khi lựa chọn, chúng ta có thể cân nhắc các khía cạnh sau: tính thân thiện với người dùng và giá cả, định dạng tệp được hỗ trợ, độ chính xác của chuyển đổi, chức năng chuyển đổi hàng loạt.

Cài đặt và mở phần mềm chuyển đổi tập tin

Chúng ta cần tải xuống và cài đặt phần mềm phù hợp theo công cụ chuyển đổi file đã chọn. Mở phần mềm, cài đặt và làm quen với giao diện và chức năng của nó.

Nhập tệp quét

Tìm đến mục đó, nhấp vào "Nhập" hoặc "Thêm tệp" trên giao diện phần mềm để vào giao diện chọn tệp và các tùy chọn khác. Chọn tệp cần chuyển đổi từ bộ nhớ đám mây hoặc máy quét và nhập tệp đó vào phần mềm. Chúng ta có thể thực hiện từ máy tính ở đây.

Thiết lập tùy chọn chuyển đổi

Chúng ta thường có thể thiết lập một số tùy chọn chuyển đổi trong phần mềm chuyển đổi. hình ảnh, v.v.), thiết lập định dạng tài liệu đã chuyển đổi (như Word), chọn loại tệp cần chuyển đổi (như PDF và điều chỉnh bố cục trang, v.v.

Chọn phạm vi chuyển đổi

Chúng ta có thể chọn phạm vi chuyển đổi trong phần mềm nếu chỉ cần chuyển đổi một phần của tệp được quét. Một số trang nhất định hoặc một khu vực cụ thể hoặc toàn bộ tài liệu.

Chỉnh sửa tài liệu đã chuyển đổi

Chúng ta có thể xem trước và chỉnh sửa tài liệu đã chuyển đổi trong phần mềm sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất. Sửa đổi nội dung như văn bản và hình ảnh, xóa, thêm khi cần và điều chỉnh định dạng.

Lưu dưới dạng tài liệu Word

Chúng tôi lưu tệp đã chuyển đổi dưới dạng tài liệu Word và hoàn tất việc chỉnh sửa. Nhìn chung, phần mềm sẽ cung cấp tùy chọn "Lưu" hoặc "Xuất" và chúng ta có thể chọn định dạng và đường dẫn lưu trữ phù hợp, v.v.

Kiểm tra và sửa chữa

Sau khi chỉnh sửa nếu cần và lưu dưới dạng tài liệu Word, chúng ta nên kiểm tra cẩn thận kết quả chuyển đổi. Các vấn đề như văn bản bị sai hoặc bị thiếu có thể xảy ra do lỗi định dạng và cần phải điều chỉnh phù hợp.

Điều chỉnh bố cục và định dạng trang

Bố cục và định dạng trang có thể cần phải điều chỉnh thêm trong tài liệu Word đã chuyển đổi. Khoảng cách dòng, kiểu và kích thước phông chữ, v.v., để đạt được hiệu quả đọc và chỉnh sửa tốt nhất, chúng ta có thể thiết lập lề trang theo nhu cầu.

Chèn tiêu đề, chân trang và mục lục

Chúng ta có thể chèn đầu trang, chân trang và mục lục để sắp xếp và điều hướng nội dung tài liệu tốt hơn, điều này rất hữu ích đối với các tài liệu hoặc tệp dài cần có dàn ý. Phần mềm thường cung cấp các chức năng và tùy chọn tương ứng.

Điều chỉnh hình ảnh và bảng

Chúng tôi có thể cần phải điều chỉnh và tối ưu hóa nếu các tệp được quét có chứa hình ảnh và bảng. Điều chỉnh chiều rộng cột và chiều cao hàng của bảng, điều chỉnh kích thước và vị trí của hình ảnh.

Thêm bình luận và chú thích

Đánh dấu và thảo luận, Chúng ta có thể thêm bình luận và chú thích để chú thích tài liệu khi chỉnh sửa tài liệu đã chuyển đổi. Điều này đặc biệt hữu ích trong quá trình cộng tác và đánh giá của nhóm.

Bảo vệ và mã hóa tài liệu

Chúng ta có thể thiết lập chức năng bảo vệ bằng mật khẩu và mã hóa để ngăn chặn việc sửa đổi hoặc sao chép trái phép nếu cần bảo vệ các tài liệu đã chuyển đổi. Điều này đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho tài liệu của bạn.

Sao lưu và Lưu trữ

Chúng ta nên sao lưu và lưu trữ các tài liệu Word đã chuyển đổi kịp thời sau khi hoàn tất quá trình chuyển đổi và thực hiện các chỉnh sửa cuối cùng. Để tránh mất mát hoặc hư hỏng ngoài ý muốn, bạn có thể lưu trữ trên bộ nhớ đám mây hoặc sao lưu cục bộ.

Bằng cách thiết lập đúng tùy chọn chuyển đổi và chọn công cụ chuyển đổi tệp phù hợp, chúng ta có thể nhanh chóng chuyển đổi các tệp đã quét thành tài liệu Word có thể chỉnh sửa và chỉnh sửa cẩn thận các tài liệu đã chuyển đổi. Nó cũng cải thiện hiệu quả quản lý và sử dụng tệp. Quá trình này không chỉ tiết kiệm rất nhiều công việc lặp đi lặp lại mà còn mang lại sự tiện lợi cho công việc và học tập của chúng ta.