Giải thích phương pháp McKinsey: Các kỹ thuật cho các vấn đề phân tích có cấu trúc

Khi giải quyết vấn đề, chúng ta luôn nghe đến từ "phân tích có cấu trúc". Trên thực tế, phân tích có cấu trúc không chỉ là "phân tích" mà còn bao gồm nhiều bước. Chúng ta hãy học hỏi từ tác giả.

Nhiều sinh viên tò mò liệu có phương pháp kỳ diệu nào đằng sau những công ty tư vấn cao cấp đó không. Một số bạn cùng lớp cũng mua "Nguyên lý kim tự tháp", nhưng cuốn sách này có vẻ khá khó hiểu. Sau khi đọc xong, nhiều học sinh nhớ lại câu mở đầu: thực phẩm được chia thành ba loại: sữa, trái cây và rau. Nhưng điều này liên quan gì đến phân tích dữ liệu? Làm thế nào để tiến hành phân tích vấn đề có cấu trúc?

Toàn bộ cuốn sách rất dài, vì vậy hôm nay tôi sẽ chọn ra những điểm chính và chia sẻ với các bạn bằng ngôn ngữ thông dụng nhất. Trên thực tế, phân tích có cấu trúc bao gồm nhiều thứ hơn là chỉ bước “phân tích”. Thay vào đó, nó bao gồm ba bước: phân loại vấn đề, phân tích vấn đề và giải quyết vấn đề. Đây chính xác là ý nghĩa của câu nói “câu hỏi hay chiếm ba phần tư câu trả lời thành công”.

1. Phân loại các vấn đề

Điều cấm kỵ lớn nhất khi giải quyết một vấn đề là: người trả lời ngu ngốc nhớ lại bất cứ điều gì người hỏi nói. Rất có thể là bên kia chỉ đề cập đến một khía cạnh của vấn đề và bỏ sót một số thông tin. Nếu bạn muốn sắp xếp một cách có hệ thống, bạn có thể sử dụng phương pháp SCQA.

SCQA, cụ thể là:

• S là viết tắt của: Tình hình
• C：Sự phức tạp
• Q：Câu hỏi
• A: Trả lời

Ngoài ra, nó có thể được chia thành:

• tình trạng hiện tại
• Rắc rối
• Kết quả không mong đợi (R1)
• Kết quả mong đợi (R2)
• Sự khác biệt giữa R1 và R2 gây ra xung đột (C)

Bằng cách phân loại và đưa các vấn đề vào những tình huống cụ thể, chúng ta có thể thấy rõ:

• Có vấn đề gì không?
• Vấn đề này lớn đến mức nào?
• Đến thời điểm nào thì giải pháp được coi là hoàn thiện?

Một ví dụ đơn giản, mô tả đầy đủ về vấn đề được hiển thị bên dưới. Ngược lại, câu hỏi mà chúng ta nghe thường xuyên nhất là: "Tại sao DAU lại giảm lần nữa?" Đây là câu hỏi "ba không" điển hình.

Tuy nhiên, nhiều công ty bắt đầu phân tích dữ liệu của họ bằng những câu hỏi không rõ ràng như vậy, sau đó lãng phí thời gian quý báu vào những cuộc điều tra bất tận, chỉ để phát hiện ra rằng:

“Đây là sự biến động bình thường.”

"Nơi chôn cất đã được di chuyển, nhưng không ai báo cáo."

"Hệ thống đẩy có lỗi và không ai báo cáo"

Thậm chí trước khi bản phân tích PPT hoàn tất, chỉ số đã tăng trở lại...

╮(╯▽╰)╭

Do đó, bước đầu tiên để giải quyết vấn đề là đảm bảo S và C đủ rõ ràng. Những vấn đề thường gặp trong công việc thực tế là:

• Có nguyên trạng, không có rắc rối
• Không có hiện trạng, rắc rối
• Rắc rối, không thể đoán trước
• Dự đoán, không kỳ vọng

Tóm lại, mô tả vấn đề chưa đầy đủ nên không có gì ngạc nhiên khi không thể hình thành giả thuyết và tìm ra tiêu chí đánh giá khi tiến hành phân tích. Mọi người phải nhớ điều này.

2. Phân tích vấn đề

Khi tiến hành phân tích, điều quan trọng nhất cần phân biệt là: có giả thuyết ban đầu hay không! Có giả định và không có giả định là hai cách suy nghĩ hoàn toàn khác nhau.

Khi không có giả định, việc này cũng giống như tìm kim đáy biển vậy. Bạn không biết nguyên nhân gốc rễ của vấn đề hoặc cách giải quyết nó. Cách duy nhất để giải quyết vấn đề lúc này là sử dụng: phương pháp phân tích chuẩn.

1. Đặt ra chuẩn mực: Chuẩn mực trong ngành là gì?
2. Phân tích chuẩn mực: Chuẩn mực được thực hiện như thế nào?
3. So sánh chuẩn mực: Nhắc đến chuẩn mực, khoảng cách giữa công ty chúng ta là bao nhiêu?
4. Lập kế hoạch: Nếu đủ điều kiện, hãy sao chép trực tiếp phương pháp chuẩn. Nếu điều kiện không đủ, hãy tham khảo ý tưởng chuẩn.
5. Kế hoạch đánh giá: Nếu khả thi, hãy thiết lập các chỉ số giám sát và thực hiện chúng; nếu không khả thi, hãy thay thế chuẩn mực.

Phương pháp này là phương pháp phù hợp nhất để các nhà phân tích giải quyết vấn đề. Bởi vì các nhà phân tích mạnh về phân tích nhưng yếu về thực hiện. Nếu bạn có thể tìm ra một chuẩn mực phù hợp và sao chép trực tiếp, các nhà phân tích sẽ tiết kiệm được quá trình tìm hiểu doanh nghiệp, điều này thật hoàn hảo.

Nhược điểm của cách tiếp cận này cũng khá rõ ràng: chậm, cồng kềnh và phụ thuộc vào kinh nghiệm. Rất có thể là nhà phân tích đã dành nhiều thời gian để tóm tắt và nghĩ rằng mình đã thu được nhiều lợi ích, nhưng trong mắt doanh nghiệp, tất cả chỉ là "lẽ thường" và "tôi đã biết điều đó từ lâu rồi". Hơn nữa, không phải mọi vấn đề đều có thể giải quyết được bằng chuẩn mực, cũng như không phải mọi chuẩn mực đều hiệu quả.

Do đó, nhìn chung, phương pháp giả thuyết được khuyến khích hơn.

1. Giả thuyết: Đưa ra giả thuyết về nguồn gốc của vấn đề/giải pháp
2. Phân loại giả thuyết: Xây dựng một cây logic để phân tích vấn đề và phân loại các giả thuyết
3. Xác minh giả thuyết: Sử dụng dữ liệu/thí nghiệm để xác minh giả thuyết
4. Kết luận: Bỏ qua giả thuyết bác bỏ và tập trung vào vấn đề có thể lập luận được
5. Hình thành kế hoạch: giải quyết các vấn đề đã được giải quyết

Cách tiếp cận này tránh được những tình huống mà doanh nghiệp thường gặp và đi thẳng vào vấn đề. Hơn nữa, theo góc độ phân tích, việc bác bỏ một điều gì đó dễ hơn là chứng minh nó, do đó có thể đưa ra kết luận phân tích nhanh hơn.

Tất nhiên, cách tiếp cận này cũng có nhược điểm, đó là đòi hỏi doanh nghiệp phải hiểu rõ vấn đề và có khả năng đề xuất các giả thuyết. Đồng thời, các nhà phân tích cần có kỹ năng logic đủ mạnh để phân loại các giả định. Bởi vì những giả định mà doanh nghiệp đưa ra cho bạn có thể tự mâu thuẫn và gây nhầm lẫn... (như được trình bày bên dưới)

Lúc này, bạn cần sử dụng phương pháp phân tích MECE để phân loại logic của vấn đề. Đã có những chia sẻ tương tự trước đây, nếu bạn quan tâm, hãy nhấp vào đây: Phương pháp phân tích MECE được McKinsey sử dụng là gì?

3. Giải quyết vấn đề

Sau khi phân tích hoàn tất, bạn có thể bắt đầu giải quyết vấn đề. Để ý! Không phải lúc nào bộ phận kinh doanh cũng bất lực; có thể họ đã có kế hoạch ứng phó. Vì vậy, nếu muốn giải quyết vấn đề, trước tiên phải biết được tình hình hoạt động của bộ phận kinh doanh.

Có bốn trạng thái cơ bản:

1. Tôi không biết phải làm gì?
2. Có các lựa chọn ABC, nhưng tôi không biết nên chọn cái nào?
3. Có kế hoạch A nhưng không chắc liệu nó có hiệu quả không?
4. Có một phương án A, chắc chắn là không hiệu quả! Còn có những lựa chọn nào khác nữa!

Ở bốn trạng thái này, ý tưởng giải quyết vấn đề cũng khác nhau.

Rõ ràng, trạng thái khó khăn nhất là trạng thái 1, khi bạn không có ý tưởng nào cả và chỉ có thể tìm kiếm ý tưởng trước. Tại thời điểm này, bạn có thể sử dụng các ý tưởng được sắp xếp trong giai đoạn phân tích:

1. Không có giả định, hãy xem cách thực hiện chuẩn mực và cố gắng sao chép cách tiếp cận chuẩn mực
2. Khi có giả thuyết, trước tiên hãy giải quyết gốc rễ của vấn đề mà giả thuyết chỉ ra, sau đó xem xét liệu vấn đề đó còn tồn tại hay không.

Câu khó giải thứ hai là câu 4. Biết rằng phương án XX không hiệu quả cũng chỉ là một nửa câu trả lời. Ít nhất thì nó cũng thu hẹp phạm vi khám phá các giải pháp và cho bạn biết kế hoạch nào rõ ràng là không khả thi. Hoạt động tại thời điểm này giống như khi xử lý trạng thái 1, sử dụng phân tích chuẩn hoặc phân tích MECE. Khám phá các giải pháp

Câu khó giải thứ ba là câu 3. Nếu đã có kế hoạch, hãy kiểm tra 2 điểm:

1. Tính khả thi của giải pháp (thời gian, chi phí, chất lượng)
2. Liệu giải pháp có thể giải quyết được vấn đề hay không (kết quả dự đoán)

Trong số đó, việc kiểm tra tính khả thi của bản kế hoạch tương đối đơn giản và có thể nhanh chóng xác nhận nếu bạn hiểu rõ về doanh nghiệp. Có hai cách cơ bản để dự đoán liệu một giải pháp có thể giải quyết được vấn đề hay không: hoặc xem xét dữ liệu lịch sử. Nếu đã có những dự án tương tự trong lịch sử thì kết quả tại thời điểm đó có thể được dùng làm tài liệu tham khảo. Hoặc, hãy thử nghiệm trước để xem hiệu quả có đáp ứng được kỳ vọng của bạn hay không trước khi quảng bá trên diện rộng. Sau khi phân tích, nếu kế hoạch khả thi và có thể giải quyết được vấn đề thì hãy thực hiện. Nếu không hiệu quả, hãy quay lại trạng thái 4 và khám phá các lựa chọn khác.

Trạng thái 2 là trạng thái dễ giải quyết nhất. Có ba giải pháp. Bạn có thể so sánh trực tiếp tính khả thi và hiệu quả mong đợi của ba giải pháp.

Tất nhiên, rất có thể quá trình khám phá giải pháp không hề dễ dàng, mà là một chu trình: tìm ra manh mối-xác minh-thất bại-khám phá lại. Do đó, quá trình phân tích trên có thể được lặp lại nhiều lần cho đến khi có được kết quả như mong muốn (như thể hiện trong hình bên dưới).

IV. Bản tóm tắt

Trong một thời gian dài, mọi người đã có sự hiểu lầm sâu sắc về công việc phân tích. Họ cho rằng những người phân tích là những vị tiên mặc áo Đạo sĩ, bước trên mây cát tường, có hào quang tiên và xương hạc. Họ không cần người khác phải nói nhiều, họ có thể có được câu trả lời chỉ bằng cách đếm ngón tay... Có vẻ như những người có khả năng phân tích không cần phải làm công việc cụ thể hay hiểu các chi tiết.

Hoàn toàn ngược lại! Công việc phân tích nghiêm túc dựa trên việc phân loại vấn đề rất chi tiết, phân loại giả định rất tỉ mỉ và phân tích chuẩn mực rất chi tiết.

Công việc càng chi tiết thì càng thu thập được nhiều thông tin thực tế và càng dễ tiếp cận sự thật hơn. Công việc được thực hiện chi tiết đến mức ngay cả những người không hiểu về công việc kinh doanh cũng sẽ hỏi "Nó có quan trọng đến vậy không? Có cần thiết không? Tôi nghĩ là đủ tốt rồi!" Và nhiều phân tích chất lượng cao dựa trên sự bác bỏ quan điểm “đủ tốt”.

Bản chất của việc phân tích giống như một người thợ xây, họ đặt từng viên gạch một xuống nền móng. Ông ấy không phải là thầy bói. Hãy nhớ điều này.

Tuy nhiên, hiện nay có một xu hướng khác, đó là coi thuật toán như một công cụ kỳ diệu. Mọi người luôn nghĩ rằng chỉ cần nhập một vài dữ liệu đơn giản, thuật toán với sức mạnh vô biên có thể tạo ra những thông tin kinh doanh siêu việt...

Tác giả: Cô giáo Chen giản dị; Tài khoản công khai WeChat: Giáo viên Chen thực tế