chi tiết! 7 Loại Hướng Dẫn Viết Báo Cáo Phân Tích Dữ Liệu

Bài viết này chủ yếu chia sẻ bảy loại phương pháp viết báo cáo phân tích dữ liệu, cung cấp cho các nhà phân tích dữ liệu tư duy logic để phân tích dữ liệu và tránh trình bày dữ liệu vô nghĩa. Khuyến khích cho những người chuyên phân tích và viết dữ liệu.

“Tại sao sếp tôi không hài lòng với báo cáo phân tích dữ liệu tôi đã làm?!” là một câu hỏi khiến nhiều sinh viên băn khoăn. Đặc biệt, đôi khi các nhà lãnh đạo sẽ phàn nàn rằng "báo cáo quá chi tiết và cần phải tập trung". Đôi khi ông chủ phàn nàn: "Nó quá dày, nó phải mỏng hơn". Cân là gì và làm sao để tìm được sự cân bằng phù hợp?

Vấn đề cốt lõi là: báo cáo phân tích dữ liệu trước hết là một báo cáo và phải có logic báo cáo rõ ràng. Về dữ liệu, nó chỉ làm cho báo cáo đáng tin cậy và thực tế hơn. Vậy logic chung để lập báo cáo là gì? Có bảy loại báo cáo, dựa trên mức độ quen thuộc của người đọc với nội dung báo cáo. Chúng được giới thiệu dưới đây:

1. Báo cáo giới thiệu

Báo cáo giới thiệu phù hợp để sử dụng khi viết báo cáo đầu tiên cho người chưa quen với tình huống. Báo cáo giới thiệu thường có cấu trúc chung-cụ thể và được giới thiệu từ nhiều góc độ. Ví dụ, giới thiệu các hoạt động, giới thiệu một số thông tin về thành viên và giới thiệu dòng sản phẩm. Tại thời điểm này, khung báo cáo trông như sau:

Để ý! Nhiều báo cáo gửi cho các ông chủ lớn sẽ bắt đầu bằng một báo cáo giới thiệu, vì các ông chủ lớn có thể không hiểu rõ chi tiết về doanh nghiệp, do đó trước tiên cần phải giải thích rõ ràng từ nhiều góc độ. Lúc này, các chỉ số không được quá chi tiết, nếu không sẽ bị chỉ trích là “khó hiểu” hoặc “quá chi tiết”.

2. Báo cáo giám sát

Báo cáo giám sát phù hợp với mục đích: cung cấp thông tin về xu hướng phát triển kinh doanh cho những người có trình độ hiểu biết nhất định. Độ dài của báo cáo giám sát phụ thuộc vào nhu cầu của người lãnh đạo. Một số nhà lãnh đạo thích đề cập đến mọi chi tiết, do đó nội dung giám sát sẽ nhiều hơn. Một số nhà lãnh đạo thích tập trung vào các điểm chính nên nội dung giám sát ít hơn và chỉ giữ lại các chỉ số chính.

Chìa khóa để theo dõi báo cáo là giải thích xu hướng chỉ số kết hợp với các hoạt động kinh doanh. Điều tệ nhất cần làm trong báo cáo giám sát là viết nó dưới dạng một bản kê khai số liệu liên tục: mức tăng theo năm trong tuần này là x%, mức tăng theo tháng là y%, tiến độ theo thời gian là z% và tỷ lệ hoàn thành KPI là xx%. Đọc rất khó hiểu và không có kết luận nào cả. Khi lập báo cáo giám sát, hãy đảm bảo liên kết các biến động của chỉ số giám sát với các hành vi kinh doanh cụ thể để giúp người đọc báo cáo đưa ra phán đoán.

3. Báo cáo thăm dò

Báo cáo thăm dò phù hợp với mục đích: cung cấp gợi ý về hướng hành động tiếp theo cho những người có trình độ hiểu biết nhất định. Để ý! Những gì được đưa ra ở đây là "lời khuyên" và "gợi ý", chứ không phải là kết luận. Do đó, báo cáo khám phá phải có logic chặt chẽ và giải thích rõ ràng mối quan hệ logic giữa dữ liệu được liệt kê và kết luận đưa ra. Lời khuyên/gợi ý cuối cùng cũng dựa trên dữ liệu đáng tin cậy.

Có nhiều cách để sử dụng logic của báo cáo thăm dò. Cách đơn giản nhất là: phương pháp ví dụ tích cực và tiêu cực.

• Ví dụ tích cực: Sau khi thực hiện XX giao dịch, hiệu suất tốt hơn.
• Ví dụ ngược lại: Các doanh nghiệp không tham gia vào hành vi XX có hiệu suất kém hơn
• Gợi ý: Thúc đẩy hành vi XX để cải thiện hiệu suất tổng thể

Tất nhiên, bạn đưa ra càng nhiều ví dụ thì lập luận sẽ càng đầy đủ (như thể hiện bên dưới)

4. Báo cáo chẩn đoán

Báo cáo chẩn đoán có ích trong việc giải thích nguyên nhân của vấn đề cho những người đã hiểu về vấn đề đó. Phương pháp chẩn đoán đơn giản nhất là phân tích cấu trúc + phân tích chỉ số/phân tích phễu, chỉ ra rằng có vấn đề ở liên kết XX của doanh nghiệp XX. Tuy nhiên, nếu bạn muốn chẩn đoán sâu hơn, bạn có thể cần logic phức tạp hơn hoặc thậm chí kết hợp thử nghiệm AB/so sánh nhóm dán nhãn để có được kết quả. Do đó, báo cáo chẩn đoán có thể được viết rất chi tiết. Nếu phân tích hiện tại không sâu sắc thì không nên lập báo cáo kết thúc. Thay vào đó, hãy biến nó thành một báo cáo quy trình, lắng nghe ý kiến ​​của mọi người, sau đó quyết định cách đi sâu hơn tiếp theo.

Để ý! Báo cáo chẩn đoán chỉ có ích với những người hiểu rõ vấn đề! Nếu không hiểu rõ bản chất của vấn đề, trước tiên hãy lập báo cáo giới thiệu/theo dõi. Nếu không, tôi thường bị chỉ trích sau khi trình bày báo cáo: "Tôi không hiểu!" "Tại sao chúng ta phải lo lắng về vấn đề này!!!"

5. Báo cáo thử nghiệm

Báo cáo thử nghiệm phù hợp để giải thích kết quả thử nghiệm cho những người đã hiểu vấn đề. Báo cáo thử nghiệm chỉ có ích với những người hiểu rõ vấn đề! Nếu không hiểu rõ bản chất của vấn đề, trước tiên hãy lập báo cáo giới thiệu/theo dõi. Nếu không, tôi thường bị mắng sau khi nộp báo cáo: "Phải chịu nhiều rắc rối như vậy để làm gì?"

Cấu trúc của báo cáo thử nghiệm rất đơn giản và rõ ràng:

• Những vấn đề cần giải quyết
• Ý tưởng kế hoạch thử nghiệm
• Kết quả kiểm tra
• Khuyến nghị sau thử nghiệm

Lời nhắc nhở chính ở đây là đừng quên nói về bản chất của vấn đề! Ngay cả khi một số bài kiểm tra được thực hiện vì: "Tôi có một ý tưởng hay", "Tôi thấy đối thủ cạnh tranh của mình làm điều này", "Tôi nghe điều này từ cấp trên của mình", thì tốt nhất vẫn nên tìm ra một điểm vấn đề/mục tiêu kiểm tra rõ ràng và có thể định lượng được. Nếu không, sau khi bài kiểm tra kết thúc, bạn sẽ phải trải ra hàng chục chỉ số để xem sự khác biệt và sau đó bạn thực sự sẽ không thể viết báo cáo được nữa…

6. Báo cáo dự đoán

Báo cáo thử nghiệm phù hợp để cung cấp kết quả dự đoán của một vấn đề cho những người đã hiểu rõ vấn đề đó. Hãy đặc biệt chú ý! Khi viết báo cáo dự đoán, bạn phải chú ý đến trình độ và sở thích của đối tượng trước.

• Khán giả có muốn tham gia vào quá trình dự đoán không?
• Khán giả có mối quan tâm gì về tương lai?
• Khán giả có dự đoán riêng của mình không?

Việc này phải được giải quyết trước.

Nếu không, khi bạn nói về báo cáo dự báo, bạn thường sẽ bị dừng lại và mắng rằng: "Dự báo của bạn không đáp ứng được kỳ vọng của doanh nghiệp!" "Dự báo của bạn không xem xét đến những vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp quan tâm!" "Tôi hỏi anh, nếu XX xảy ra, liệu dự đoán của anh có còn chính xác không?!"

VII. Báo cáo đánh giá

Báo cáo đánh giá phù hợp để cung cấp đánh giá toàn diện về một vấn đề cho những người đã hiểu rõ vấn đề đó. Để ý! Giống như báo cáo dự đoán, sự thành công hay thất bại của báo cáo đánh giá được quyết định bởi trình độ và sở thích của đối tượng đọc.

• Khán giả có cái nhìn sâu sắc về đánh giá của riêng mình không?
• Ý kiến ​​của khán giả có quan trọng không?
• Khán giả có định kiến ​​về kết quả đánh giá không?

Việc này phải được giải quyết trước.

Đặc biệt là khi việc đánh giá liên quan đến lợi ích của phòng ban, chẳng hạn như kết quả của các dự án lớn hoặc hiệu suất sản phẩm. Tốt nhất là bạn nên cảm nhận được thái độ của người nghe trước khi viết báo cáo. Nếu liên quan đến lợi ích của phòng ban, hãy thông báo trước cho mọi người về phương pháp đánh giá và thảo luận trước về các chỉ số và tiêu chuẩn tham chiếu. Với kết quả này, mọi người đều sẵn sàng chấp nhận thất bại. Điều đáng lo ngại nhất là không có phương pháp thống nhất từ ​​trước, sau đó mọi người đều nâng cao hoặc hạ thấp kết quả, thậm chí còn tạm thời thay đổi mục tiêu. Tốt hơn là không nên viết báo cáo đánh giá. Viết ra điều này chỉ khiến nhà phân tích dữ liệu mất đi tính chính trực của mình.

Khi lập báo cáo dữ liệu, hãy suy nghĩ rõ ràng về:

• Tôi phải báo cáo với ai? (Lãnh đạo/đồng nghiệp)
• Tôi sẽ nói về điều gì đây? (Chọn một trong bảy loại)
• Anh ấy có hiểu những gì tôi nói không? (Đối với những ai chưa biết, để tôi giới thiệu trước)
• Liệu ý kiến ​​của ông ấy có ảnh hưởng đến kết quả (đặc biệt là báo cáo dự báo/đánh giá) không?

Theo cách này, báo cáo dữ liệu có thể giải quyết được những vấn đề khó khăn của bên kia, trả lời câu hỏi của họ và giảm bớt nghi ngờ.

Một số báo cáo có thể phức tạp và dài. Báo cáo càng dài, bạn càng cần phải suy nghĩ rõ ràng: "Ý tưởng chính của tôi là gì!" Tránh trình bày dữ liệu một cách vô nghĩa.

Tác giả: Thầy giáo thực tế Chen

Nguồn: Tài khoản công khai WeChat "Giáo viên thực tế Trần (ID: gh_abf29df6ada8)"